Procesy planowania wg PMBOK

Grupa procesów planowania wg PMBOK (ang. Planning Process Group) jest drugą z pięciu grup procesów zarządzania projektem, jaką wyróżnia PMBoK. Pozostałe to grupy: inicjacji, realizacji, kontroli i monitorowania oraz zakończenia.

Grupa procesów planowania odpowiada za sformułowanie taktyki i strategii oraz za wyznaczenie kierunku działań, które z założenia powinny doprowadzić do pomyślnego zakończenia projektu lub jego etapu (fazy). (M. Sołtysiak, M. Wesołowska 2016, s. 39) Obejmuje ona procesy konieczne do określenia łącznego zakresu prac w projekcie, narzędzi, które będą wykorzystane podczas jego realizacji, ustalenia i doprecyzowania celów oraz wyznaczenia kierunku działań niezbędnych do osiągnięcia tych celów. W wyniku tych procesów powstaje plan zarządzania projektem oraz dokumenty projektu, które wykorzystuje się do prowadzenia przedsięwzięcia. Pełnowartościowy plan powinien zawierać więcej niż jeden wariant możliwego rozwiązania, harmonogram prac oraz opis potrzebnych zasobów (PMBOK 2013, s. 52-53)

Grupa procesów planowania obejmuje następujące procesy zarządzania projektami (PMBOK 2013, s. 413-425) :

1. Opracowywanie planu zarządzania projektem
2. Planowanie zarządzania zakresem
3. Zbieranie wymagań
4. Precyzowanie zakresu
5. Tworzenie struktury podziału pracy
6. Planowanie zarządzania harmonogramem
7. Określanie działań
8. Określanie kolejności działań
9. Szacowanie zasobów działań
10. Szacowanie czasu trwania działań
11. Opracowywanie harmonogramu
12. Planowanie zarządzania kosztami
13. Szacowanie kosztów
14. Określanie budżetu
15. Planowanie zarządzania jakością
16. Planowanie zarządzania zasobami ludzkimi
17. Planowanie zarządzania komunikacją
18. Planowanie zarządzania ryzykiem
19. Rozpoznawanie ryzyk
20. Przeprowadzanie jakościowej analizy ryzyk
21. Przeprowadzanie ilościowej analizy ryzyk
22. Planowanie reakcji na ryzyko
23. Planowanie zarządzania zamówieniami
24. Planowanie zarządzania zaangażowaniem interesariuszy

TL;DR

Grupa procesów planowania wg PMBOK obejmuje procesy niezbędne do określenia zakresu prac, narzędzi i celów projektu. W wyniku tych procesów powstaje plan zarządzania projektem i dokumenty projektu. Proces planowania jest iteracyjny i wymaga zaangażowania interesariuszy. Grupa procesów planowania wg PMBOK składa się z 22 procesów, w tym opracowywania planu zarządzania projektem, planowania zarządzania zakresem, zbierania wymagań, precyzowania zakresu, tworzenia struktury podziału pracy, planowania zarządzania czasem, określania działań, szacowania zasobów i czasu trwania działań, opracowywania harmonogramu, planowania zarządzania kosztami, szacowania kosztów, określania budżetu, planowania zarządzania jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, ryzykiem, zamówieniami i zaangażowaniem interesariuszy. Opracowywanie planu zarządzania projektem jest procesem, który precyzuje, przygotowuje i koordynuje wszystkie plany bazowe i pomocnicze. Plany bazowe to plany zakresu, harmonogramu i kosztów, a plany pomocnicze to m.in. zarządzania zakresem, harmonogramem, kosztami, jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, ryzykiem, zamówieniami i zaangażowaniem interesariuszy.

Charakterystyka grupy

Podczas procesów planowania zespół projektowy powinien zabiegać o wkład i zaangażowanie wszystkich interesariuszy, ponieważ ważne jest zebranie wszystkich potrzebnych informacji i zakończenie prac związanych z tym etapem w konkretnym terminie - wyznaczonym przez daną organizację. Zarządzanie projektem charakteryzuje wielowymiarowość, co może powodować powtarzanie obiegu informacji i tym samym daje możliwość przeprowadzania dodatkowych analiz. Poznawanie nowych informacji i cech charakterystycznych danego przedsięwzięcia może wymagać dodatkowych działań związanych z etapem planowania. Proces planowania i dokumentowania jest zatem procesem iteracyjnym (czynności aktualizacji planu są powtarzane i ciągłe). W trakcie cyklu życia projektu zachodzą zmiany (na ogół w procesach monitorowania i kontroli. Każda z nich powoduje konieczność aktualizacji jednego lub kilku procesów planowania, a w poszczególnych przypadkach powrót nawet do niektórych procesów inicjacji. Plan zarządzania projektem poddawany jest więc uszczegóławianiu, czyli tak zwanemu stopniowemu doprecyzowaniu (ang. progressive elaboration), które zwiększa szczegółowość wymagań związanych z kosztami, terminami i zasobami pozwalając uzyskać określony zakres przedsięwzięcia. Ostatecznie plan poddawany jest kontroli i zatwierdzaniu w ramach czwartego procesu: przeprowadzania zintegrowanej kontroli zmian.

Charakterystyka procesów grupy planowania wg PMBOK

1. Opracowywanie planu zarządzania projektem (ang. Develop Project Management Plan) to określanie, przygotowywanie i koordynacja wszystkich planów bazowych i pomocniczych.
2. Planowanie zarządzania zakresem (ang. Plan Scope Management) dokumentuje sposób, w jaki będzie przeprowadzane precyzowanie, zatwierdzenie oraz kontrola zakresu projektu.
3. Zbieranie wymagań (ang. Collect Requirements) to proces, podczas którego określa się, dokumentuje oraz zarządza potrzebami i wymaganiami interesariuszy tak, aby osiągnąć cele projektu.
4. Precyzowanie zakresu (ang. Define Scope) to tworzenie szczegółowego opisu produktu i projektu.
5. Tworzenie struktury podziału pracy (ang. Create WBS) to proces dzielenia prac oraz produktów cząstkowych na mniejsze w celu ułatwienia stworzenia przejrzystego podziału zadań oraz wykrycia powiązań i zależności między poszczególnymi elementami projektu.
6. Planowanie zarządzania harmonogramem (ang. Plan Schedule Management) to proces wyznaczania procedur, zasad i dokumentacji na rzecz planowania opracowywania, realizowania i kontrolowania harmonogramu projektu.
7. Określanie działań (ang. Define Activieties) to formułowanie i dokumentowanie konkretnych działań niezbędnych do uzyskania cząstkowych produktów projektu.
8. Określanie kolejności działań (ang. Sequence Activieties) to formułowanie i dokumentowanie wzajemnych relacji między działaniami w projekcie.
9. Szacowanie zasobów działań (ang. Estimate Activity Resourses) to proces szacowania ilości i typu zasobów w projekcie: materiałów, zasobów ludzkich, sprzętu i akcesoriów niezbędnych do wykonania każdego z działań.
10. Szacowanie czasu trwania działań (ang. Estimate Activity Durations) to proces przybliżonego obliczania okresów roboczych koniecznych do ukończenia poszczególnych zadań przy wykorzystaniu oszacowanych wcześniej zasobów.
11. Opracowywanie harmonogramu (ang. Develop Schedule) - w celu utworzenia harmonogramu przedsięwzięcia analizuje się czas trwania i kolejności wykonywania działań w projekcie, zasobów potrzebnych do ich realizacji, a także ograniczeń czasowych.
12. Planowanie zarządzania kosztami (ang. Plan Cost Management) to proces wyznaczania procedur, zasad i dokumentacji w celu skutecznego planowania, zarządzania i kontrolowania kosztów w projekcie.
13. Szacowanie kosztów (ang. Estimate Costs) - ustalanie przybliżonej sumy pieniędzy koniecznej do przeprowadzenia działań projektu
14. Określanie budżetu (ang. Determine Budget) - sumowanie oszacowanych kosztów wszystkich działań w celu określenia zatwierdzonego bazowego plany kosztów.
15. Planowanie zarządzania jakością (ang. Plan Quality Management) to proces podczas którego określa się wymagania lub normy jakościowe dla produktów cząstkowych i projektu oraz dokumentuje się sposób, w jaki będzie można wykazać zgodność tymi wymogami.
16. Planowanie zarządzania zasobami ludzkimi (ang. Plan Human Resource Management) - formułowanie i dokumentowanie ról i zadań w projekcie, a także wymagań dotyczących umiejętności i doświadczenia. Podczas tego procesu tworzy się także plan zarządzania obsadą stanowisk (ang. staffing management plan).
17. Planowanie zarządzania komunikacją (ang. Plan Communications Management) - proces, który skupia się na sposobie podejścia i komunikacji w projekcie, dopasowanym do potrzeb i wymagań informacyjnych interesariuszy.
18. Planowanie zarządzania ryzykiem (ang. Plan Risk Management) - proces służący zdefiniowaniu sposobu, w jakim będą przeprowadzane działania związane z zarządzaniem ryzykiem w danym projekcie.
19. Rozpoznawanie ryzyk (ang. Identify Risks) to proces określania i dokumentowania cech charakterystycznych ewentualnych ryzyk, jakie mogą wpływać na projekt.
20. Przeprowadzanie jakościowej analizy ryzyk (ang. Perform Qualitative Risk Analysis) - proces, podczas którego oceniane są ewentualne ryzyka zagrażające skutecznemu przeprowadzeniu projektu.
21. Przeprowadzanie ilościowej analizy ryzyk (ang. Perform Quantitative Risk Analysis) to proces liczbowej analizy potencjalnych ryzyk na obrane cele projektu.
22. Planowanie reakcji na ryzyko (ang. Plan Risk Responses) to planowanie możliwych rozwiązań i działań, które zwiększą szanse i zmniejszą ryzyko niepowodzenia dla celów projektu.
23. Planowanie zarządzania zamówieniami (ang. Plan Procurement Management) - to proces specyfikacji sposobu podejścia do zamówień, dokumentowania zakupów oraz definiowania potencjalnych sprzedawców.
24. Planowanie zarządzania zaangażowaniem interesariuszy (ang. Plan Stakeholder Management) to opracowywanie właściwych strategii zarządczych, dzięki którym można uzyskać zaangażowanie ze strony interesariuszy podczas całego cyklu życia projektu. Dzięki zdobyciu ich zainteresowania, można skutecznie skierować działania w stronę ich potrzeb i oczekiwań, co znacznie zwiększa szanse na sukces projektu.

Opracowywanie planu zarządzania projektem wg PMBOK

Rys. 1. Opracowywanie planu zarządzania projektem

Opracowywanie planu zarządzania projektem (ang. Develop Project Management Plan) to proces precyzowania, przygotowywania i koordynowania wszystkich planów pomocniczych (ang. subsidiary plans) oraz łączenia ich w całościowy plan zarządzania projektem. Zintegrowane plany bazowe (ang. baselines) oraz plany pomocnicze można włączyć do planu zarządzania projektem, który precyzuje przebieg kolejnych etapów projektu: realizacji, kontroli i monitoringu oraz zamykania. Stanowi on centralny dokument określający podstawę wszystkich prac projektu (PMBOK 2013, s. 67)

1. Materiały wyjściowe:

a) Karta projektu (ang. Project Charter) została opisana w dedykowanej sekcji jej poświęconej.

b) Rezultaty innych procesów (ang. Outputs from Other Processes) Na plan zarządzania projektem składają się rezultaty i wszystkich procesów należących do tej grupy. Polecane jest także skorzystanie z udokumentowanej podczas przeprowadzania innych projektów wiedzy nabytej (ang. lessons learned documentation) w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń lub innych niezbędnych działań, a tym samym dostarczenia projektu na czas i zapewnienia jak najwyższej jego jakości (M. Chaves i in. 2016, s. 35)

c) Czynniki środowiskowe prowadzonej działalności (ang. Enterprise Environmental Factors) objemują między innymi:

• normy branżowe lub ustawowe,
• kanon wiedzy o zarządzaniu projektami dla danego obszaru (np. ochrona środowiska) lub rynku;
• systemy informatyczne wspomagające zarządzanie;
• kultura, struktura organizacyjna,
• infrastruktura,
• zarządzanie personelem;

d) Aktywa procesów organizacyjnych (ang. Organizational Process Assets)

• instrukcje robocze, kryteria oceny ofert i pomiaru wykonania (znormalizowane wytyczne),
• szablon planu zarządzania projektem;

2. Metody i narzędzia:

a) Opinie ekspertów (ang. Expert judgment) służą między innymi do:

• adaptacji procesu do spełnienia potrzeb projektu,
• planowania szczegółów zarządczych i technicznych zawartych w planie zarządzania projektem,
• planowania umiejętności i zasobów potrzebnych do realizacji prac projektu,
• określenia poziomu zarządzania konfiguracją stosowanego w projekcie,
• określenia dokumentów podlegających formalnemu procesowi kontroli zmian,
• ustalenia hierarchii ważności prac projektu w celu oceny właściwej alokacji zasobów i czasu realizacji w projekcie;

b) Metody facylitacji (ang. Facilitation Techniques) - metody, które ułatwiają zespołom i pojedynczym osobom w realizacji działań projektu. Należą do nich między innymi:

• burza mózgów;
• metody rozwiązywania konfliktów,
• metody rozwiązywania problemów,
• metody zarządzania spotkaniami;

3. Rezultaty:

Plan zarządzania projektem (ang. Project Management Plan) jest dokumentem, który scala i wiąże wszystkie plany bazowe (ang. baselines) i plany pomocnicze (ang. subsidiary plans) powstające w procesach planowania.

Plany bazowe i plany pomocnicze

Do planów bazowych należą przede wszystkim:

• Plan bazowy zakresu - ogół pracy, jaki powinien być wykonany do realizacji projektu
• Harmonogram bazowy - harmonogram prac projektowych oraz podział zadań związanych z wykonaniem tych prac
• Plan bazowy kosztów - budżet projektu

Wśród planów pomocniczych znajdują się:

• Plan zarządzania zakresem
• Plan zarządzania wymaganiami
• Plan zarządzania harmonogramem
• Plan zarządzania kosztami
• Plan zarządzania jakością
• Plan optymalizacji procesów
• Plan zarządzania zasobami ludzkimi
• Plan zarządzania komunikacją
• Plan zarządzania ryzykiem
• Plan zarządzania zamówieniami
• Plan zarządzania zaangażowaniem interesariuszy

Założenia

• "Plan zarządzania projektem i dokumenty projektu opracowane jako rezultaty procesów należących do grupy planowania zgłębiają wszystkie aspekty dotyczące: zakresu, czasu, kosztów, jakości, komunikacji, ryzyka, zamówień oraz zaangażowania interesariuszy". (PMBOK 2013, s. 53)
• "Planowanie projektu może się rozpocząć dopiero wtedy, gdy zostaną jasno określone oraz opisane założenia projektu. W tej fazie zbierane oraz opracowywane są informacje niezbędne do wykonania projektu". (M. Sołtysiak, M. Wesołowska 2016, s. 40)
• "Dobry plan jest podstawą do odpowiedniego zrealizowania prac projektowych. Bez planu kierownik projektu nie jest w stanie na bieżąco kontrolować postępów w realizacji zadań". (M. Sołtysiak, M. Wesołowska 2016, s. 40)
• Skuteczne zarządzanie procesami należącymi do tej grupy ułatwia zdobycie zaufania i zaangażowania interesariuszy.
• Projekt powinien być jasny i przejrzysty, dlatego zazwyczaj poddawany jest strukturyzacji. W tym celu stosuje się strukturę podziału pracy (ang. work breakdown structure, która jest uniwersalnym narzędziem sprawdzającym się przy realizacji każdego projektu.

Procesy planowania wg PMBOK — artykuły polecane

Produkt projektu — Etapy projektu — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Procesy realizacji wg PMBOK — Plan projektu — Cykl życia projektu — Metodyka PMI — Procesy w projekcie — Zarządzanie integralnością wg PMBOK

Bibliografia

• Chaves M., Araújo C., Teixeira L., Rosa D., Júnior I., Nogueira C. (2016), A new approach to managing Lessons Learned in PMBoK process groups: the Ballistic 2.0 Model, International Journal of Information Systems and Project Management, vol. 4 no. 1
• Kerzner H. (2013), Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, John Wiley & Sons, New Jersey
• Peterman R. (2016), Project Management Phases: Exploring Phase #2 - Planning, project-management.com
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami], Mfiles.pl, Kraków
• Stackpole C. (2013), A Project Manager’s Book of Forms. A comparation to the PMBOK Guide Fifth Edition, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey

Autor: Aleksandra Konieczny