Metodyka PROMPT

PROMPT czyli z angielskiego Project Resource Organization Management Planning Technique. Jest to metodyka prowadzenia projektów informatycznych oparta na podejściu strukturalnym. PROMPT jest poprzednikiem obecnie używanej oraz bardziej zaawansowanej metodyki PRINCE2. Pomimo tego, iż obecny PRINCE2 ma szersze zastosowanie to podstawowe zasady przyjęte w metodyce PROMPT zostały zachowane (Wodecka-Hyjek A. (2010), s. 361)

TL;DR

Metodyka PROMPT to sposób zarządzania projektami informatycznymi oparty na podejściu strukturalnym. Jest poprzednikiem metodyki PRINCE2, która jest bardziej zaawansowana. PROMPT została opracowana w latach 70. XX wieku, a później przekształcona w PRINCE, a następnie w PRINCE2. Obie metodyki mają podobne zasady i składają się z czterech faz cyklu życia projektu: przygotowanie projektu, inicjowanie projektu, realizacja projektu i zamykanie projektu. Metodyka PROMPT II została rozbudowana i przekształcona w PRINCE2, który opisuje siedem procesów: przygotowanie założeń projektu, inicjowanie projektu, strategiczne zarządzanie projektem, sterowanie etapem, zarządzanie wytwarzaniem produktu, zarządzanie zakresem etapu i zamykanie projektu.

Historia metodyki PROMPT

Metodyka PROMPT swoją historią sięga lat 70. XX w., kiedy to w 1975 r. prywatna firma Simpact Systems LTD opracowała metodykę PROMPT. Metodyka ta wykorzystywana była do realizacji projektów informatycznych. Licencja PROMPT w 1979 r. została wykupiona przez CCTA (Central Computer and Telecomunications Agency) czyli ówczesna agendę rządu Wielkiej Brytanii, obecnie OGC (Office of Government Commerce). Działania te miały na celu usprawnienie działania administracji rządowej w UK oraz podniesieniu sprawności i jakości realizacji projektów, w szczególności tych informatycznych (Wyrozębski P. (2011), s. 95). W rezultacie ewolucji oraz wzbogacenia metodyki o kwestie zarządzania jakością w 1983 roku powstała kolejna jej wersja PROMPT II, która została wprowadzona w wielu w jednostkach administracji rządowej w Wielkiej Brytanii (Bradley K., (2006), s. 14).

Wraz z wykupieniem licenicji przez firmę LBMS w 1989 roku brytyjska agenta CCTA zmieniła nazwę z PROMPT na PRINCE, z angielskiego Projects In Controlled Environments czyli projekty w sterowanym środowisku (Wyrozębski P. (2011), s. 95). Od początku 1990 roku PRINCE uznano za własność publiczną, która od tego czasu stała się standardem w zarządzaniu projektami rządowymi. Od tego momentu powszechnie zaczęły ją również wykorzystywać firmy komercyjne (Bradley K., (2006), s. 16).

W roku 1996 w następstwie kolejnych udoskonaleń PRINCE zmienił nazwę na PRINCE2. Korekta ta została przeprowadzona przez OGC wraz ze współpracującymi partnerami i użytkownikami. Zadaniem projektu PRINCE2 było uwzględnienie podejścia procesowego oraz dostosowanie i rozszerzenie metodyki do realizacji szerokiej grupy projektów w dowolnej branży, nie tylko informatycznej. W października 1996 r. metodykę PRINCE2 przeznaczono do nieodpłatnego oraz publicznego wykorzystania (Wodecka-Hyjek A. (2010), s. 362)

Cykl życia projektu w metodyce PROMPT i PRINCE2

Pomimo iż metodyka PRINCE2 jest metodyką bardziej aktualną oraz rozbudowaną niż PROMPT to podstawowe założenia są takie same. Zawiera ona 4 zasadnicze fazy cyklu życia projektu:

1 Przygotowanie projektu Przygotowanie to jest traktowane jako faza przedprojektowa, ponieważ zawiera zlecenie przygotowania podstawowych założeń projektu. Celem tej fazy jest przygotowywanego projektu i pozyskanie wszystkich niezbędnych danych do podjęcia decyzji o tym, czy jest racjonalne uzasadnienie i potrzeba realizacji projektu.

2 Inicjowanie projektu Inicjowanie projektu to pierwsza właściwa faza projektowa, jednak w rzeczywistości nie są jeszcze wykonywane żadne aktywności techniczne. Faza ta ma na celu zaplanowanie projektu, w ramach której powstanie dokument inicjujący projekt.

3 Realizacja projektu Faza realizacji projektu jest etapem, w którym wykonywane są rzeczywiste prace zespołu, to tutaj wytwarzane są produkty specjalistyczne.

4 zamykanie projektu Ostatnią fazą zgodnie z cyklem życia projektu jest zamykanie projektu. To na tym etapie dochodzi do oceny projektu, powstałych produktów oraz zaplanowanych celów. Zakończeniem tej fazy jest zaplanowany przegląd poprojektowy, opracowane zalecenia następcze i administracyjne zamknięcie projektu (Ryniewicz K. (2015) s. 179)

Ewolucja przebiegu projektu metodyki PROMPT

Początkowo metodyka PROMPT II składała się z pięciu głównych składników:

1. Planowanie strategiczne

2. Rozwój systemu

3. Działanie, obsługa i rozbudowa

4. Zapewnienie jakości

5. Wspomagające narzędzia programowe

Początkowo rządowa metodyka PROMPT II posiadała wiele niedostatków, takich jak pogląd, iż projekty informatyczne mają standardowe etapy pracy takie jak: konstruowanie, określanie parametrów, projektowanie, rozwój oraz działanie. Duża ilość projektów nie pasowała do tej formuły oraz zauważalne były rozmaite niespójności.

Dalszy rozwój, rozwiązał owe problemy oraz rozbudował ją w metodyce PRINCE2, która opisuje 7 procesów:

1 Przygotowanie Założeń Projektu

Na tym etapie są tworzone podstawy wsparcia podejmowanych decyzji oraz określane są odpowiedzi na pytania:

• Czy istnienie uzasadnienie biznesowe realizacji projektu
• Czy powołano wszystkie organy do niezbędne do zainicjowania projektu
• Czy mamy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji potrzebnych do określenia i potwierdzenia zakresu projektu
• Czy rozważono różne ścieżki przeprowadzenia projektu i wybrano jego najlepszą formę realizacji
• Czy wyznaczone zostały osoby, które zaczną prace potrzebne podczas inicjowania projektu
• Czy zostały zaplanowane i udokumentowane prace potrzebne do inicjowania projektu (Żbikowska-Semik I. (2009) s. 129)

2 Inicjowanie Projektu

Przeznaczeniem tego etapu jest stworzenie solidnych podstaw dla projektu. Działania na tym etapie są realizowane głównie przez kierownika projektu do którego zadań należy:

• Opracowanie Strategi Zarządzania Ryzykiem
• Opracowanie Strategi Zarządzania Jakością
• Opracowanie Strategi Zarządzania Konfuguracją
• Opracowanie Strategi Zarządzania Komnikacją
• Sporządzeniu Planu Projektu
• Ustanowieniu mechanizmów sterowania projektem
• Doprecyzowania Uzasadnienia Biznesowego
• Zestawienia Dokumentacji Inicjowania Projektu (Żbikowska-Semik I. (2009) s. 158)

3 Strategiczne Zarządzanie Projektem

Strategiczne zarządzanie projektem określa obowiązki oraz odpowiedzialność komitetu sterującego. Komitet sterujący ma również prawo do podejmowania kluczowych decyzji oraz sprawowania ogólnej kontroli oraz wspiera Kierownika Projektu któremu delegowane jest bieżące zarządzanie projektem. Komitet sterujący odpowiada również za ekonomiczne uzasadnienie projektu. (Żbikowska-Semik I. (2009) s. 143)

4 Sterowanie Etapem

Sterowanie etapem jest głównym mechanizmem w PRINCE2. Proces ten służy do przydzielenia pracy którą należy wykonać, monitorowania postępów, raportowania Komitetu Sterującemu postępów oraz wykonywania działań korygujących. (Żbikowska-Semik I. (2009) s. 177)

5 Zarządzanie Wytwarzaniem Produktu

Jest to etap realizacji projektu, w którym wykonywane są zadania zlecone z sterowania etapem. Do podstawowych celów realizowanych w etapie zarządzanie wytwarzaniem produktów należą:

• Zatwierdzenie i uzgodnienie przydzielenia prac nad produktami
• Przekazanie Kierownikom Zespołów w jasny i konkretny sposób co ma być wytworzone, w ramach jakich nakładów pracy, jakim kosztem oraz do jakich terminów końcowych
• Dokładne informowanie o postępach Kierownikowi Projekt z uzgodnioną wcześniej częstotliwością (Żbikowska-Semik I. (2009) s. 195)

6 Zarządzanie zakresem Etapu

W celu osiągnięcie jak najlepszych wyników projektu, należy podzielić go na mniejsze części. Proces ten obejmuje: raportowanie końca etapu, planowanie kolejnego etapu, uaktualnianie planu projektu, uaktualnianie uzasadnienia biznesowego i ryzyk po zakończeniu każdego etapu zarządczego.

7 Zamykanie Projektu

Jest to ostatni etapem procesu projektowego, który wskazuje na formalne zakończenie prac. Podsumowuje się osiągnięcia oraz wyciąga wnioski.(Łabuda W. (2010) s. 69-75)

Metodyka PROMPT — artykuły polecane

Zarządzanie zakresem Etapu — Cykl życia projektu — Przygotowanie Założeń Projektu — Fazy projektu wg PRINCE2 — Plany wg PRINCE2 — Inicjowanie Projektu — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Metodyka PMI — Backlog sprintu

Bibliografia

• Bradley K. (2006), Podstawy metodyki PRINCE 2, Centrum Rozwiązań Menedżerskich, Warszawa
• Łabuda W. (2010), Wybrane aspekty planowania w metodyce PRINCE2, Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki, nr 4
• Ryniewicz K. (2015), Podstawowe założenia metodyki PRINCE2 w projektach badawczo-rozwojowych, Zeszyty Naukowe Wydziału Zarządzania i Dowodzenia Akademii Obrony Narodowej, nr 4
• Wodecka-Hyjek A. (2010), Metodyka PRINCE2 w zarządzaniu realizacją projektów, Acta Universitatis Lodziensis Folia Oeconomica, nr 234
• Wyrozębski P. (2011), Metodyki zarządzania projektami, Bizarre, Warszawa
• Żbikowska-Semik I. (red.) (2009), PRINCE2 - Skuteczne Zarządzanie Projektami, TSO, Londyn

Autor: Joanna Gondek, Mateusz Garncarz