Archiwizacja dokumentów księgowych

Dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych, należy przechowywać w siedzibie jednostki gospodarczej przez cały rok obrotowy, a następnie archiwizować.

Archiwizacja obejmuje:

• księgi rachunkowe wraz z dowodami,
• sprawozdania finansowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne.

TL;DR

Artykuł omawia zasady archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreśla się konieczność odpowiedniego przechowywania i zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób niepowołanych. Artykuł podaje również okres przechowywania różnych rodzajów dokumentów oraz wymogi ustawowe dotyczące ich archiwizacji.

Zasady archiwizowania dokumentów finansowo księgowych

• zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. jednorodność tematyczna).
• zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny).
• zasada przechowywania akt (w komórce organizacyjnej).
• zasada łatwego wyszukiwania dokumentów, widoczne i trwałe oznakowanie:
  • określenie nazwy ich rodzaju np. księgi rachunkowe,
  • określenie roku obrotowego,
  • opisanie numeracji (numer kolejny).
• zasada odpowiedzialności indywidualnej (każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy).

Podczas kontroli organów skarbowych jednostka kontrolowana powinna mieć swobodny dostęp do dokumentów księgowych, dlatego archiwizowanie dokumentów jest tak ważne. Dokumenty powinny mieć swój porządek chronologiczny oraz zostać ponumerowane zgodnie z księgą przychodów i rozchodów. Należy również zwrócić uwagę na zabezpieczenie dokumentów przed ewentualnym zniszczeniem lub zgubieniem. Księgi prowadzone w formie tradycyjnej, muszą mieć ustaloną metodę administracyjno-organizacyjną, która ułatwi przechowywanie oraz szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów. W tym celu powinna powstać instrukcja i zarządzenie opisujące procedury jakie należy wykorzystać dla ochrony danych w formie papierowej oraz regulujące odpowiedzialność pracowników. Dla prawidłowej archiwizacji danych, powinno zostać wyznaczone odpowiednie miejsce, które będzie chronione przed osobami niepowołanymi. Ustawa nie narzuca tego obowiązku tylko przedsiębiorcy, można go przenieść na biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość jednostki. Jednakże informacje o miejscu przetrzymywania dokumentów należy zgłosić odpowiedniemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów zewnętrznemu podmiotowi.

Obecnie popularne jest archiwizowanie danych na nośnikach komputerowych, gdyż większość firm korzysta z programów komputerowych lub innych aplikacji umożliwiających prowadzenie księgowości internetowej. W tym przypadku dokumenty księgowe powinny zostać przechowywane w odpowiednio stworzonych do tego folderach, a przedsiębiorstwa muszą szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo po przez:

• stosowanie nośników danych odpornych na zagrożenia mogą spowodować utratę informacji,
• zainwestowanie w środki ochrony uniemożliwiające dostęp osób trzecich do systemu informatycznemu oraz zbiorów danych,
• tworzenie kopii zapasowych w systematycznym odstępie czasowym,
• zakup programów umożliwiających ochronę komputerów,

Stosowanie wyżej wymienionych rozwiązań ma zagwarantować skuteczną ochronę danych księgowych przed nieupoważnionym dostępem, zniszczeniem zapisów, manipulowaniem danymi lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Jednakże ustawa o rachunkowości (art. 72 ust.2) nakazuje drukowanie zapisów na papierze, jeżeli system ochrony nie spełnia wymagań i nie chroni dostatecznie danych.

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Ze względu na okres archiwizacji dokumentacje księgową możemy podzielić na:

• dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały, czyli zatwierdzone sprawozdania finansowe - oznaczone symbolem A,
• dokumenty nie archiwalne przechowywane okresowo, czyli księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne - oznaczone symbolem B.

Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnych, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Długość okresu archiwizacji dokumentów księgowych wynosi:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - trwale przechowywane
• karty wynagrodzeń pracowników - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, jednak nie krócej niż 5 lat
• księgi rachunkowe - 5 lat
• dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
• dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji - 5 lat od roku w którym zostały zakończone
• plan kont-5 lat od upływu ważności
• dokumenty rękojmi i reklamacji - 1 rok po rozliczeniu
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5lat
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat

Okres przez jaki należy przechowywać dokumenty oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty księgowe dotyczą. Termin przechowywania dokumentów reguluje również ordynacja podatkowa, w myśl której przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty do momentu przedawnienia okresy podatkowego (zazwyczaj 5 lat).

Archiwizacja dokumentów księgowych — artykuły polecane

Dowód księgowy — Ewidencja środków trwałych — Polecenie księgowania — Pełna księgowość — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Nota księgowa — Polityka rachunkowości — Obieg dokumentów księgowych

Bibliografia

• Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Kiziukiewicz T. (2002), Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
• Micherda B. (2005), Podstawy rachunkowości. Aspekty teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Justyna Chruślicka, Katarzyna Bodurka

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.