Zasada sukcesywności

Zasada sukcesywności (successive principle) - sprawdzony proces zmniejszania niepewności, minimalizowania ryzyka, wykorzystywania szans i zapewnienia sukcesu projektu, polegający na dekompozycji szacowanego elementu na elementy składowe w celu zmniejszenia błędów oszacowań związanych z niepewnością i ryzykiem w projekcie. Dla zmniejszenia wariancji oszacowań np. kosztów, pozycje kosztowe które charakteryzują się zbyt dużą wariancją dzielą się na części składowe. Proces podziału powtarza się sukcesywnie do momentu, kiedy wariancje wszystkich komponentów kosztowych nie przekraczają akceptowanego poziomu. Analogiczna technika stosuje się w odniesieniu do oszacowań czasów trwania zadań, w wyniku czego błędy oszacowania czasu trwania projektu też się zmniejszają.

Przyczyną korzystania z zasady sukcesywności jest to, że wcześniej wykorzystywane metody do szacowania ryzyka i metody probabilistyczne (np. PERT) nie zakończyły się sukcesem, a metody Monte Carlo do analizy ryzyka są stosowane dzisiaj z pewnymi sukcesami, ale istnieją wysokie wskaźniki awaryjności projektów dotyczące wszystkich typów projektów i obszarów zastosowań na całym świecie.

TL;DR

Zasada sukcesywności polega na dekompozycji szacowanego elementu na mniejsze części w celu zmniejszenia błędów oszacowań związanych z niepewnością i ryzykiem w projekcie. Stosuje się ją w celu uniknięcia nadmiernego przekroczenia kosztów i opóźnień w harmonogramie. Złote reguły zasady sukcesywności to m.in. rozpoczęcie zarządzania ryzykiem na najwcześniejszym etapie projektu i używanie logicznego oraz twórczego podejścia. Wdrożenie zasady sukcesywności obejmuje sześć etapów, takich jak identyfikacja kluczowych czynników niepewności i analiza najbardziej krytycznych czynników.

Kiedy stosuje się zasada sukcesywności?

Zasada sukcesywności występuje w każdym przedsięwzięciu o dowolnej wielkości. Stosuje się żeby uniknąć nadmiernego przekroczenia kosztów i opóźnienia w harmonogramie. Jest skuteczna w zarządzaniu niepewnością. Może być stosowana w odniesieniu do celów, zakresu, produktów, kosztów i finansowania, harmonogramu oraz technologii.

Zasada sukcesywności:

• identyfikuje istotne niepewności związane z proponowanym przedsięwzięciem i jego otoczeniem oraz redukuje je do minimalnego poziomu,
• ustala możliwe do osiągnięcia cele dotyczące zakresu, kosztów i harmonogramu,
• umożliwia najbardziej realistyczne prognozy statystyczne w odniesieniu do przyszłego wyniku,
• umożliwia podjęcie świadomej decyzji, czy kontynuować dane przedsięwzięcie, akceptując kwantyfikowane ryzyko, obejmuje to ranking rzeczywistych niepewności.

Złote reguły zasady sukcesywności

W rzeczywistości złote reguły zasady sukcesywności są używane w prawie każdym znanym narzędziem do planowania i zarządzania. Dane zasady są szeroko stosowane. Zasada sukcesywności jest to po prostu zdrowy rozsądek wprowadzony do systemu. Najważniejsze ze złotych reguł to:

• Planowanie i zarządzanie ryzykiem powinny rozpoczynać się na najwcześniejszym etapie cyklu życia projektu i być częścią odpowiedzialności kierownictwa.
• Zawsze zachowuj ogólny przegląd swojego projektu - pracując z góry na dół (od ogółu do szczegółu), gdzie jest to przydatne, pomoże ci nie zapomnieć o ważnych aspektach twojego projektu i da bardziej ogólny obraz sytuacji. Zbyt wiele szczegółów prowadzi do suboptymalizacji i przyczynia do skupienia uwagi na niewłaściwych rzeczach.
• Zawsze używaj logicznego oraz twórczego podejścia do sytuacji, aby spojrzeć w przyszłość (o które tak naprawdę chodzi w planowaniu) potrzebujesz obu. Z tego samego powodu warto uwzłędniać opinie różnych typów ludzi (optymistycznych, pesymistycznych, młodych, starych, początkujących, ekspertów, mężczyzn i kobiet), aby móc zobaczyć wszystkie istotne aspekty projektu.
• Musisz orientować się we wszystkich procesach, dotyczących twojego projektu, a przede wszystkim w rzeczach trudnych do oszacowania. Trudność polega na niepewności i dlatego powinna być przedmiotem prac.

Sześć etapów wdrożenia zasady sukcesywności

• Zidentyfikowanie i zdefiniowanie tematu projektu, głównego problemu do rozwiązania i planu strategicznego przedsiębiorstwa; przygotowanie zbioru informacji dla uczestników projektu na temat budżetu, wstępnych planów oraz zadań w celu przygotowania do rozpoczęcia pracy.
• Powołanie do zespołu oceniającego specjalistów mających wiedzę i doświadczenie w głównych aspektach proponowanego przedsięwzięcia i jego całkowitym otoczeniu
• Identyfikacja kluczowych czynników niepewności (najpierw zespół oceniający identyfikuje poprzez proces burzy mózgów czynniki, które w ich ocenie mogą odzwierciedlać niepewność, później członkowie zespołu klasyfikują czynniki w określone grupy, definiują i określają ilościowo każdą grupę przy użyciu tak zwanych potrójnych oszacowań (minimalna, prawdopodobna, maksymalna) i statystyk bayesowskich w celu obliczenia wyniku, zwizualizowanego w pierwszej dziesiątce najbardziej krytycznych niepewności)
• Szczegółowa analiza najbardziej krytycznych czynników (Wykorzystując systematyczne podejście odgórne, uczestnicy zespołu wykorzystują swoją faktyczną wiedzę i intuicyjne przeczucia w celu wyeliminowania wcześniej wspomnianych czynników niepewności. Najważniejsze czynniki są następnie dzielone przez zespół na części składowe (podsystemy). Te podsystemy są z kolei kwantyfikowane i uwzględnione w powyższym rankingu w taki sam sposób jak poprzednio. Ten kolejny podział, kwantyfikacja i ranking jest kontynuowany do momentu, gdy poziom niepewności będzie zbliżony do zera lub nieunikniony.
• W fazie końcowej uczestnicy mogą zaproponować plan działań ochronnych w celu zmniejszenia “negatywnych niepewności" / ryzyka.
• Wyniki ewaluacji są przedstawiane przez zespół decydentom, którzy mogą je zaakceptować lub wymagać ponownego planowania, często wspieranego przez sugerowany plan działania.

Zasada sukcesywności — artykuły polecane

DMAIC — Check-lista — Macierz reagowania na ryzyko — Konceptualizacja — Inżynieria oprogramowania — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Feature-Driven Development — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Oszczędność w projekcie

Bibliografia

• Archibald R., (2016), Executive Briefing on The Successive Principle, PMP, Fellow PMI
• Klakegg O., (2015), Implementing the Successive Principle, Norwegian Experience, ProsjektStyring AS, Trondheim
• Lichtenberg S., (2000), "Proactive management of uncertainty - using the Successive Principle", PF Forlag, Lyngby
• Lichtenberg S., (2005), How to avoid overruns and delays successfully. Nine basic rules and an associated operable procedure, ICEC Internet Journal
• Wróblewki R. (2011), Zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie, Zeszyt nr 90, Zeszyty Naukowe Uniwerystety Przyrodniczo-humanistycznego w Siedlcach
• Wróblewski D. (red.) (2015), Zarządzanie ryzykiem - przegląd wybranych metodyk, CNBOP - PIB, Józefów

Autor: Polina Ponochevna