Archiwum zakładowe

Archiwum zakładowe tworzone jest w państwowych jednostkach organizacyjnych, jednostkach samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne (P. Thiem 2016, s. 11) Może być komórką organizacyjną bądź samodzielnym stanowiskiem. W systemie tradycyjnym może posiadać filie. (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, s. 287)

Działalność archiwalna zajmuje się:

• gromadzeniem,
• ewidencjonowaniem,
• przechowywanie,
• opracowanie,
• zabezpieczenie,
• udostępnianie materiałów archiwalnych,
• prowadzenie działalności informacyjnej.

(Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, s. 27)

Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku, który zawiera datę, nazwę wnioskującego, wskazanie dokumentacji (będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie), informację o sposobie udostępnienia oraz imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie. Osoba korzystająca z dokumentacji archiwum ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji. Archiwista przed i po każdym udostępnieniu dokumentacji sprawdza jej stan. (Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 12)

TL;DR

Archiwum zakładowe to miejsce, gdzie gromadzi się, przechowuje i udostępnia dokumentację archiwalną. Materiały archiwalne obejmują różne rodzaje dokumentów i mają trwałą wartość informacyjną. Archiwista jest odpowiedzialny za działalność archiwum zakładowego i musi posiadać odpowiednie kwalifikacje. Raz w roku archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum.

Materiały archiwalne

Materiałami archiwalnymi zgodnie z art. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego, są to wszelkiego rodzaju:

• akta i dokumenty,
• korespondencja,
• dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna,
• mapy i plany,
• fotografie,
• filmy i mikrofilmy,
• nagrania dźwiękowe i wideofonowe,
• dokumenty elektorniczne
• inna dokumentacja

(Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

Materiały archiwalne podlegają wieczystemu przechowywaniu, ich wartość informacyjna ma charakter stosunkowo trwały a także nie wartość ta nie maleje z upływem czasu.(M. Konstankiewicz, A. Niewęgłowski 2016, s. 45)

Zakres działania archiwum zakładowego

"Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. przejmowanie dokumentacji:

• spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
• na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
• elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) lub systemów dziedzinowych,

1. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
2. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
3. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
5. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia spraw w komórce organizacyjnej,
6. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu,
8. przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do zasobu archiwum państwowego,
9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
10. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w postaci nieelektronicznej".

(Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 5-6)

Archiwista

Jest to pracownik, który odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego. Osoba, która chce pracować na tym stanowisku musi posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz przeszkolenie archiwalne albo wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną. Archiwista musi stale pogłębiać swoją wiedzę i kwalifikacje zawodowe. Każdorazowa zmiana pracownika archiwum odbywa się protokolarnie (Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 6-7)

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Raz w roku (do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym) archiwista ma obowiązek sporządzenia sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego i stanu jego dokumentacji. Następnie sprawozdanie przekazywane jest kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Powinno ono zawierać opis lokalu archiwum zakładowego oraz mieć podane ilości dokumentacji przejętej z innych jednostek, udostępnionej lub wypożyczonej, ilości materiałów archiwalnych, które zostały przekazane do archiwum państwowego oraz ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, s. 297)

Archiwum zakładowe — artykuły polecane

Administrator bezpieczeństwa informacji — Instrukcja archiwalna — Numer REGON — Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Proces administrowania systemami informatycznymi — Rejestr przedsiębiorców — Instrukcja kancelaryjna — Proces gospodarki komunalnej — Absolutorium

Bibliografia

• Konstankiewicz M., Niewęgłowski A. (2016), Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67
• Thiem P. (2016), Instrukcja archiwalna z komentarzem, ODDK, Gdańsk
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173

Autor: Katarzyna Pudo