Metody i techniki konsultowania

Konsultowanie jest kompetencją, która obejmuje: przekonywanie, prezentowanie solidnych argumentów, wsłuchanie się w punkt widzenia innych, negocjowanie oraz poszukiwanie rozwiązań. W istocie konsultowania chodzi o wymianę opinii na tematy związane z związanych z projektem. Opierając się na wzajemnym szacunku, metodycznym i uporządkowanym sposobie myślenia, analizie faktów i argumentów lub scenariuszy, osiąga się wspólnie akceptowane decyzje.(B. Dałkowski 2009, s. 116-117)

Konsultowanie pomaga wydobyć rozbieżność opinii. Jest bardzo przydatną kompetencją przy odgrywaniu ról w projekcie, daje także możliwość zmiany punktu widzenia, zrozumienie sytuacji związanych z różnymi dziedzinami oraz rozwiązanie spornych kwestii. Pozwala zaakceptować rozwiązania i wnioski opierające się na subiektywnym postrzeganiu i uprzedzeniach.(B. Dałkowski 2009, s. 116-117)

TL;DR

Konsultowanie to umiejętność przekonywania, słuchania innych i negocjowania w celu osiągnięcia wspólnie akceptowanych decyzji. Metody konsultacji społecznych to m.in. konsultacje eksperckie, powszechne i przedstawicielskie. Konsultacje eksperckie obejmują metody delficką, panel ekspertów i wieloczynnikową analizę wpływu. Konsultacje powszechne wykorzystują planowanie partycypacyjne, spotkania publiczne, spotkania internetowe i 21st Century Town Meeting. Konsultacje przedstawicielskie opierają się na grupie fokusowej, sondażu deliberatywnym i metodzie Charette.

Metody i techniki konsultacji

Konsultacje są jedną z form dialogu, które służą wysłuchaniu opinii różnych osób, poznaniu ich pomysłów i rozwiązań. Wyróżniamy między innymi konsultacje: technologiczne, lekarskie, społeczne, prawne. Skupimy się na konsultacjach społecznych, ponieważ ten typ jest najbliższy dziedzinie, jaką jest zarządzanie. Poniżej zostały zaprezentowane rodzaje konsultacji społecznych oraz metody i techniki ich prowadzenia (B. Dałkowski 2009, s. 116-117)

Konsultacje eksperckie - skierowane do wyselekcjonowanej grupy odbiorców. Eksperci z danej dziedziny powinni pochodzić z różnych środowisk (społecznych, instytucji publicznych, naukowych itp.) i posiadać wiedzę teoretyczną lub praktyczną z danego obszaru oraz być różnej płci, co także jest bardzo istotne. Ma to na celu wygenerowanie opinii reprezentowanej przez bezstronnych (lub niezależnych) ekspertów. Do metod konsultacji eksperckich można odnieść: metodę delficką, panel ekspertów oraz wieloczynnikową analizę wpływu.

• Metoda delficka jest metodą ankietową, opiera się ona na pytaniach zamkniętych, które wymagają odpowiedzi o znaczeniu liczbowym. Metoda odwołuje się do opinii ekspertów. Ankietę przeprowadza się kilkukrotnie i wyniki każdego etapu ankietowania opracowuje się statystycznie (J. Antoszkiewicz 1982, s. 169-170) Więcej informacji na temat danej metody można znaleźć na encyklopedii zarządzania pod hasłem Technika delficka
• "Panel ekspertów to spotkanie specjalistów pochodzących z różnych środowisk i instytucji. Spotkanie polega na prowadzenie merytorycznej dyskusji mającej na celu znalezienie optymalnego wariantu rozwiązania. Do tej metody można stosować rozmaite techniki warsztatowe Strona internetowa
• Wieloczynnikowa analiza wpływu polega na tworzeniu różnego rodzaju scenariuszy które określają prawdopodobieństwo wystąpienia możliwych zdarzeń lub zagrożeń".

Konsultacje powszechne - w danym typie konsultacji udział może wziąć każdy zainteresowany tematem. Metody które są stosowane w danym rodzaju konsultacji to: planowanie partycypacyjne, spotkania publiczne, spotkania internetowe oraz 21st Century Town Meeting (spotkania miejskie XXI wieku).

• Planowanie partycypacyjne to metoda, w której uczestnicy pracują na poszczególnych etapach indywidualnie w małych grupach
• Spotkanie publiczne to otwarte spotkania z wybraną tematyką, na której każdy chętny może zabrać głos, zadać pytanie lub zgłosić uwagę.
• Spotkania internetowe polega na uruchomieniu platformy internetowej, która pomaga zapoznać się z tematyką problemu, z możliwością jego rozwiązania oraz przedstawienie własnej opinii
• 21st Century Town Meeting to spotkania dla dużej ilości osób. Na takich spotkaniach są wykorzystywane nowsze technologie, takie jak telekonferencje, projektowanie na dużym ekranie itp. Interesariusze są różni i dyskutują w małych grupach organizowanych przez moderatorów. Moderatorzy, za pomocą specjalnej aplikacji mogą poddać dyskutowane kwestie pod głosowanie przez wszystkich uczestników spotkania.

Konsultacje przedstawicielskie - jest to reprezentatywna grupa osób która, występuje w imieniu grupy ludzi. Najczęściej stosowane metody: grupa fokusowa, sondaż deliberatywny oraz metoda Charette.

• Grupa fokusowa - narzędziem wykorzystującym prowadzoną przez facylitatora dyskusję w obrębie małej grupy mieszkańców (zazwyczaj od 6 do 12 osób). Przyjmuje zazwyczaj postać pojedynczych sesji, choć niekiedy spotkanie może się odbywać jednocześnie w kilku miejscach (w których pracują wydzielone podgrupy).
• Sondaż deliberatywny - to licencjonowana wieloetapowa metoda konsultacji społecznych, której celem jest poznanie rozkładu opinii przy zapewnieniu pełnego dostępu do informacji.
• Metoda Charette - wykorzystanie tej metody opiera się na zebraniu w jednym miejscu osób reprezentujących różne środowiska oraz będących specjalistami w różnych dziedzinach (np. prawnicy, architekci, urzędnicy, działacze społeczni) oraz zaproszeniu ich do wspólnej dyskusji prowadzonej przez moderatora. Liczba uczestników spotkań wchodzących w skład procesu może się wahać od 50 do nawet 1000 osób. Czas trwania obejmuje okres od kilku dni do kilku tygodni.

Metody i techniki konsultowania — artykuły polecane

Wywiad — Warsztat — Szkolenia zewnętrzne — Metody prowadzenia zebrań — Obserwacja — Planning poker — Jakościowe techniki oceny zagrożeń i szans — Metody heurystyczne — Diagram pokrewieństwa

Bibliografia

• Antoszkiewicz J. (1998), Metody heurystyczne. Twórcze rozwiązywanie problemów, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M. (red.) (2009), Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA® wersja 3.0, Stowarzyszenie Project Management Polska, Gdańsk

Autor: Jerzy Dereń