Centrum kosztów i jego kontrola

Koszt (wg. E.Burzym) jest definiowany jako niezbęde (społecznie i gospodarczo uzasadnione) zużycie środków rzeczowych oraz usług obcych, wyrażonych w cenach nabycia, a także niezbędne wykorzystanie pracy żywej, wyrażone w płacach, związanie z efektem użytecznym, powstałym w danym okresie na jakimkolwiek odcinku działalności przedsiębiorstwa?.

Centrum kosztów jest to miejsce powstawania kosztów, które jest niezmiernie ważne dla nowocześnie działających firm i gwarantuje im właściwe określenie zyskowności i dobre zaplanowanie budżetu. W centrum kosztów definiuje się symbole klasyfikacji kosztów, które wykorzystuje się przy planowaniu budżetu. Kryteria podziału kosztów powstają w zależności od celów, dla których koszty się oblicza, sumuje, prezentuje i komunikuje. Dzięki stosowaniu tego rodzaju klasyfikacji możemy w dokładniejszy sposób rozdzielać koszta i przychody na poszczególne działy w firmie, co daję nam możliwość wglądu w aktualny stan finansów firmy.

Odpowiedzialność centrum kosztów wyraża się w:

• podejmowaniu decyzji, które zapewnią wykonanie zadań rzeczowych i zgodności poniesionych kosztów kontrolowanych z budżetem,
• wyjaśnieniu powstałych odchyleń, nawet tych, które zostały spowodowanie czynnikami niezależnymi od centrum, i podjęciu odpowiednich działań korygujących (G. K. Świderska i in. 2010, s. 400)

Utworzone centrum kosztów powinno spełniać trzy warunki:

• umożliwiać wyrażenie rezultatu ośrodka w postaci miernika odzwierciedlającego powstanie kosztów w ośrodku,
• być jednoznacznie wyodrębnionym obszarem odpowiedzialności,
• ułatwiać sporządzanie dowodów księgowych. (M. Foremna-Pilarska 2013, s. 123-124)

TL;DR

Centrum kosztów jest miejscem, w którym powstają koszty w firmie. Dzięki temu można dokładnie kontrolować koszty i planować budżet. Centrum kosztów powinno spełniać określone warunki, a kryteria wyodrębniania centrów zależą od miejsca powstawania kosztów, wymogów techniczno-obrachunkowych, organizacji przestrzennej i funkcji przedsiębiorstwa. Istnieje wiele rodzajów kosztów, takich jak bezpośrednie/pośrednie, stałe/zmienne, decyzyjne/niedecyzyjne itp. Centrum kosztów ma swoje zalety, takie jak wzrost świadomości kosztowej, kontrola kosztów w całej firmie, możliwość doboru zasobów i dokładna kontrola zasobów. Jednak ma również wady, takie jak nadmierna koncentracja na kosztach, skłonność do wydatkowania środków na koniec okresu budżetowego. Proces kontroli kosztów składa się z ustalenia wartości wzorcowej, pomiaru wartości realnej, porównania rezultatów, ustalenia przyczyny odchyleń i działań modyfikujących. Ocena centrów kosztów opiera się na miernikach ilościowych i jakościowych.

Kryteria wyodrębniania centrum

Wyodrębnianie centrów odpowiedzialności za koszty w przedsiębiorstwie wymaga zastosowania podstawowych kryteriów, do których można zaliczyć:

• miejsce powstawania kosztów (MPK) - warunek ten pozwala przypisać koszty do miejsc, w których one powstają. W ten sposób można budżetować koszty z uwzględnieniem miejsc, w których są ponoszone. W budżetowaniu tym może uczestniczyć osoba, która odpowiedzialna jest za to centrum. Dzięki temu może ona później reagować na odchylenia rzeczywiście poniesionych kosztów od kosztów zaplanowanych,
• wymogi techniczno-obrachunkowe - kryterium to zależy od ilości produktów i złożoności procesu ich wytwarzania. Wyroby o mało skomplikowanym procesie produkcji, które tym samym generują jednolitą strukturę kosztów wymagają mniejszej liczby centrów niż produkty, których proces wytwarzania jest bardziej złożony, i których struktura kosztów jest zmienna. W ten sposób tworzy się konieczność zwiększenia liczby rozliczeń między ośrodkami,
• organizacja przestrzenna - bierze pod uwagę różnorodność kosztów, które są ponoszone w ramach produkcji w jednym pomieszczeniu,
• funkcje przedsiębiorstwa - wyłania i grupuje czynności, które wykonywane są w różnych funkcjach i obszarach przedsiębiorstwa tak, aby mogły one stworzyć jeden ośrodek odpowiedzialny za koszty (M. Sierpińska, B. Niedbała 2003, s. 140-141)

Rodzaje kosztów

• bezpośrednie/ pośrednie
• produkcji zakończonej/ produkcji w toku
• stałe/ zmienne/ semi-zmienne
• decyzyjne (różnicujące)/ niedecyzyjne (nieróżnicujące)
• przesądzone/ nieprzesądzone
• kontrolowane (zależne)/ niekontrolowane (niezależne)
• wg rodzaju: amortyzacja, materiały itp.
• działalności inwestycyjnej, eksploatacyjnej

Wady i zalety centrum kosztów

Do zalet centrum odpowiedzialności za koszty zaliczamy:

• wzrost świadomości kosztowej wśród menedżerów,
• szansę kontroli kosztów w całej organizacji ze względu na współzależność centrów,
• możliwość doboru zasobów zgodnie ze standardami przedsiębiorstwa,
• dokładną kontrolę zasobów, które są przydzielone do centrum,
• sposobność podziału informacji kosztowej według jasnego podziału,
• łatwy nadzór kierowniczy oraz możliwość przeprowadzenia kontroli budżetowej,
• ułatwienie decyzji o zmianie technologii.

Natomiast do wad możemy zaliczyć:

• nadmiernie kierowaną uwagę na kosztach względem przychodów czy wyniku finansowym organizacji,
• możliwość planowania kosztów z naddatkiem na komfortowym poziomie,
• skłonność do wydatkowania środków na koniec okresu budżetowego, po to, aby wykorzystać w go pełni,
• niejasne powiązania między budżetowaniem a systemem wynagradzania,
• obniżenie motywacji menedżera na skutek narzucenia przez niego kosztów niekontrolowanych.(W. Czakon 2011, s. 124-126)

Proces kontroli kosztów

Kontrola kosztów - to proces, który jest elementem sterowania ekonomicznego, mający na celu regulację wielkości ekonomicznych na podstawie wartości wzorcowych. Proces ten składa się z następujących elementów:

• ustalenie wartości wzorcowej

Można określić ją w oparciu o stan wiedzy dotyczący czynników procesów wytwarzania (koszty materiałów, robocizny i koszty ogólne) tzw. wielkości normatywne albo wzorcowe. Wartość tą ustala się w celu ustabilizowania kosztów w przedsiębiorstwie, aby były jak najbliższe kosztom wzorcowym.

• pomiar wartości realnej

Powstaje dzięki stosowaniu w przedsiębiorstwie systemu rachunkowości, który ma ściśle określone cechy. Szczegółowość tego systemu zależy od zarządzających i tego w jakim stopniu posługują się informacjami o kosztach. System ten daje nam możliwość wglądu w koszta produktów, usług, zleceń i pozycji kalkulacyjnych.

• porównanie rezultatu pomiarów z wartością wzorcową

Jest istotą kontroli kosztów. Występuje tylko wtedy gdy mamy wartość wzorcową. Możemy wtedy nasze realne pomiary przyrównywać, aby otrzymać zarys sytuacji panującej w przedsiębiorstwie.

• ustalenie przyczyny powstania odchyleń

Analizę tę przeprowadzamy po stwierdzeniu wystąpienia różnicy. Koncentrujemy się na odchyleniach dużych (pomijając mało istotne) i określamy które z czynników spowodowały te odchylenia. Analizę przeprowadzają najczęściej księgowi.

• działania modyfikujące

Dokonuje się je na podstawie wcześniej sporządzonej analizy. To zarządzający ustalają w jaki sposób zostanie wprowadzona modyfikacja np.poprzez stosowanie różnych systemów premiowania.

Ocena centrów kosztów

Podstawowym zadaniem ośrodka odpowiedzialność za koszty jest dotrzymanie budżetu kosztów. Powinno się w nim wyodrębniać koszty kontrolowanie i niekontrolowane. Koszty kontrolowane to takie, na których strukturę i wysokość mają wpływ decyzje centrum. Ich przeciwieństwem są koszty niekontrolowane przez ośrodek. Ujecie kosztów w budżecie w ten sposób wpływa na sposób oceny centrum, który skupia uwagę na podstawowych pozycjach kosztów kontrolowanych.

Wyróżniamy dwa rodzaje mierników oceny ośrodków kosztów:

• mierniki ilościowe,
• mierniki jakościowe.

Do mierników ilościowych możemy zaliczyć m.in. rotację zapasów produkcji w dniach, procentowe odchylenie planu od wykonania czy stopień wykonania planu sprzedaży. Mierniki te powinny wspomagać ocenę i system motywacyjny pracowników.

Mierniki jakościowe wspomagają ocenę wychodząca poza wartościowanie działań centrum procentowo, ilościowo lub wartościowo. Mogą odnosić się do oceny obszarów zewnętrznych i wewnętrznych ośrodka np. satysfakcja klientów czy pracowników (M. Foremna-Pilarska 2013, s. 128-129)

Centrum kosztów i jego kontrola — artykuły polecane

Controlling kosztów jakości — Procedura budżetowania — Rachunek kosztów działań — Gospodarka magazynowa — Rachunek kosztów standardowych — Gospodarowanie zapasami — Prognozowanie przychodów i kosztów — Marża brutto — Rachunkowość zarządcza

Bibliografia

• Czakon W. (2011), Planowanie i kontrola budżetowa w organizacjach, Wolters Kluwer, Warszawa
• Dobija M. (2002), Elementy rachunkowości zarządczej, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Dobija M. (2008), Rachunkowość zarządcza i controlling, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Sierpińska M., Niedbała B. (2003), Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Świderska G. (red.) (2017), Controlling kosztów i rachunkowość zarządcza, Difin, Warszawa
• Foremna-Pilarska M. (2013), Centra kosztów - organizacja struktury i procesów w controllingu, Zeszyty Naukowe Wydziału Nauk Ekonomicznych Politechniki Koszalińskiej nr 17

Autor: Monika Hałun, Monika Wójcik