Metody pracy zdalnej

Praca w zespole projektowym (praca grupowa) jest obok networkingu i teleworkingu jedna z form pracy w organizacji wirtualnej, którą to definiuje się jako dynamiczne narzędzie zarządzania oparte na sieciach komputerowych i możliwościach korzystania z banków informacyjnych (np. Internet) dla poprawy wydajności i efektywności w rzeczywistej organizacji będącym współczesnym sposobem rozwiązywania problemów. Sama praca grupowa dotyczy kooperacji z innymi organizacjami lub współdziałaniu autonomicznych grup wewnątrz organizacji w celu realizacji innowacyjnego projektu.

W zespołach wirtualnych ze względu na znaczne oddalenie uczestników brak bezpośredniego kontaktu. W tradycyjnych grupach łatwo możemy obserwować i wyrabiać sobie pogląd na to, czy uczestnicy są zainteresowani, czy maja motywacje i czy zależy im na tym, aby odegrać swoją rolę. W zespołach wirtualnych jest to niewątpliwie trudniejsze, a więc istnieją pewne wymagania dotyczące komunikacji tak, aby była ona:

• Przewidywalna,
• Treściwa,
• Na czas.

Wynika z tego, że musimy przede wszystkim zapewnić regularny przepływ informacji w obrębie zespołu wirtualnego, komunikacja powinna odbywać się na bieżąco, aby uniknąć pojawiających się nagle i zaskakujących spraw. Podczas pracy w zespole wirtualnym ważne jest to, aby komunikaty jasno przedstawiały pogląd na daną kwestie i poprzedzone wcześniejszymi uzgodnieniami, co do szybkości nadania odpowiedzi, wysyłane były w terminie. W większości wypadków tworzy się zespoły wirtualne do wykonywania konkretnego zadania a po jego zakończeniu grupa ulega rozwiązaniu. Wynika z tego, że członkostwo w danej grupie będzie zajęciem w niepełnym wymiarze czasu, wykonywanym obok głównej pracy.

Realizacja projektów w XXI wieku wymaga narzędzi informatycznych wspierających każde rozwiązanie. Można stosować bardzo wyrafinowane narzędzia, jak i wspierać się narzędziami biurowymi takimi jak chociażby Excel. Dobór aplikacji zależy od skali organizacji lub projektu.

Narzędzia wykorzystywane w zdalnej pracy to głównie komputery PC i oprogramowanie do nich. Często jednak do pracy wystarczą urządzenia przenośne - palmtopy. Niezbędne jest oprogramowanie typu unified messaging - integrujące komunikację faksową, telefoniczną i e-mailową oraz pakiety wspierające pracę grupową. Pożądane jest także oprogramowanie umożliwiające przejmowanie zdalnej kontroli z domu nad komputerami znajdującymi się w biurze. Oferta obejmuje wiele narzędzi klasy PIM (Personal Information Manager), ułatwiających zarządzanie informacją.

Zalety i wady

Z praca wirtualną wiąże się wiele pozytywnych jak i negatywnych aspektów zarówno dla kierującego projektem jak i wykonawców:

Korzyści

• Spadek kosztów firmy przypadające na jednego pracownika,
• Redukcja i spadek kosztów utrzymania powierzchni lokalowej,
• Ogromne zmniejszenie kosztów przejazdu,
• Wzrost efektywności i jakości pracy a zarazem, odpowiedzialności i satysfakcji,
• Dowolnie regulowany czas pracy,
• Możliwość udziału w projekcie osób, które z różnych względów nie mogłyby pracować w określonym miejscu lub czasie.

Wady

• Duże koszty przy uruchamianiu projektu (komputery, modemy, telefony, koszty połączeń, zabezpieczenia przesyłanych danych),
• Zanik więzów międzyludzkich,
• Problemy monitoringu i nadzoru pracy.

Metody pracy zdalnej — artykuły polecane

Przyczyny tworzenia zespołów projektowych — Serwisdesk — Zespół wirtualny — Struktura liniowa — Teamware — Przedstawiciel handlowy — Telekonferencja — Struktura organizacyjna a projekty — Scrum of scrums

Bibliografia

• Daszkowski M., Karwicka-Rychlewicz K., Wirtualne biuro, rzeczywisty pracownik, www.teleinfo.com.pl
• Kiełtyka L., Komunikacja w zarządzaniu. Techniki, narzędzia i formy przekazu informacji, Agencja Wydawnicza PLACET W-wa 2002
• Kniaź A., Telepraca wersja swiatowa i lokalna, www.pckurier.pl
• Robson M., Grupowe rozwiązywanie problemów problemów, PWE W-wa 2005

Autor: Jadwiga Dudzińska