Procesy realizacji wg PMBOK

Procesy realizacji wg PMBOK
Polecane artykuły
Zarządzanie integralnością wg PMBOK Procesy kontroli wg PMBOK Procesy planowania wg PMBOK Zarządzanie komunikacją wg PMBOK Procesy w projekcie Cykl życia projektu Plan projektu Metodyka PMI Zakres projektu

Procesy realizacji wg PMBOK (ang. Executing Process Group) jest jedną z pięciu grup procesów zarządzania projektem wymienionych przez PMBoK, obok innych grup, tj. rozpoczęcia, planowania, kontroli i zakończenia.

Oni grupują i koordynują wykorzystanie zasobów i ludzi w projekcie w celu wykonania założonego planu.

Procesy wchodzące w skład grupy kontroli to [PMBoK 2013, s. 34]:

1. Kierowanie i zarządzanie realizacją projektu
2. Przeprowadzanie zapewniania jakości
3. Pozyskiwanie zespołu projektowego
4. Kształtowanie zespołu projektu
5. Zarządzanie zespołem projektu
6. Dostarczanie informacji
7. Kształtowanie oczekiwań interesariuszy
8. Dokonywanie zamówień

Charakterystyka grupy

Grupa procesów realizacji składa się z procesów przeprowadzanych w celu wykonania prac określonych w planie zarządzania projektem i zmierzających do realizacji specyfikacji projektu. Ta grupa procesów obejmuje koordynację ludzi i innych zasobów, a także powiązanie i wykonanie działań przedsięwzięcia zgodnie z planem zarządzania projektem.

W trakcie realizacji projektu uzyskiwane wyniki powodują konieczność wprowadzania aktualizacji w planach oraz korekty planów bazowych. Zmiany te mogą dotyczyć oczekiwanych czasów trwania działań, produktywności i dostępności zasobów oraz nieprzewidywanych ryzyk. Odchylenia te mogą wpływać na plan zarządzania projektem lub dokumenty projektu i mogą wymagać od kierownictwa szczegółowej analizy oraz wypracowania odpowiedniej reakcji. Wyniki takiej analizy mogą inicjować żądania zmiany które w razie zatwierdzenia mogą wpłynąć na plan zarządzania projektem lub inne dokumenty projektu, a niekiedy również wywołać konieczność wyznaczenia nowego planu bazowego. Sporą cześć budżetu projektu przeznacza się na wykonanie procesów z grupy procesów realizacji.

Charakterystyka procesów realizacji wg PMBoK

1. Kierowanie i zarządzanie realizacją projektu - to proces wykonywania prac określonych w planie zarządzania projektem z myślą o osiągnięciu celów projektu.

Niektóre z wyników tego procesu są produktami, danymi wydajności pracy i żądaniami zmian. Niektóre działania w tym procesie obejmują zarządzanie ryzykiem, prowadzenie działań w celu osiągnięcia celów projektu oraz zarządzania sprzedawcami i dostawcami.

Ze względu na to, że większość budżetu na projekt będzie poświęcona szczegółowym procesom realizacji, ważne jest, że menedżerowie projektu mają od samego początku jasny zestaw celów i realistyczną linię czasu. Zanim projekt stanie się w pełni, należy sprawdzić szczegóły harmonogramu i stopniowania, aby upewnić się, że podobne zadania, takie jak uzyskanie zezwoleń, można uzyskać od czasu.

2. Przeprowadzanie zapewniania jakości - to proces badania wymagań jakościowych oraz wyników pomiarów związanych z kontrolą jakości w celu upewnienia się, że stosuje się odpowiednie normy jakościowe i definicje operacyjne.

Ten proces pomaga menedżerowi projektu w razie konieczności wprowadzić niezbędne zmiany. Ponadto proces zapewnienia jakości udostępnia również dane, które mają być udostępniane zainteresowanym stronom w celu zapewnienia ich realizacji wraz z czasem i w budżecie.

Proces ten obejmuje audyt wymagań jakościowych i pomiarów kontroli jakości. Proces ten zapewnia zasadniczo pewność, że normy jakości i definicje operacyjne są wykorzystywane podczas realizacji projektu. Jak można się spodziewać, niektórymi wynikami tego procesu są żądania zmiany i aktualizacje planu zarządzania projektami i dokumentów projektu.

3. Pozyskiwanie zespołu projektowego - to proces potwierdzania dostępności zasobów ludzkich i otrzymywania zespołu potrzebnego do wykonywania zadań w projekcie.

Stworzenie najlepszych zespołów i poświęcenie czasu na wyraźne przekazywanie oczekiwań i terminów jest ważną częścią sukcesu projektu. Liderzy zespołu powinni zrozumieć, w jaki sposób ich część projektu pasuje do większych celów wzorcowych.

Typowe rezultaty obejmują przydzielanie personelu i tworzenie kalendarzy zasobów. Negocjacje i przejęcia są częścią tego procesu.

4. Kształtowanie zespołu projektu - to proces doskonalenia kompetencji, wzajemnych oddziaływań oraz ogólnych uwarunkowań w zespole w celu usprawnienia wykonania projektu.

Wsparcie zespołów za pomocą narzędzi i wiedzy potrzebnej do pracy najskuteczniej przyczyni się do zwiększenia wydajności. Zbudowanie spójności zespołów i zapewnienie dodatkowych szkoleń w razie potrzeby może również przyczynić się do zwiększenia sukcesu projektu.

Typowe rezultaty obejmują przeprowadzanie ocen wyników. W tym procesie wykonywane są wszystkie działania związane z rozwojem, takie jak szkolenie i budowanie zespołu.

5. Zarządzanie zespołem projektu - to proces śledzenia wyników członków zespołu, przekazywania im informacji zwrotnych, rozwiązywania trudnych kwestii oraz zarządzania zmianami w celu optymalizacji wykonania projektu.

Zgoda ze zespołami podczas ich pracy tworzy synergię produktywną pomiędzy działami w ramach projektu. Liderzy zespołu, którzy słuchają obaw pracowników i odpowiednio reagują, mogą mieć bezpośredni wpływ na sukces całego projektu. Dokonywanie w miarę potrzeby dostosowań w połowie drogi i łagodzenie wyzwań po drodze może doprowadzić do powstania silnego produktu końcowego.

Typowe rezultaty zawierają aktualizacje planu zarządzania projektami i innych dokumentów projektu. Oceny projektów i rozwiązywanie konfliktów są częścią tego procesu.

6. Dostarczanie informacji - to proces planowego udostępniania istotnych informacji interesariuszom projektu.

Rutynowa komunikacja jest szczegółem, że wielu mniej doświadczonych menedżerów projektów może zignorować. Wiedząc, kiedy odebrać telefon osobiście, aby porozmawiać o problemie z harmonogramem lub kiedy wysyłać zbliżającą się zmianę harmonogramu przez e-mail do innego lidera zespołu, jest częścią profesjonalnej finezji dowiedzionej z biegiem czasu. Tworzenie skutecznego przepływu informacji od rutynowych do kwestii związanych z czerwoną flagą jest kluczowe dla stworzenia pozytywnego przepływu pracy dla wszystkich składników.

Kluczowe działania w tym projekcie obejmują wybór sprzedawcy, udzielenie zamówienia i podpisanie umowy. Kluczowymi czynnikami tego procesu są decyzja "make-or-buy", kryteria wyboru źródła, propozycje sprzedającego i oświadczenie o zamówieniu.

7. Kształtowanie oczekiwań interesariuszy - to proces komunikowania się oraz współpracowania z interesariuszami w celu zaspokojenia ich potrzeb oraz zajęcia się powstającymi trudnymi kwestiami.

Zaawansowani menedżerowie projektów rozumieją, że komunikacja z interesariuszami jest tak samo ważna, jak komunikacja z zespołami. Regularna komunikacja szczegółowo przedstawiająca cele benchmarkowe i szybkie reagowanie na wszelkie pojawiające się obawy podmiotów interesariuszy jest daleką drogą dla płynniejszej sytuacji w zakresie przepływu pracy.

8. Dokonywanie zamówień - to proces uzyskiwania odpowiedzi od sprzedawców, wybierania sprzedawcy oraz zawierania kontraktu.

Decyzje dotyczące alokacji i dystrybucji zasobów są konieczne w prawie każdym projekcie. Tworzenie raportów i dokumentów niezbędnych do reagowania na procesy przetargowe pomaga zapewnić najlepsze decyzje budżetowe w całym okresie projektu.

Bibliografia

• Duncan W. (1993): The process of project management, Project Management Journal, 24(3), 5–10, pmi.org
• Kerzner H. (2013): Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, John Wiley & Sons, New Jersey, Wyd.11
• Peterman R. (2016): Project Management Phases: Exploring Phase #4 – Monitoring & Control, project-management.com
• Project Management Institute (2013): Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth edition, Management Training & Development Center, Warszawa
• Redlarski K. (2016): Podstawy metodyki zarządzania projektami w ujęciu klasycznym, Politechnika Gdańska
• Mochal T. (2009): 10 best practices for successful project management, 10 Things, techrepublic.com
• Sołtysik M., Wesołowska M. (2016): Współczesne trendy w zarządzaniu projektami, Mfiles.pl, Kraków
• Trocki M. (2017): Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, rozdział 5
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014): Zarządzanie projektem, Warszawa, Wyd.1

Autor: Stanisław Łukiw