Biuro projektu

Biuro Projektu PO, z ang. Project Office - struktura powoływana w organizacji w celu wsparcia i koordynacji prac zespołów projektowych, które wykonują działania dotyczące tego samego projektu. PO formowane jest na potrzeby realizacji istotnych bądź dużych projektów, ze względu na liczbę zespołów projektowych i ich członków pracujących przy tym samym projekcie. Podmiot ten może być także wyodrębnioną częścią Biura Zarządzania Projektem.

Biuro Projektu, nazywane także z ang. Project Specific, według Instytutu Zarządzania Projektami, to podmiot, który powoływany jest na potrzeby realizowanego projektu na okres jego trwania - od momentu rozpoczęcia do zakończenia. Bardzo ważnym aspektem jest, iż struktury takie jak Biuro Zarządzania Projektem (PMO) lub Biuro Wsparcia Projektu (PSO) powoływane są w organizacji na stałe, natomiast to co odróżnia od nich Biuro Projektu to właśnie jego tymczasowy charakter. PO dotyczy zarządzania pojedynczym, z reguły o dużych rozmiarach, bądź istotnym np. ze względu na misje projektem. Biuro Projektu gwarantuje profesjonalizm i perfekcje w zastosowaniu zróżnicowanych praktyk, standardów oraz akceptowanych powszechnie zasad z zakresu zarządzania projektami w wielu rodzajach projektów.

Biuro Projektu pełni bardzo znaczącą role w realizacji całego projektu. Odpowiada za jego inicjowanie i planowanie, monitorowanie, kontrolę, ale także jego zamknięcie. Zajmuje się również przygotowywaniem i prowadzeniem dokumentacji projektowej.

TL;DR

Biuro Projektu (PO) to struktura powoływana w organizacji w celu koordynacji prac zespołów projektowych. Ma tymczasowy charakter i jest odpowiedzialne za inicjowanie, planowanie, monitorowanie i zamknięcie projektu. Kierownik Biura Projektu oraz obsługa biura mają za zadanie zarządzać projektem i jego zespołami. Biuro Projektu pełni funkcje portfelowe, zarządzania projektami i centrum doskonalenia zarządzania projektami. Istnieją różne modele biur projektów, takie jak scentralizowane, zdecentralizowane, tymczasowe, wirtualne i fizycznie istniejące. Powoływanie Biur Projektów ma wiele zalet, takich jak koordynacja prac zespołów, skuteczne zarządzanie dużymi projektami i integracja kontroli zasobów. Jednakże, istnieją także wady, takie jak konieczność zarządzania różnymi praktykami i podporządkowanie odmiennych priorytetów przez członków zespołów.

Struktura biura projektu

Menedżer Biura Projektu w jego strukturze pełni nadrzędną i decyzyjną funkcję i wraz ze ścisłą współpracą z obsługą biura projektu czuwa nad działaniami zespołów projektowych i ich menedżerów. Obsługa biura projektu może składać się z jednej, a nawet kilkunastu osób. Mogą do niej należeć zarówno oddelegowani pracownicy (najczęściej z PMO), jak i pracownicy administracyjni i młodsi menedżerowie.

Zadania menedżera i obsługi biura projektu

Rys. 1 Struktura Biura Projektu

Do obowiązków menedżera oraz obsługi biura projektu należą działania takie jak:

• organizacja projektu i zarządzanie nim
• opracowanie wysokopoziomowego planu projektu (współpracując z menedżerami zespołów)
• integracja i koordynacja planów projektu i zespołów
• kontrola harmonogramu całego przedsięwzięcia
• monitoring alokacji i zużycia zasobów i zarządzanie nim
• sporządzanie i przekazywanie raportów z przebiegu prac projektowych
• planowanie i organizacja spotkania zespołu
• przetwarzanie wniosków dotyczących zmian zakresu projektu
• rozwiązywanie problemów przekazywanych od poszczególnych zespołów
• negocjacje i rozwiązywanie problemów dotyczących relacji między zespołami.

Funkcje biura projektu

Biuro Projektu pełni następujące funkcje:

• portfelowe (strategiczne)
• bieżące zarządzanie projektami (delivery)
• centrum doskonalenia zarządzania projektami (Centre of Excellence).

Modele biur projektów

Zgodnie z metodyką PROMPT można wyróżnić kilka rodzajów Biur Projektów:

• scentralizowane Biura Projektów tworzone najczęściej w organizacjach działających na rykach lokalnych, w których funkcje decyzyjne znajdują się w centrali
• zdecentralizowane Biura Projektów powoływane w dużych, działających na skalę globalną przedsiębiorstwach, w których funkcje decyzyjne są rozproszone
• tymczasowe Biura Projektów służące przede wszystkim administracji pojedynczych projektów
• wirtualne i fizycznie istniejące Biura Projektów wskazują na lokalizację ich miejsca pracy.

Zalety

Do korzyści płynących z utworzenia Biura Projektu należą:

• koordynacja prac niezależnych zespołów
• skuteczne zastosowanie w dużych projektach
• możliwość zarządzania projektem w oparciu o jeden zintegrowany plan
• integracja kontroli zarządzania zasobami
• możliwość swobody działań zespołów dzięki utrzymaniu ich dotychczasowych praktyk.

Wady

Pomimo wielu zalet, powoływanie Biur Projektów niesie ze sobą także kilka wad. Te, które wymieniane są w literaturze to:

• konieczność zarządzania różniącymi się praktykami
• podporządkowanie odmiennych priorytetów przez członków zespołów
• możliwość narzucania zarządzania zmianami zakresu projektu.

Biuro projektu — artykuły polecane

Regulamin organizacyjny — Rodzaje struktur w projekcie — Program — Struktura zespołów projektowych — System jakości w gminie — Struktura projektowa — Adaptacyjne zarządzanie projektami — Struktura organizacyjna a projekty — Primavera

Bibliografia

• Hubbard D. G., Bolles D. L. (2014). PMO Framework and PMO Models for Project Business Management, PM World Journal, Second edition
• Sońta-Drączkowska E. (2012), Zarządzanie wieloma projektami, PWE, Warszawa
• Vieira Monteiro A. J. (2016). Project Management Office Models: Typologies and Models, NOVA Information Management School Instituto Superior de Estatística e Gestão de Informação Universidade Nova de Lisboa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Justyna Olszanecka