Faktura pro-forma

Faktura pro-forma jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym, który stanowi rodzaj oferty cenowej jaką składa sprzedawca odbiorcy danego towaru. Oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma - dla formalności powoduje, że nie można przypisać mu zalet faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura.

Faktura pro forma dla wystawiającego jest narzędziem do składania ofert, informowania o zbliżającej się zapłacie lub ponaglania do opłacenia zaległej faktury. Zawiera zestawienie pozycji towarowych wraz z ceną i podatkami, którą może wystawić sprzedawca w momencie zawarcia transakcji. Dla odbierającego to sposób na zapoznanie się z wizualizacją właściwej faktury, możliwość przygotowania się do zbliżającej się zapłaty i nieformalne przypomnienie o zaległych opłatach, które nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. Nie jest dokumentem księgowym, kupujący może zrezygnować z zakupu, wtedy faktura pro forma nie zostaje przekształcona w fakturę VAT.

Obydwie strony transakcji mogą wystawiać tego rodzaju dokument bez ponoszenia konsekwencji prawnych, finansowych ani księgowych.

TL;DR

Faktura pro forma to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym, który stanowi rodzaj oferty cenowej. Nie jest to faktura w rozumieniu przepisów o VAT. Może służyć do składania ofert, informowania o zapłacie lub ponaglania do opłacenia faktury. Nie ma formalnych wymagań co do jej wyglądu. Może być wystawiana przed terminem faktury VAT lub po terminie zapłaty. Nie jest dokumentem księgowym i nie generuje obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury pro forma może być traktowane jako oferta zawarcia umowy.

Co powinna zawierać faktura pro forma

Faktura pro forma nie jest zdefiniowana w przepisach podatkowych i księgowych, przez co jest neutralna - nie ma formalnych wymagań co do tego, jak powinna wyglądać.

Faktura pro forma zawiera w zasadzie wszystkie elementy faktury wymienione w przepisie art. 106 e ustawy o VAT.

• odpowiedni tytuł - "FAKTURA PRO FORMA" lub "PROFORMA"
• numer identyfikacyjny
• datę i miejsce wystawienia
• dane sprzedawcy
• dane klienta
• treść lub przedmiot transakcji
• cenę jednostkową netto
• wartość netto
• stawkę VAT
• kwotę VAT
• wartość brutto
• cenę za całość
• kwotę do zapłaty słownie

W fakturze pro forma można umieścić również:

• termin realizacji transakcji
• termin zapłaty
• formę zapłaty (zaliczka, płatność gotówką czy przelew)

Faktura proforma nie wymaga podpisu na dokumencie, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej

Kiedy wystawiana jest faktura pro forma

Faktura pro forma:

• jest wystawiana najczęściej w przypadku konieczności wpłacenia zaliczki w związku z realizacją umowy czy realizacją zlecenia,
• w momencie nawiązywania relacji biznesowej jest przesyłana wraz z pierwszymi dokumentami ofertowymi w celu umożliwienia kontrahentowi zapoznania się z wartością usługi i sposobem jej fakturowania
• może być wystawiona przed terminem wystawienia właściwej faktury, jako forma poinformowania o zbliżającej się konieczności uiszczenia zapłaty
• może być wystawiona po terminie zapłaty, jako sposób ponaglenia czy wezwania do zapłaty

Faktura VAT a Faktura pro forma

Faktura VAT	Faktura pro forma
dokument księgowy	dokument informacyjny
wystawiana jako dowód zapłaty	wystawiana jako wezwanie do zapłaty
wystawiana po wpłacie należności	wystawiana przed odebraniem należności
może być oznaczana jako "Faktura" lub "Faktura VAT"	jest oznaczana jako "faktura pro forma"
jest zobowiązaniem wobec Urzędu Skarbowego	nie rodzi konsekwencji podatkowych

Prawo

Zgodnie z polskim prawem, faktura pro forma:

• nie jest dokumentem księgowym,
• nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty,
• nie jest też dowodem zrealizowanej transakcji,
• nie generuje obowiązku podatkowego, jej wystawienie nie wiąże się z koniecznością odprowadzenia VAT, ani podatku dochodowego.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane przez ustawę i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura pro forma nie jest uregulowana w polskim prawie, dlatego też nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących tego kiedy może być ona wystawiana, a kiedy nie.

W rozumieniu Kodeksu cywilnego fakturę pro forma można potraktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Przepis art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego wskazuje, że "oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy". Faktura pro forma zawiera wszystkie dane, jakie znajdują się w standardowej umowie. W chwili dokonania przez kontrahenta na podstawie danych zawartych w fakturze pro forma zapłaty, dochodzi do akceptacji jej warunków i zawarcia właściwej umowy sprzedaży

Faktura pro-forma — artykuły polecane

Faktura RR — Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących — Faktura VAT — Faktura zaliczkowa — Umowa sprzedaży — Odstąpienie od umowy — Podatek VAT - naliczony — Gwarancja — Nota korygująca

Bibliografia

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Autor: Beata Twardosz