Proces rekrutacji

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

1 Cele istnienia procesu

1. Zatrudnianie wykwalifikowanych pracowników.
2. Badanie kompetencji kandydatów.
3. Minimalizacja pustych wakatów.

2 Cele doskonalenia procesu

1. Skrócenie czasu rekrutacji do 2 tyg.
2. Zmniejszenie liczby osób rezygnujących z posady w ciągu 3 miesięcy z 10 do 1os.
3. Skrócenie okresu dostosowującego nowego pracownika do funkcjonowania organizacji o 25%.

4. Charakterystyka procesu

Proces rekrutacji polega na zebraniu dostatecznie dużej liczby kandydatów, a następnie przeprowadzeniu ich selekcji, w celu wyłonienia najbardziej odpowiednich oraz wykwalifikowanych pracowników na dane stanowisko. Przed przystąpieniem do rekrutacji należy przeprowadzić analizę stanowisk, polegającą na opisaniu stanowiska i określeniu związanych z nim zadań. W procesie tym istnieją dwa sposoby rekrutacji:

• Rekrutacja wewnętrzna - polega na poszukiwaniu pracowników wewnątrz organizacji. Pracownicy po wstępnej ocenie przesuwani są na dane stanowisko, bądź też otrzymują awans.
• Rekrutacja zewnętrzna - polega na poszukiwaniu pracowników spoza organizacji. W prasie zamieszczane są odpowiednie ogłoszenia zawierające informacje o wymaganych kwalifikacjach na dane stanowisko.

5. Zasoby

1. Uczestnicy procesu

Kierownik ds Rekrutacji,

Pracownik ds Rekrutacji,

Kierownik Działu Kadr,

Pracownik Działu Kadr,

Kierownik Działu do którego trwa nabór,

Prezes Zarządu,

Szkoleniowiec.

2. Zasoby informacyjne

Informacja ze strony działu kadr o potrzebie zatrudnienia.

Opis stanowiska, na które dokonywana jest rekrutacja.

Specyfikacja zatrudnienia określająca niezbędne wykształcenie, doświadczenie i umiejętności wymagane na danym stanowisku.

Ocena pracownicza.

3. Narzędzia, metody i techniki

Testy psychometryczne,

Testy językowe,

Szkolenie BHP.

Opis procesu

Określenie jakich pracowników poszukuje firma

Kierownik ds rekrutacji dokładnie zapoznaje się ze stanowiskiem pracy, które będzie obsadzane. Po dokonaniu analizy wskazany pracownik Działu Kadr sporządza pisemny opis stanowiska, który przekazuje kierownikowi ds rekrutacji. Jeżeli dane stanowisko istnieje, to Kierownik ds rekrutacji uzyskuje jego opis z zasobów Działu Kadr. Kierownik ds rekrutacji opracowuje specyfikację zatrudnienia określającą niezbędne wykształcenie, doświadczenie i umiejętności wymagane na danym stanowisku.

Rekrutacja wewnętrzna (przesunięcie pracowników)

Pracownik ds rekrutacji ogłasza rekrutację wewnętrzną. Pracownicy zgłaszają swoje kandydatury. Spośród wszystkich zainteresowanych pracowników zostają wybrane te osoby, które spełniają kryteria na dane stanowisko.

Analiza dokumentów pracowników oraz wyników ocen pracowniczych

Wyselekcjonowane osoby są poddawane ocenie pracowniczej, dokonywanej przez kierownika działu, któremu dany pracownik podlegał. Następnie ocena pracownicza przekazywana jest przez kierownika do działu kadr.

Wybór pracownika

Na podstawie dokumentów przesłanych do działu kadr kierownik ds. rekrutacji dokonuje wyboru kandydata na dane stanowisko oraz przekazuje informacje o zatrudnieniu do zainteresowanych działów, a także informacje o jeszcze nieobsadzonych stanowiskach pracownikowi działu rekrutacji.

Rekrutacja zewnętrzna

Pracownik do spraw rekrutacji przygotowuje odpowiednie ogłoszenie, które po uprzednim zatwierdzeniu przez kierownika ds rekrutacji zamieszcza w gazetach codziennych, czasopismach studenckich, portalach internetowych. Kierownik wybiera odpowiednią agencję prasową lub portal.

Sprawdzanie CV i podań

Do działu rekrutacyjnego napływają podania i CV kandydatów. W dokumentach tych zawarta jest informacja na temat tego, jakim stanowiskiem w firmie zainteresowany jest potencjalny kandydat. Pracownik ds rekrutacji analizuje CV i podania, segreguje je, a następnie wraz z propozycjami przedstawia swojemu kierownikowi.

Wstępna selekcja

Na podstawie dokumentów przesłanych do działu rekrutacji (CV oraz list motywacyjny) kierownik ds rekrutacji dokonuje wstępnej selekcji kandydatów. Następnie zleca swojemu pracownikowi ds rekrutacji wysłanie zawiadomienia do wybranych kandydatów o pomyślnym przejściu pierwszego etapu rekrutacji oraz zaproszenia na dalsze testy. Przykładowe pytania:

• Dlaczego szuka pan/pani pracy?
• Co wie pan/pani o naszej firmie?
• Jakie są pana/pani kwalifikacje do wykonywania tej właśnie pracy?
• Jakie cele stawia sobie pan/pani w życiu?
• Jakie są pańskie mocne, a jakie słabe strony?
• Co w pracy zawodowej wykonuje pan/pani chętnie a czego nie ?
• Co jest dla pana/pani ważniejsze, zadowolenie z pracy czy awans ?
• Czego dotyczyła pana praca magisterska/przejściowa/licencjacka?
• Co udało się panu osiągnąć w ostatnim czasie? Zawodowo/ prywatnie?
• Jakie ma pan/pani hobby?

Testy psychometryczne i językowe, dalsza selekcja

Pracownik ds Rekrutacji przeprowadza dla zaproszonych kandydatów testy sprawdzające ich umiejętności oraz zdolności do uczenia się w pracy. Sprawdzana jest także znajomość języka obcego. Po dokonaniu selekcji przez pracownika ds rekrutacji wybrani kandydaci są wysyłani na rozmowę z przedstawicielem działu kadr.

Rozmowa z przedstawicielem działu kadr dalsza selekcja

Po przeprowadzeniu selekcji poprzez testy i przez pracownika ds rekrutacji, kandydaci na dane stanowisko są zapraszani na rozmowę z pracownikiem działu kadr. Przedstawiciel ten prowadzi rozmowę kwalifikacyjną oceniając, czy dana osoba nadaje się na wybierane przez nią stanowisko. Rekrutant zadaje pytania o doświadczenie zawodowe, oczekiwane wynagrodzenie. Jeśli osoba przejdzie pomyślnie ten etap, wysyłana jest na rozmowę z kierownikiem działu, w którym będzie pracować.

Rozmowa merytoryczna z kierownikiem działu, do którego trwa nabór, dalsza selekcja

Po przejściu pomyślnie kolejnego etapu rekrutacji, przyszły pracownik odbywa rozmowę z kierownikiem zespołu. Jeśli kandydat przejdzie pomyślnie ten etap procesu rekrutacji, to kierownik przesyła informację do działu kadr, gdzie przygotowywana jest umowa.

Przygotowanie umowy

Umowa jest przygotowywana przez kierownika działu kadr. Ten zapoznaje się z danymi wybranego kandydata oraz stanowiskiem pracy, na które aplikował i na tej podstawie sporządzany jest dokument. Następnie dokument przedstawiany jest prezesowi zarządu.

Negocjacja warunków

Kandydat spotyka się z prezesem zarządu w celu podpisania umowy. Zapoznaje się z jej treścią i ewentualnie podejmuje negocjacje warunków. Negocjacje mogą skończyć się podpisaniem umowy, co jest równoważne z zatrudnieniem, bądź też odmową podpisania umowy. W drugim przypadku pracownik rezygnuje z możliwości zatrudnienia w firmie. Po podpisaniu umowy pracownik wysyłany jest na szkolenie BHP, a prezes zarządu przesyła informację o zatrudnieniu do Działu Kadr, Działu Płac i działu do którego przyjęto pracownika.

Szkolenie BHP

Szkoleniowiec organizuje dla pracownika szkolenie BHP, które kończy się sprawdzeniem wiedzy (test) oraz uzyskaniem zaświadczenia o jego przebyciu.

Wprowadzenie na stanowisko

Po podpisaniu umowy i zapoznaniu się z przepisami BHP, kierownik działu, do którego aplikował kandydat wprowadza pracownika w system pracy. Udziela mu wskazówek oraz rad, a także zapoznaje z podstawowymi obowiązkami.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Nowo przyjęci pracownicy

Podpisane umowy

Informacja o odbyciu szkolenia BHP przez nowo przyjętego pracownika

Informacja o zatrudnieniu dla Działu Kadr

Informacja o zatrudnieniu dla Działu Płac

Informacja o zatrudnieniu dla działu do którego trwała rekrutacja

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Nr zadania	Uprawniony do	Odpowiedzialny za
Kierownik ds Rekrutacji	1	* pobierania opisu stanowisk z zasobów Działu Kadr zlecania pracownikowi Działu Kadr sporządzenia opisu stanowiska	* analizę opisu obsadzanych stanowisk określenie jakich pracowników poszukuje firma sprecyzowanie wymagań jakie firma stawia kandydatom na dane stanowisko
	4	* kontaktu z działami, do których trwa rekrutacja kontaktu z działem Kadr	* dokonanie wyboru kandydata na dane stanowisko zgodnie z wytycznymi wynikającymi z opisu stanowiska niezwłoczne przekazanie informacji o zatrudnieniu do zainteresowanych działów (w ciągu 1-2 dni od zakończenia procesu rekrutacji wewnętrznej) przekazywanie informacji o nieobsadzonych stanowiskach pracownikowi działu rekrutacji (w ciągu 1-2 dni od zakończenia procesu rekrutacji wewnętrznej)
	5	* ingerowania w treść ogłoszenia kontaktu z agencjami prasowymi, portalami internetowymi	* zapoznanie się i zatwierdzenie treści ogłoszenia, które musi odpowiadać wizerunkowi przedsiębiorstwa wyboru gazet, czasopism, portali, w których zostanie umieszczone ogłoszenie. Wybór odpowiedniego medium jest dokonywany ze względu na branżę o jakiej traktuje dane czasopismo bądź portal oraz kto je czyta.
	7	* odbioru dokumentów (CV i podań) z działu rekrutacyjnego zlecenia pracownikowi ds rekrutacji wysyłania zawiadomień	* selekcjonowanie kandydatów zgodnie z opisem wymagań na dane stanowisko
Pracownik ds Rekrutacji	2	* przyjmowania zgłoszeń pracowników	* ogłoszenie rekrutacji wewnętrznej poprzez tablicę informacyjną oraz drogą mailową (każdy pracownik posiada służbowe konto pocztowe)
	5	* kontaktu z agencjami prasowymi, portalami internetowymi	* przygotowanie ogłoszenia do prasy. Musi posiadać szatę graficzną zgodną z kolorystyką przedsiębiorstwa, zawierać opis wymagań oraz tego co jest oferowane, sposób aplikacji oraz termin. zamieszczenie ogłoszenia w mediach wskazanych przez kierownika
	6	* przeglądania dokumentów (CV i podań)	* analizę i segregację dokumentów (CV, listów motywacyjnych) według stanowisk, na które trwa nabór kandydatów przedstawienie dokumentów wraz z propozycjami kierownikowi ds rekrutacji
	7	* kontaktu z kandydatami	* wysłanie zawiadomień drogą mailową do wybranych kandydatów o pomyślnym przejściu I etapu rekrutacji
	8	* przeprowadzenia testów psychometrycznych i językowych	* selekcję kandydatów w II etapie rekrutacji zgodnie z wytyczonym przez Dział Kadr progiem punktowym dla danego stanowiska
Kierownik Działu do którego trwa nabór	3	* kontaktu z Działem Kadr	* przeprowadzenie oceny pracowniczej kandydatów na potrzeby rekrutacji wewnętrznej przekazanie raportu z oceny pracowniczej wraz z załączonymi uwagami i wnioskami do Działu Kadr
	10	* kontaktu z Działem Kadr	* przeprowadzenie rozmowy merytorycznej z kandydatem (rozmowa powinna trwać około 1h, sprawdzać predyspozycje kandydata na konkretne stanowisko, określić czego kandydat oczekuje od nowego pracodawcy, a co "w zamian" może mu zaoferować, jakie są jego przyszłe plany) przesłanie informacji o podjętej decyzji do Działu Kadr (w ciągu 1-2 dni)
	14	* kontaktu z nowo przyjętym pracownikiem	* wprowadzenie pracownika w system pracy (nadanie mu osobistego konta mailowego, identyfikatora, itp) zapoznanie i przydzielenie nowemu pracownikowi zadań i obowiązków
Prezes Zarządu	13	* kontakt z Działem Płac, Działem Kadr, Działem do którego aplikował kandydat	* podpisanie umowy z pracownikiem przesłanie informacji o zatrudnieniu do odpowiednich działów
Kierownik Działu Kadr	11	* uzyskania informacji o przyjętym pracowniku (dane osobowe, rodzaj stanowiska) kontaktu z pracownikami Działu Kadr oraz pracownikiem ds rekrutacji	* przygotowanie umowy o pracę / umowy zlecenie (w zależności od typu obsadzanego stanowiska) przedłożenie umowy Prezesowi Zarządu
Pracownik Działu Kadr	1	* kontaktu z działem, dla którego wykonuje opis stanowiska	* sporządzenie opisu tworzonego stanowiska dostarczenie Kierownikowi ds. Rekrutacji opisu istniejącego stanowiska
	9	* uzyskania informacji od pracownika ds. rekrutacji o wynikach testów psychometrycznych i językowych kandydatów kontaktu z aplikantami	* przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej ocenę doświadczenia i umiejętności kandydata, które mają odpowiadać stanowisku na które trwa nabór przekazania informacji o wyselekcjonowanych aplikantach kierownikowi działu do którego trwa nabór
Szkoleniowiec	13	* weryfikacji wiedzy nowych pracowników z zakresu BHP	* organizację szkolenia (szkolenie trwa 4h; na końcu odbywa się test sprawdzający wiedzę) wydanie zaświadczenia o przebyciu szkolenia

Diagram procesu

Nr zadania/ stanowisko	Kierownik ds Rekrutacji	Kierownik Działu Kadr	Kierownik Działu do którego trwa nabór	Prezes Zarządu	Pracownik ds Rekrutacji	Pracownik Działu Kadr	Szkoleniowiec	Kandydat
1	W		In			I
2	Wyt				W			I
3		In	W					I
4	W		I
5	Z				W
6	K				W			I
7	Wyt				W			I
8					W			I
9						W		I
10			W					I
11		W		Z
12				Z				W
13		In					W
14			W

Autor: Paulina Miłoś, Agnieszka Marzec