Formalizacja

Formalizacja jest podstawowym narzędziem projektowanie struktury. Formalizacja oznacza nadawanie komunikacji formy pisemnej (Glinka B., Hensel P., Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.) 2016, s. 307). Formalizacja definiowana jest jako proces utrwalenia struktury organizacyjnej za pomocą określenia wzorców zachowań ludzi w organizacji przy wykorzystaniu przepisów, norm, zasad, ról i reguł, które razem składają się na dokumentację organizacyjną, w tym przede wszystkim:

• statut przedsiębiorstwa
• regulamin organizacyjny
• schemat struktury organizacyjnej
• charakterystyka stanowisk pracy (ramy zadań)
• instrukcje obiegu dokumentów
• procedury
• wytyczne (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 271, 273).

Formalizacja oznacza proces, w którym cele i strukturę organizacji ugruntowuje się w organizacyjnych przepisach, budując wzorce postępowań i zależności, oraz procedury działania i funkcjonowania (Piotrowski W., Organizacja jako maszyna, w: Latusek-Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.) 2018, s. 96). Formalizacja to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Formalizując strukturę tworzymy szereg przepisów, które określają:

• misję i cele systemu
• zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych
• podstawowe zależności organizacyjne
• zakresy uprawnień i odpowiedzialności
• wzorce działań (dotyczące istotnych procesów i procedur)

W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:

• schemat organizacyjny
• regulamin
• opis stanowiska pracy
• zakres czynności
• instrukcja organizacyjna
• zarządzenia
• polecenia służbowe
• okólnik, itp.

TL;DR

Formalizacja to proces nadawania strukturze organizacji formy pisemnej poprzez ustalenie wzorców zachowań, reguł i procedur. Celem formalizacji jest wprowadzenie ładu i porządku, zapewnienie zgodności współdziałania, osiągnięcie pewności wyników i minimalizacja napięć w organizacji. Proces formalizacji składa się z trzech etapów: zalegalizowanie organizacji, opracowanie dokumentacji i ciągłe doskonalenie. Stopień formalizacji może być mierzony liczbą przepisów, stopniem szczegółowości i rygorystyczności. Czynniki wpływające na stopień formalizacji to otoczenie, technologia, wielkość organizacji, zwartość terytorialna, kwalifikacje personelu i postawa personelu. Formalizacja eliminuje spontaniczność i nieprzewidywalność, jednak może prowadzić do usztywnienia organizacji.

Cele formalizacji

Można wyróżnić następujące cele formalizacji:

1. wprowadzenie ładu i porządku wewnętrznego za pomocą usystematyzowanego podziału zadań, praw i odpowiedzialności między członków organizacji aby zlikwidować spory kompetencyjne i nie ominąć kluczowych zadań
2. zagwarantowanie oczekiwanego poziomu zgodności współdziałania danych elementów organizacji za pomocą stosownych instrumentów koordynacji,
3. osiągniecie oczekiwanego poziomu pewności wyniku i sposobu funkcjonowania danych elementów organizacji za pomocą określenia i wprowadzenia zweryfikowanych procedur działania
4. minimalizacja poziomu napięć między członkami organizacji, które mogą powstać w przypadku braku precyzyjnie przedstawionych ram kompetencji i zasad postępowania w organizacji
5. minimalizacja poczucia niepewności w kwestii miejsca i zadań człowieka w organizacji, które może pojawić się, gdy nie ma ukazanych ram i sposobów działania
6. umożliwienie określenia i wycenienia wielkości oddziaływania danych członków organizacji na jej działanie za pomocą opracowania procedur determinujących ocenę rezultatów i wkładu pracy danych uczestników organizacji (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).

Uzyskanie wyróżnionych celów formalizacji wiąże się z niezbędnością ponoszenia stosownych kosztów, na przykład: nakładów na opracowywanie przepisów formalnych, kosztów wymuszenia ich respektowania, kosztów związanych ze zmniejszoną motywacją personelu z powodu wpływu znacznej liczby formalnych przepisów, oraz z obniżeniem elastyczności organizacji z powodu nadmiernej formalizacji (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).

Etapy

Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:

1. zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny
2. opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych
3. ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar

Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:

• przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli podatności na zamiany,
• niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności organizacji

Stopień formalizacji systemu może być mierzony:

• liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)
• stopniem szczegółowości tych przepisów
• stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s. 273)

Do głównych czynników wpływających na stopień formalizacji należy zaliczyć:

• otoczenie - im bardziej skomplikowane i niestabilne otoczenie, tym większa niezbędność elastyczności i mniejsze upodobanie do formalizacji
• technologia - im mniej rutynowa technologia, podlegająca zmianom w zależności od zmiany zadań, tym mniejsze upodobanie do formalizacji
• wielkość organizacji - wraz ze wzrostem organizacji rośnie konieczność formalizacji
• zwartość terytorialna - wraz ze zwiększeniem rozproszenia terytorialnego rośnie upodobanie do formalizacji
• poziom kwalifikacji personelu - im niższe kwalifikacje personelu, tym większe upodobanie do formalizacji,
• postawa personelu - wraz ze wzrostem zaangażowania i aktywności personelu spada skłonność do formalizacji (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 273).

Formalizacja zapobiega spontaniczności i nieprzewidywalności działań organizacyjnych. Fundamentem formalizacji jest władza organizacyjna. Formalizacja optymalizuje zarządzanie zdejmując z zarządzających niezbędność indywidualnych ingerencji. Należy opracować przepisy, przekazać je podległym pracownikom i egzekwować ich realizację. W rezultacie formalizacji organizacja upodabnia się do maszyny (działa przewidywalnie, powtarzalnie i rytmicznie). Formalizacja determinuje usztywnienie organizacji, spowalnia reakcję na wewnętrzne i zewnętrzne zdarzenia (A. K. Koźmiński, D. Jemielniak, D. Latusek-Jurczak 2014, s. 51, 52).

Formalizacja — artykuły polecane

Koordynacja — Tworzenie stanowisk organizacyjnych — Hierarchia — Model organizacji — Zależności organizacyjne — Konflikty w organizacji procesowej — Cechy stanowiska pracy — Centralizacja — Dokumentacja systemu zarządzania jakością

Bibliografia

• Glinka B., Kostera M. (2016), Nowe kierunki w organizacji i zarządzaniu. Organizacje, konteksty, procesy zarządzania, Wolters Kluwer, Warszawa
• Hall R., Johnson N., Haas J. (1967), Organizational size, complexity, and formalization, American Sociological Review
• Koźmiński A., Jemielniak D., Latusek-Jurczak D. (2016), Zasady zarządzania, Wolters Kluwer, Warszawa
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Lachiewicz S., Zakrzewska-Bielawska A. (2010), Kierunki zmian w strukturach organizacyjnych przedsiębiorstw przemysłowych. Akta Uniwersytetu Łódzkiego
• Nalepka A. (2001), Struktura organizacyjna, Antykwa, Kraków
• Piotrowski W. (2018), Organizacja jako maszyna, [w:] Latusek-Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.), Teoria organizacji. Nauka dla praktyki, Poltext, Warszawa
• Przybyła M. (red.) (2001), Organizacja i zarządzanie Podstawy wiedzy menedżerskiej, Wydawnictwo im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław
• Serafin K. (2015), Kultura organizacyjna jako element wspierający realizację strategii przedsiębiorstwa, Zeszyty naukowe uniwersytetu ekonomicznego w Katowicach
• Ubranowska-Sojkin E. (2010), Informacyjne wspomaganie wyborów strategicznych przedsiębiorstw w warunkach niepewności - antycypacja kryzysów. Zeszyty naukowe SGH w Warszawie
• Vlaar P., Bosch F., Volberda H. (2006), Coping with problems of understanding in interorganizational relationships: Using formalization as a means to make sense, Organization Studies, 27(11)
• Zakrzewska-Bielawska A. (red.) (2017), Podstawy zarządzania. Teoria i ćwiczenia, Wydawnictwo Nieoczywiste, Warszawa

Autor: Łukasz Jakosz