Zarządzanie zleceniami wg PMBOK

Zarządzanie zleceniami zawiera w sobie procesy potrzebne do zakupu produktów, usług lub rezultatów z zewnątrz zespołu projektowego. Organizacja może być w tym przypadku kupcem lub sprzedawcą danych rzeczy. W zarządzaniu zleceniami tworzone są procesy kontrolowania zmianą wymagane do utworzenia i administrowania kontraktami. Zakupy i oferty są przeprowadzane przez autoryzowanych członków zespołu. Jest to również kontrolowanie kontraktów przez zewnętrzną organizację (kupca), polegająca na sprawdzeniu, że otrzymywane produkty pochodzą z odpowiedniego źródła oraz administracja zobowiązaniami jest realizowana przez zespół projektowy zgodnie z umową.

Zarządzanie zleceniami w projekcie odnosi się do umów i kontraktów, które są prawnie zdefiniowanymi dokumentami pomiędzy kupcem a sprzedawcą. Reprezentują one wspólne porozumienie o dostarczeniu wymaganych produktów lub usług przez sprzedawcę oraz wypłaceniu stosownego wynagrodzenia przez kupującego. Zawierają w sobie warunki i zasady precyzujące dane zamówienie. Odpowiedzialnością zespołu projektowego jest upewnienie się, że wszystkie zlecenia są zgodne ze specyfikacją i polityką firmy. Główne zasady, którymi należy kierować się podczas przeprowadzania takich działań, są definiowane przez organizację.

W przypadku zaawansowanych i rozbudowanych zamówień, niektóre z działań związanych z przygotowaniem dokumentacji mogą zostać przerzucone na sprzedawcę. Są to takie rzeczy, jak odpowiednio dobrane słownictwo warunków i zasad zamówienia, rejestr zidentyfikowanych ryzyk, zarządzanie cyklem życia umowy. Jest to jeden ze sposobów rozmieszczenia odpowiedzialności za wystąpienie potencjalnych ryzyk. Gdy zlecenie jest zidentyfikowane jako projekt, to w takim przypadku obowiązują następujące warunki:

• Kupujący staje się klientem, przez co jest głównym interesariuszem dla sprzedawcy.
• Zespół projektowy sprzedawcy jest zaangażowany we wszystkie procesy zarządzania projektem.
• Warunki i zasady zawarte w kontrakcie stają się kluczowymi elementami w procesie zarządzania sprzedawcy. Mogą tam być zawarte między innymi: główne rezultaty, kamienie milowe lub też mogą się ograniczać do opinii zespołu projektowego i akceptacji przez klienta.

TL;DR

Zarządzanie zleceniami to procesy związane z zakupem produktów lub usług z zewnątrz zespołu projektowego. W tym procesie kontroluje się zmiany, tworzy i administruje kontrakty. Zespołowi projektowemu przypada odpowiedzialność za upewnienie się, że zlecenia są zgodne ze specyfikacją i polityką firmy. Planowanie zleceń obejmuje dokumentowanie decyzji, wybór metody i identyfikację potencjalnych dostawców. Wybór zleceń i dostawców polega na zbieraniu odpowiedzi od sprzedawców i podpisywaniu kontraktu z głównym dostawcą. Kontrolowanie zleceń to monitorowanie postępów pracy, wprowadzanie poprawek w kontrakcie i zarządzanie finansami. Zamknięcie zleceń to ostatni etap, który wymaga finalizacji roszczeń, aktualizacji dokumentacji i archiwizacji.

Zarządzanie zleceniami - Planowanie

To proces dokumentowania decyzji, wyboru metody, identyfikowania potencjalnych sprzedawców. Kluczowe korzyści płynące z tego procesu to pozyskanie informacji, czy ma to być dostawca zewnętrzny, co jest celem, w jaki sposób to osiągnąć, jak dużo materiału potrzeba oraz kiedy powinien być termin wykonania. Faza planowania pomaga określić jakie są potrzeby projektu, które powinny być zakupione z zewnątrz, a jakie mogą być osiągnięte przez zespół projektowy wewnątrz. Narzędzia i techniki wspomagające na tym etapie to:

• Analiza "Kupić czy zrobić" jest podstawową techniką używaną do sprawdzenia czy najbardziej efektywnym podejściem jest wykonanie pracy samodzielnie czy kupienie produktu z zewnątrz. Polega na zestawieniu wszystkich powiązanych kosztów, posiadanych zasobów i czasu w obu przypadkach.
• Ocena ekspercka jest używana do zestawienia wad i zalet danego rozwiązania. W przypadku zakupu, taka osoba może pomóc zidentyfikować i przygotować kryteria do rozpoznania propozycji napływających z zewnątrz. Może świadczyć pomoc prawną związaną w unikalnymi sprawami związanymi z zamówieniami, zasadami i warunkami. Ekspert może być użyty zarówno do spraw technicznych związanych z danym produktem czy usługą, jak i do aspektów zarządzania zamówieniami i powiązanymi procesami.
• Badanie rynku polega na sprawdzeniu środowiska i możliwości firm. Zespoły zajmujące się zleceniem mogą wykorzystać informacje zebrane na konferencjach, opiniach w sieci oraz z różnych dostępnych źródeł, aby zidentyfikować możliwości dostępne na rynku.
• Spotkania z dostawcą dostarczają szczegółowe informacje odnośnie zlecenia, sytuacji branżowej, dostępnych materiałów lub usług.

Wybór zleceń i dostawców

Jest procesem, w którym zbierane są odpowiedzi od sprzedawców, wybierany jest główny dostawca i podpisywany jest kontrakt. W tej części następuje porozumienie względem oczekiwań pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami. Pomocnymi narzędziami i technikami w tym procesie są:

• Konferencja z udziałem klienta oraz wszystkich dostawców spełniających wymagania związane z ofertą. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy mieli jasne i spójne zrozumienie wymagań oraz świadomość, że żaden z dostawców nie jest traktowany w specjalny sposób. Należy zapewnić przyjazne środowisko, wypowiadać się na forum publicznym bez ukrywania jakichkolwiek informacji.
• Ocena wniosku tyczy się zleceń bardziej złożonych, gdzie wybór opiera się na analizie dostarczonych informacji na zdefiniowane wcześniej kryteria.
• Niezależne szacowanie może dotyczyć zleceń na wiele obiektów. Może być wykonane przez organizację lub zlecone zewnętrznej firmie. Ocena dostawców może się opierać bazując na oszacowanych kosztach wykonania przez z każdą z uczestniczących organizacji.
• Ocena eksperta polega na analizie propozycji przez osobę doświadczoną, posiadającą odpowiednią wiedzę w danym temacie. Może opierać się na ekspertyzie z dziedziny kontraktów, prawa, finansów, księgowości, inżynierii, wyglądu, badań, rozwoju, sprzedaży czy produkcji.
• Analiza wartości dostarczonej przez dostawcę. Pomaga w oszacowaniu kosztów, czasu pracy, ogranicza ryzyka. Polega na badaniu historycznych prac, efektów, reakcji na ryzyka i finalnych efektów.

Kontrolowanie zleceń

Jest kolejnym procesie zarządzania, monitorowania, sprawdzania postępów pracy, wprowadzania poprawek w kontrakcie, jeśli są niezbędne. Dzięki temu etapowi zarówno sprzedawca, jak i kupujący, wykonuje swoją pracę na poziomie spełniającym wymagania zawarte w warunkach i zasadach zlecenia oraz w założeniach prawnych. Obydwie strony są zobowiązane zapewnić wszystkie niezbędne elementy do wypełnienia zobowiązania. Natura prawna relacji pomiędzy stronami sprawia, że zespoły projektowe są świadome konsekwencji w razie niedotrzymania założeń. Zarządzanie projektem powinno zawierać:

• kierowanie i zarządzanie projektem, aby umożliwić wykonanie pracy przez dostawcy w określonym czasie,
• kontrolowanie jakości, weryfikowanie produktu dostarczanego przez dostawcę,
• kontrolowanie zmian, aby były przeprowadzane w odpowiedni sposób, po uzyskaniu odpowiednich zgód i z poinformowaniem wszystkich interesariuszy,
• kontrolowanie ryzyk w celu ich ograniczania,

Dodatkowo, w tym procesie jest zawarty element zarządzania finansowego polegający na monitorowaniu płatności do dostawcy, przestrzeganiu terminów zdefiniowanych w kontrakcie, odebraniu prac zgodnie ze specyfikacją. Narzędziami wspomagającymi są:

• System kontroli zmian, dzięki któremu można wprowadzić modyfikacje w kontrakcie. Zawiera dokumentacje, systemy śledzące, procedury, poziomy akceptacji.
• Przegląd wydajności, polega na obserwacji, jak postępują prace w dostarczaniu produktu. Sprawdzanie jakości, kosztów i czasu w oparciu o założenia kontraktowe.
• Inspekcje i audyty przeprowadzane przez kupca, i wspierane przez sprzedawcę w celu weryfikacji czy praca dostawcy jest spójna z założeniami.

Zamknięcie zleceń

Jest ostatnim etapem w obszarze zarządzania zleceniami. Zaletą przeprowadzenia procesu zamknięcia jest zbiór dokumentacji i porozumień, które można wykorzystać w przyszłości. Wymaga on wykonania zada administracyjnych takich jak finalizowanie otwartych roszczeń, aktualizacje rezultatów w dokumentacji, archiwizowanie. Należy się upewnić, że wszystkie założenia kontraktowe zostały dotrzymane, produkt został dostarczony w wersji zgodnej ze specyfikacją, a wszystkie dodatkowe wymagania zostały wykonane lub oddalone.

Zarządzanie zleceniami wg PMBOK — artykuły polecane

Metodyka PMI — Procesy realizacji wg PMBOK — Procesy zamykania wg PMBOK — Zamykanie projektu — Procesy planowania wg PMBOK — RACI — Plan komunikacji w projekcie — Fazy projektu wg PRINCE2 — Cykl życia projektu

Bibliografia

• Mwikali R., Kavale S. (2012), Factors Affecting the Selection of Optimal Suppliers in Procurement Management, International Journal of Humanities and Social Science Nr 14
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Walker D., Rowlinson S. (2008), Procurement Systems A cross-industry perspective, Taylor & Francis, New York
• Westland J. (2007), The Project Management Life Cycle, Kogan Page, London

Autor: Robert Gryboś