Proces opracowania i realizacji budżetu: Różnice pomiędzy wersjami
m (→Diagram procesu: Podejście procesowe --> Zarządzanie procesami) |
m (Pozycjonowanie) |
||
(Nie pokazano 4 wersji utworzonych przez 2 użytkowników) | |||
Linia 1: | Linia 1: | ||
{{proces}} | {{proces}} | ||
==Cele procesu== | |||
== Cele procesu== | |||
# Tworzenie budżetów poszczególnych działów przedsiębiorstwa. | # Tworzenie budżetów poszczególnych działów przedsiębiorstwa. | ||
# [[Kontrola]] wykonania [[budżet]]u. | # [[Kontrola]] wykonania [[budżet]]u. | ||
# Korekcja powstałych odchyleń. | # Korekcja powstałych odchyleń. | ||
Linia 31: | Linia 12: | ||
3 Zwiększenie trafności szacowania budżetu o 5% w skali roku. | 3 Zwiększenie trafności szacowania budżetu o 5% w skali roku. | ||
== Charakterystyka procesu== | ==Charakterystyka procesu== | ||
[[Proces]] tworzenia budżetu jest procesem złożonym w którym występuje wielu uczestników od zarządu firmy poprzez dyrektorów poszczególnych działów, kończąc na [[kierownik]]ach. Proces ten polega na tworzeniu budżetów poszczególnych działów zgodnie z wytycznymi określonymi przez zarząd firmy, w celu z sumowania budżetów cząstkowych w budżet firmy. | [[Proces]] tworzenia budżetu jest procesem złożonym w którym występuje wielu uczestników od zarządu firmy poprzez dyrektorów poszczególnych działów, kończąc na [[kierownik]]ach. Proces ten polega na tworzeniu budżetów poszczególnych działów zgodnie z wytycznymi określonymi przez zarząd firmy, w celu z sumowania budżetów cząstkowych w budżet firmy. | ||
==Zasoby (dane wejściowe)== | ==Zasoby (dane wejściowe)== | ||
=== 1. Uczestnicy procesu === | ===1. Uczestnicy procesu=== | ||
'''Zarząd [[spółka|spółki]]''' | |||
W skład [[zarząd]]u wchodzi dwóch założycieli spółki. | W skład [[zarząd]]u wchodzi dwóch założycieli spółki. | ||
'''Główny [[księgowy]]''' | |||
[[wykształcenie]] wyższe, kierunek: finanse i rachunkowość. [[odporność]] na [[stres]], [[komunikatywność]], [[kreatywność]], bardzo dobra obsługa programów biurowych, zwłaszcza arkusza kalkulacyjnego oraz programu Symfonia, dobra znajomość j. angielskiego, min. 4 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, [[uprawnienia]] [[biegły rewident|biegłego rewidenta]]. | [[wykształcenie]] wyższe, kierunek: finanse i rachunkowość. [[odporność]] na [[stres]], [[komunikatywność]], [[kreatywność]], bardzo dobra obsługa programów biurowych, zwłaszcza arkusza kalkulacyjnego oraz programu Symfonia, dobra znajomość j. angielskiego, min. 4 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, [[uprawnienia]] [[biegły rewident|biegłego rewidenta]]. | ||
'''Dyrektorzy działów ''' | |||
wykształcenie wyższe, kierunek: adekwatny do poszczególnych działów, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów biurowych" dobra znajomość j. angielskiego, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku. | wykształcenie wyższe, kierunek: adekwatny do poszczególnych działów, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów biurowych" dobra znajomość j. angielskiego, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku. | ||
'''Pracownicy działu księgowości''' | |||
wykształcenie wyższe, kierunek: finanse i [[rachunkowość]]. odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów biurowych, zwłaszcza arkusza kalkulacyjnego oraz programu Symfonia, dobra znajomość j. angielskiego, mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku. | wykształcenie wyższe, kierunek: finanse i [[rachunkowość]]. odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów biurowych, zwłaszcza arkusza kalkulacyjnego oraz programu Symfonia, dobra znajomość j. angielskiego, mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku. | ||
'''Kierownicy niższego szczebla''' | |||
wykształcenie min średnie, odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, umiejętność obsługi komputera" mile widziane doświadczenie w pracy w dziale o podobnym charakterze. | wykształcenie min średnie, odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, umiejętność obsługi komputera" mile widziane doświadczenie w pracy w dziale o podobnym charakterze. | ||
=== 2. Zasoby materialne === | <google>n</google> | ||
===2. Zasoby materialne=== | |||
* [[Wyposażenie]] biura | * [[Wyposażenie]] biura | ||
* komputery | * komputery | ||
Linia 66: | Linia 48: | ||
* drukarka | * drukarka | ||
=== 3. Zasoby informacyjne=== | ===3. Zasoby informacyjne=== | ||
-[[bilans]] firmy z lat ubiegłych | -[[bilans]] firmy z lat ubiegłych | ||
* historyczne [[dane]] dotyczące wielkości sprzedaży oraz kosztów poszczególnych działów | * historyczne [[dane]] dotyczące wielkości sprzedaży oraz kosztów poszczególnych działów | ||
Linia 72: | Linia 54: | ||
* [[informacje]] ze strony kierowników niższego szczebla dotyczące zapotrzebowania na [[zasoby]] niezbędne do utrzymania ciągłości funkcjonowania poszczególnych komórek | * [[informacje]] ze strony kierowników niższego szczebla dotyczące zapotrzebowania na [[zasoby]] niezbędne do utrzymania ciągłości funkcjonowania poszczególnych komórek | ||
=== 4. Narzędzia, metody i techniki === | ===4. Narzędzia, metody i techniki=== | ||
* [[Pakiet]] biurowy Microsoft Office | * [[Pakiet]] biurowy Microsoft Office | ||
* Pakiet biurowy OpenOffice | * Pakiet biurowy OpenOffice | ||
* [[Program]] Symfonia | * [[Program]] Symfonia | ||
* Komputery | * Komputery | ||
* Telefony komórkowe | * Telefony komórkowe | ||
==Opis procesu== | ==Opis procesu== | ||
=== 1. Polityka budżetowa === | ===1. Polityka budżetowa=== | ||
Zarząd firmy określa strategie rozwoju firmy na podstawie której kreowana jest [[polityka]] budżetowa. Podstawowe jej założenia, do dnia 10.01 bieżącego roku, zarząd przedstawia dyrektorowi (działu produkcji, sprzedaży i marketingu, zaopatrzenia, dystrybucji), który spośród kierowników niższego szczebla wyznacza kierownika działu merytorycznego odpowiedzialnego za sporządzenie budżetu. | Zarząd firmy określa strategie rozwoju firmy na podstawie której kreowana jest [[polityka]] budżetowa. Podstawowe jej założenia, do dnia 10.01 bieżącego roku, zarząd przedstawia dyrektorowi (działu produkcji, sprzedaży i marketingu, zaopatrzenia, dystrybucji), który spośród kierowników niższego szczebla wyznacza kierownika działu merytorycznego odpowiedzialnego za sporządzenie budżetu. | ||
=== 2. Identyfikacja ograniczeń === | ===2. Identyfikacja ograniczeń=== | ||
Kierownik działu merytorycznego oddelegowany do tworzenia budżetów, opierając się na swoim doświadczeniu w pracy swego działu określa czynniki mogące wpłynąć w istotny sposób na zachwianie realizacji przyszłego planu budżetowego. W przypadku tego procesu kluczowymi zadaniami są: | Kierownik działu merytorycznego oddelegowany do tworzenia budżetów, opierając się na swoim doświadczeniu w pracy swego działu określa czynniki mogące wpłynąć w istotny sposób na zachwianie realizacji przyszłego planu budżetowego. W przypadku tego procesu kluczowymi zadaniami są: | ||
# 1 określenie [[popyt]]u | # 1 określenie [[popyt]]u | ||
# 2 określenie [[zdolności]] produkcyjnych | # 2 określenie [[zdolności]] produkcyjnych | ||
# 3 [[identyfikacja]] wąskich gardeł | # 3 [[identyfikacja]] wąskich gardeł | ||
Kierownik ma czas na ich opracowanie do 15.01 bieżącego roku. | Kierownik ma czas na ich opracowanie do 15.01 bieżącego roku. | ||
=== 3. Budżet przychodów === | ===3. Budżet przychodów=== | ||
# 1 [[Dyrektor]] działu sprzedaży sporządza budżet przychodów przy uwzględnieniu możliwości produkcyjnych i popytu na rynku. Opierając się na danych historycznych zweryfikowanych o przewidywania dotyczące zmiany rynku oraz zdolności produkcyjne firmy, kierownik działu merytorycznego w dziale sprzedaży określa prognozowaną wielkość sprzedaży. | # 1 [[Dyrektor]] działu sprzedaży sporządza budżet przychodów przy uwzględnieniu możliwości produkcyjnych i popytu na rynku. Opierając się na danych historycznych zweryfikowanych o przewidywania dotyczące zmiany rynku oraz zdolności produkcyjne firmy, kierownik działu merytorycznego w dziale sprzedaży określa prognozowaną wielkość sprzedaży. | ||
# 2 Dyrektor działu sprzedaży sporządza budżet przychodów na podstawie prognozowanej wielkość sprzedaży. | # 2 Dyrektor działu sprzedaży sporządza budżet przychodów na podstawie prognozowanej wielkość sprzedaży. | ||
Linia 97: | Linia 79: | ||
Dyrektor ma czas na jego opracowanie do 15.01 bieżącego roku. | Dyrektor ma czas na jego opracowanie do 15.01 bieżącego roku. | ||
=== 4. Budżet kosztów === | ===4. Budżet kosztów=== | ||
Kierownik działu merytorycznego sporządza wstępne budżety kosztów, zazwyczaj na podstawie danych historycznych, przy uwzględnieniu informacji z wewnątrz i zewnątrz firmy. Kierownik działu merytorycznego w poszczególnych jednostkach, na podstawie danych o planowanej wielkości produkcji i sprzedaży, oraz innych istotnych czynnikach sporządzają, do dnia 20.01 bieżącego roku, budżet kosztów swoich działów. | Kierownik działu merytorycznego sporządza wstępne budżety kosztów, zazwyczaj na podstawie danych historycznych, przy uwzględnieniu informacji z wewnątrz i zewnątrz firmy. Kierownik działu merytorycznego w poszczególnych jednostkach, na podstawie danych o planowanej wielkości produkcji i sprzedaży, oraz innych istotnych czynnikach sporządzają, do dnia 20.01 bieżącego roku, budżet kosztów swoich działów. | ||
=== 5. Scalanie budżetów === | ===5. Scalanie budżetów=== | ||
Negocjowanie z przełożonymi w procesie scalanie budżetów cząstkowych w budżety jednostek wyższego rzędu. | Negocjowanie z przełożonymi w procesie scalanie budżetów cząstkowych w budżety jednostek wyższego rzędu. | ||
# 1 Kierownik działu merytorycznego przedstawi swemu dyrektorowi sporządzony przez siebie budżet. | # 1 Kierownik działu merytorycznego przedstawi swemu dyrektorowi sporządzony przez siebie budżet. | ||
# 2Dyrektor zapoznaje się z jego treścią. | # 2Dyrektor zapoznaje się z jego treścią. | ||
# 2 Dyrektor dokonuje weryfikacji i racjonalizacji w celu uzyskania możliwie realistycznego planu budżetowego danej komórki. | # 2 Dyrektor dokonuje weryfikacji i racjonalizacji w celu uzyskania możliwie realistycznego planu budżetowego danej komórki. | ||
Linia 108: | Linia 90: | ||
Dyrektor konkretnej komórki ma [[obowiązek]] sporządzenia budżetu swojego działu do dnia 25.01. bieżącego roku. | Dyrektor konkretnej komórki ma [[obowiązek]] sporządzenia budżetu swojego działu do dnia 25.01. bieżącego roku. | ||
=== 6. Weryfikacja zgodności === | ===6. Weryfikacja zgodności=== | ||
Koordynowanie i weryfikacja budżetów w celu uniknięcia sprzeczności i dostosowania ich do warunków ograniczających. | Koordynowanie i weryfikacja budżetów w celu uniknięcia sprzeczności i dostosowania ich do warunków ograniczających. | ||
# 1 Dyrektorzy poszczególnych jednostek konsultują ze sobą budżety swych działów w celu uniknięcia sprzeczności. | # 1 Dyrektorzy poszczególnych jednostek konsultują ze sobą budżety swych działów w celu uniknięcia sprzeczności. | ||
# 2 Dyrektorzy przekazują wszystkie budżety do działu administracyjno - księgowego. | # 2 Dyrektorzy przekazują wszystkie budżety do działu administracyjno - księgowego. | ||
# 3 Kierownik merytoryczny działu administracyjno - księgowego sporządza przewidywany bilans, [[rachunek]] zysków i strat oraz przepływów pieniężnych. | # 3 Kierownik merytoryczny działu administracyjno - księgowego sporządza przewidywany bilans, [[rachunek]] zysków i strat oraz przepływów pieniężnych. | ||
=== 7. Zatwierdzenie === | ===7. Zatwierdzenie=== | ||
# 1 Dyrektor działu administracyjno - księgowego po dokładnym sprawdzeniu danych i obliczeń finalnie zatwierdza budżet firmy i przedkłada do podpisu zarządowi, do 30.01 bieżącego roku. | # 1 Dyrektor działu administracyjno - księgowego po dokładnym sprawdzeniu danych i obliczeń finalnie zatwierdza budżet firmy i przedkłada do podpisu zarządowi, do 30.01 bieżącego roku. | ||
# 2 Zarząd ma 3 dni na podpisanie budżetu bądź skierowanie go do poprawek. | # 2 Zarząd ma 3 dni na podpisanie budżetu bądź skierowanie go do poprawek. | ||
# 3 Po podpisaniu zarząd rozsyła budżety poszczególnych działów dyrektorom i zleca ich realizację. | # 3 Po podpisaniu zarząd rozsyła budżety poszczególnych działów dyrektorom i zleca ich realizację. | ||
=== 8. Identyfikacja i korekta odchyleń === | ===8. Identyfikacja i korekta odchyleń=== | ||
# 1 Dyrektor każdego działu na koniec każdego tygodnia dokonuje porównania stanu faktycznego realizacji budżetu z planem. | # 1 Dyrektor każdego działu na koniec każdego tygodnia dokonuje porównania stanu faktycznego realizacji budżetu z planem. | ||
# 2 W razie stwierdzenia odchyleń zobligowany jest do identyfikacji przyczyn, próbie ich zniwelowania. | # 2 W razie stwierdzenia odchyleń zobligowany jest do identyfikacji przyczyn, próbie ich zniwelowania. | ||
# 3 Raz w miesiącu dyrektorzy poszczególnych działów składają raport z wykonania budżetu do zarządu. | # 3 Raz w miesiącu dyrektorzy poszczególnych działów składają raport z wykonania budżetu do zarządu. | ||
Linia 133: | Linia 115: | ||
# 12 Po podpisaniu zarząd wysyła skorygowane budżety działów dyrektorom działów, w których zaszły zmiany i zleca ich realizację. | # 12 Po podpisaniu zarząd wysyła skorygowane budżety działów dyrektorom działów, w których zaszły zmiany i zleca ich realizację. | ||
== Wyjścia (dane wyjściowe)== | ==Wyjścia (dane wyjściowe)== | ||
'''Informacje''' | |||
* budżety cząstkowe poszczególnych centrów | * budżety cząstkowe poszczególnych centrów | ||
* określenie przewidywanych kosztów operacyjnych poszczególnych działów | * określenie przewidywanych kosztów operacyjnych poszczególnych działów | ||
* szacowana wielkość przychodów | * szacowana wielkość przychodów | ||
== Odpowiedzialność i uprawnienia== | ==Odpowiedzialność i uprawnienia== | ||
{| border=1 | {| border=1 | ||
| <center>'''Stanowisko'''</center> | | <center>'''Stanowisko'''</center> | ||
| | | '''[[Zadanie]] (numer)''' | ||
| | | '''Uprawniony do''' | ||
| | | '''Odpowiada za''' | ||
|- | |- | ||
| rowspan=3 | Członek zarządu | | rowspan=3 | Członek zarządu | ||
| 1 | | 1 | ||
| decydowania o strategii firmy | | decydowania o strategii firmy | ||
| tworzenie strategii rozwoju firmy- członkowie zarządu na walnym zgromadzeniu decydują o strategii firmy (wielkość produkcji, [[nakłady]] na [[marketing]], rynki zbytu). Do 10.01 bieżącego roku [[strategia]] przedstawiana jest dyrektorom poszczególnych działów | | tworzenie strategii rozwoju firmy - członkowie zarządu na walnym zgromadzeniu decydują o strategii firmy (wielkość produkcji, [[nakłady]] na [[marketing]], rynki zbytu). Do 10.01 bieżącego roku [[strategia]] przedstawiana jest dyrektorom poszczególnych działów | ||
|- | |- | ||
Linia 175: | Linia 156: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
Linia 200: | Linia 181: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
Linia 233: | Linia 214: | ||
| 4 | | 4 | ||
| Budżet kosztów | | Budżet kosztów | ||
| Kierownik działu merytorycznego w poszczególnych jednostkach, na podstawie danych o planowanej wielkości produkcji i sprzedaży, oraz innych istotnych czynnikach sporządzają, do dnia 20.01 bieżącego roku, budżet kosztów swoich działów. | | Kierownik działu merytorycznego w poszczególnych jednostkach, na podstawie danych o planowanej wielkości produkcji i sprzedaży, oraz innych istotnych czynnikach sporządzają, do dnia 20.01 bieżącego roku, budżet kosztów swoich działów. | ||
|- | |- | ||
Linia 247: | Linia 228: | ||
|} | |} | ||
==Diagram procesu== | ==Diagram procesu== | ||
{| border=1 | {| border=1 | ||
| Uczestnicy/zadania | | Uczestnicy/zadania | ||
| | | | ||
| 1 | | 1 | ||
| 2 | | 2 | ||
Linia 262: | Linia 242: | ||
|- | |- | ||
| Członek zarządu | | Członek zarządu | ||
| | | | ||
| Wyt. | | Wyt. | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| Z | | Z | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Dyrektor działu produkcji | | Dyrektor działu produkcji | ||
| | | | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| Z | | Z | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| K | | K | ||
|- | |- | ||
| Kierownik działu produkcji | | Kierownik działu produkcji | ||
| | | | ||
| | | | ||
| I | | I | ||
| | | | ||
| W | | W | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Dyrektor działu sprzedaży i marketingu | | Dyrektor działu sprzedaży i marketingu | ||
| | | | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| N | | N | ||
Linia 305: | Linia 285: | ||
| Z | | Z | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| K | | K | ||
|- | |- | ||
| Kierownik działu sprzedaży i marketingu | | Kierownik działu sprzedaży i marketingu | ||
| | | | ||
| | | | ||
| I | | I | ||
| W | | W | ||
| W | | W | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Dyrektor działu zaopatrzenia | | Dyrektor działu zaopatrzenia | ||
| | | | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| Z | | Z | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| K | | K | ||
|- | |- | ||
| Kierownik działu zaopatrzenia | | Kierownik działu zaopatrzenia | ||
| | | | ||
| | | | ||
| I | | I | ||
| | | | ||
| W | | W | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Dyrektor działu dystrybucji | | Dyrektor działu dystrybucji | ||
| | | | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| Z | | Z | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| K | | K | ||
Linia 360: | Linia 340: | ||
działu dystrybucji | działu dystrybucji | ||
| | | | ||
| | | | ||
| I | | I | ||
| | | | ||
| W | | W | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Główny Księgowy | | Główny Księgowy | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
|} | |} | ||
[[Kategoria: | [[Kategoria:Przykłady procesów]] | ||
{{a|Konrad Kulak, Michał Trojakowski}} | {{a|Konrad Kulak, Michał Trojakowski}} | ||
{{#metamaster:description|Opracuj i realizuj budżet efektywnie. Poznaj etapy i narzędzia, które pomogą w planowaniu finansów. Skutecznie zarządzaj budżetem.}} | {{#metamaster:description|Opracuj i realizuj budżet efektywnie. Poznaj etapy i narzędzia, które pomogą w planowaniu finansów. Skutecznie zarządzaj budżetem.}} |
Aktualna wersja na dzień 18:33, 18 lis 2023
To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.
|
Cele procesu
- Tworzenie budżetów poszczególnych działów przedsiębiorstwa.
- Kontrola wykonania budżetu.
- Korekcja powstałych odchyleń.
Cele ulepszenia procesu tworzenia budżetu
- Obniżenie kosztów operacyjnych poszczególnych działów o około 10% do 2010 roku.
2 Skrócenie czasu tworzenia budżetu o 12% do 2009 roku.
3 Zwiększenie trafności szacowania budżetu o 5% w skali roku.
Charakterystyka procesu
Proces tworzenia budżetu jest procesem złożonym w którym występuje wielu uczestników od zarządu firmy poprzez dyrektorów poszczególnych działów, kończąc na kierownikach. Proces ten polega na tworzeniu budżetów poszczególnych działów zgodnie z wytycznymi określonymi przez zarząd firmy, w celu z sumowania budżetów cząstkowych w budżet firmy.
Zasoby (dane wejściowe)
1. Uczestnicy procesu
Zarząd spółki
W skład zarządu wchodzi dwóch założycieli spółki.
Główny księgowy
wykształcenie wyższe, kierunek: finanse i rachunkowość. odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, bardzo dobra obsługa programów biurowych, zwłaszcza arkusza kalkulacyjnego oraz programu Symfonia, dobra znajomość j. angielskiego, min. 4 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, uprawnienia biegłego rewidenta.
Dyrektorzy działów
wykształcenie wyższe, kierunek: adekwatny do poszczególnych działów, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów biurowych" dobra znajomość j. angielskiego, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.
Pracownicy działu księgowości
wykształcenie wyższe, kierunek: finanse i rachunkowość. odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów biurowych, zwłaszcza arkusza kalkulacyjnego oraz programu Symfonia, dobra znajomość j. angielskiego, mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.
Kierownicy niższego szczebla
wykształcenie min średnie, odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, umiejętność obsługi komputera" mile widziane doświadczenie w pracy w dziale o podobnym charakterze.
2. Zasoby materialne
- Wyposażenie biura
- komputery
- telefony
- oprogramowanie biurowe
- fax
- drukarka
3. Zasoby informacyjne
-bilans firmy z lat ubiegłych
- historyczne dane dotyczące wielkości sprzedaży oraz kosztów poszczególnych działów
- prognozowana wielkość przychodów przedsiębiorstwa
- informacje ze strony kierowników niższego szczebla dotyczące zapotrzebowania na zasoby niezbędne do utrzymania ciągłości funkcjonowania poszczególnych komórek
4. Narzędzia, metody i techniki
- Pakiet biurowy Microsoft Office
- Pakiet biurowy OpenOffice
- Program Symfonia
- Komputery
- Telefony komórkowe
Opis procesu
1. Polityka budżetowa
Zarząd firmy określa strategie rozwoju firmy na podstawie której kreowana jest polityka budżetowa. Podstawowe jej założenia, do dnia 10.01 bieżącego roku, zarząd przedstawia dyrektorowi (działu produkcji, sprzedaży i marketingu, zaopatrzenia, dystrybucji), który spośród kierowników niższego szczebla wyznacza kierownika działu merytorycznego odpowiedzialnego za sporządzenie budżetu.
2. Identyfikacja ograniczeń
Kierownik działu merytorycznego oddelegowany do tworzenia budżetów, opierając się na swoim doświadczeniu w pracy swego działu określa czynniki mogące wpłynąć w istotny sposób na zachwianie realizacji przyszłego planu budżetowego. W przypadku tego procesu kluczowymi zadaniami są:
- 1 określenie popytu
- 2 określenie zdolności produkcyjnych
- 3 identyfikacja wąskich gardeł
Kierownik ma czas na ich opracowanie do 15.01 bieżącego roku.
3. Budżet przychodów
- 1 Dyrektor działu sprzedaży sporządza budżet przychodów przy uwzględnieniu możliwości produkcyjnych i popytu na rynku. Opierając się na danych historycznych zweryfikowanych o przewidywania dotyczące zmiany rynku oraz zdolności produkcyjne firmy, kierownik działu merytorycznego w dziale sprzedaży określa prognozowaną wielkość sprzedaży.
- 2 Dyrektor działu sprzedaży sporządza budżet przychodów na podstawie prognozowanej wielkość sprzedaży.
Dyrektor ma czas na jego opracowanie do 15.01 bieżącego roku.
4. Budżet kosztów
Kierownik działu merytorycznego sporządza wstępne budżety kosztów, zazwyczaj na podstawie danych historycznych, przy uwzględnieniu informacji z wewnątrz i zewnątrz firmy. Kierownik działu merytorycznego w poszczególnych jednostkach, na podstawie danych o planowanej wielkości produkcji i sprzedaży, oraz innych istotnych czynnikach sporządzają, do dnia 20.01 bieżącego roku, budżet kosztów swoich działów.
5. Scalanie budżetów
Negocjowanie z przełożonymi w procesie scalanie budżetów cząstkowych w budżety jednostek wyższego rzędu.
- 1 Kierownik działu merytorycznego przedstawi swemu dyrektorowi sporządzony przez siebie budżet.
- 2Dyrektor zapoznaje się z jego treścią.
- 2 Dyrektor dokonuje weryfikacji i racjonalizacji w celu uzyskania możliwie realistycznego planu budżetowego danej komórki.
Dyrektor konkretnej komórki ma obowiązek sporządzenia budżetu swojego działu do dnia 25.01. bieżącego roku.
6. Weryfikacja zgodności
Koordynowanie i weryfikacja budżetów w celu uniknięcia sprzeczności i dostosowania ich do warunków ograniczających.
- 1 Dyrektorzy poszczególnych jednostek konsultują ze sobą budżety swych działów w celu uniknięcia sprzeczności.
- 2 Dyrektorzy przekazują wszystkie budżety do działu administracyjno - księgowego.
- 3 Kierownik merytoryczny działu administracyjno - księgowego sporządza przewidywany bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływów pieniężnych.
7. Zatwierdzenie
- 1 Dyrektor działu administracyjno - księgowego po dokładnym sprawdzeniu danych i obliczeń finalnie zatwierdza budżet firmy i przedkłada do podpisu zarządowi, do 30.01 bieżącego roku.
- 2 Zarząd ma 3 dni na podpisanie budżetu bądź skierowanie go do poprawek.
- 3 Po podpisaniu zarząd rozsyła budżety poszczególnych działów dyrektorom i zleca ich realizację.
8. Identyfikacja i korekta odchyleń
- 1 Dyrektor każdego działu na koniec każdego tygodnia dokonuje porównania stanu faktycznego realizacji budżetu z planem.
- 2 W razie stwierdzenia odchyleń zobligowany jest do identyfikacji przyczyn, próbie ich zniwelowania.
- 3 Raz w miesiącu dyrektorzy poszczególnych działów składają raport z wykonania budżetu do zarządu.
- 4 W wypadku występowania odchyleń niemożliwych do skorygowania, dyrektorzy zobligowani są do zaproponowania rozwiązania optymalnego
- 5 Po akceptacji nowego rozwiązania przez zarząd, dyrektorzy działów przedstawiają nowy plan działania kierownikowi działu merytorycznego i zlecają mu sporządzenie skorygowanego budżetu działu.
- 6 Kierownik działu merytorycznego przedkłada skorygowany budżet działu dyrektorowi.
- 7 Dyrektor dokonuje weryfikacji i racjonalizacji w celu uzyskania możliwie realistycznego planu budżetowego danej komórki
- 8 Dyrektor przekazuje skorygowany budżet do działu administracyjno - księgowego.
- 9 Kierownik merytoryczny działu administracyjno - księgowego koryguje przewidywany bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływów pieniężnych zgodnie z nowymi danymi.
- 10 Dyrektor działu administracyjno - księgowego po dokładnym sprawdzeniu danych i obliczeń finalnie zatwierdza skorygowany budżet firmy i przedkłada do podpisu zarządowi.
- 11 Zarząd ma 3 dni na podpisanie skorygowanego budżetu bądź skierowanie go do dalszych poprawek.
- 12 Po podpisaniu zarząd wysyła skorygowane budżety działów dyrektorom działów, w których zaszły zmiany i zleca ich realizację.
Wyjścia (dane wyjściowe)
Informacje
- budżety cząstkowe poszczególnych centrów
- określenie przewidywanych kosztów operacyjnych poszczególnych działów
- szacowana wielkość przychodów
Odpowiedzialność i uprawnienia
Zadanie (numer) | Uprawniony do | Odpowiada za | |
Członek zarządu | 1 | decydowania o strategii firmy | tworzenie strategii rozwoju firmy - członkowie zarządu na walnym zgromadzeniu decydują o strategii firmy (wielkość produkcji, nakłady na marketing, rynki zbytu). Do 10.01 bieżącego roku strategia przedstawiana jest dyrektorom poszczególnych działów |
7 | ostatecznej weryfikacji planu budżetowego | przyjęcie budżetu bądź skierowanie go do poprawek. Zarząd ma na to 3 dni od daty skierowania budżetu do zatwierdzenia | |
7 | Realizacja budżetu | zarząd rozsyła budżety poszczególnych działów dyrektorom i zleca ich realizację | |
Dyrektorzy poszczególnych działów | 1 | Delegacja odpowiedzialnych za poszczególne zadania kierowników | -przedstawienie planowanego budżetu. Dyrektorzy działów spośród kierowników niższego szczebla wybierają odpowiedzialnych za poszczególne fazy budżetu dla swoich działów |
3 | Sporządzenie budżetu przychodów | Dyrektor działu sprzedaży sporządza budżet przychodów przy uwzględnieniu możliwości produkcyjnych i popytu na rynku. Czas opracowania określony jest na 15.01 bieżącego roku | |
5 | Zmiany budżetowe | Dyrektor zapoznaje się z treścią budżetu przedstawioną przez kierownika działu merytorycznego | |
5 | Korekta budżetu | Dyrektor dokonuje weryfikacji i racjonalizacji w celu uzyskania możliwie realistycznego planu budżetowego danej komórki | |
5 | Sporządzenie budżetu danej komórki | Dyrektor ma czas do 25.01 na finalne wprowadzenie poprawek oraz zatwierdzenie budżetu do realizacji. | |
6 | Weryfikacja zgodności | Dyrektorzy poszczególnych jednostek konsultują ze sobą budżety swych działów w celu uniknięcia sprzeczności | |
6 | Przekazanie budżetu | Dyrektorzy przekazują wszystkie budżety do działu administracyjno - księgowego | |
7 | Zatwierdzenie budżetu | Dyrektor działu administracyjno - księgowego po sprawdzeniu danych i obliczeń finalnie zatwierdza budżet firmy i przedkłada do podpisu zarządowi, do 30.01 bieżącego roku | |
7 | Identyfikacja odchyleń | Dyrektor każdego działu na koniec każdego tygodnia dokonuje porównania stanu faktycznego realizacji budżetu z planem | |
Kierownicy Poszczególnych działów | 2 | pozyskiwanie danych koniecznych do sporządzenia i koordynacji budżetu | Określenie czynników mogących wpłynąć w istotny sposób na zachwianie realizacji przyszłego planu budżetowego (popyt, zdolności produkcyjne, identyfikacja wąskich gardeł)-opierając się na doświadczeniach z przeszłości. Kierownicy mają czas do 15.01 bieżącego roku |
3 | Prognozowanie wielkości sprzedaży | Kierownik działu sprzedaży opierając się na danych historycznych zweryfikowanych o przewidywania dotyczące zmiany rynku oraz zdolności produkcyjne firmy określa prognozowaną wielkość sprzedaży | |
4 | Budżet kosztów | Kierownik działu merytorycznego w poszczególnych jednostkach, na podstawie danych o planowanej wielkości produkcji i sprzedaży, oraz innych istotnych czynnikach sporządzają, do dnia 20.01 bieżącego roku, budżet kosztów swoich działów. | |
5 | Sporządzenie budżetu | Kierownik działu merytorycznego przedstawi swemu dyrektorowi sporządzony przez siebie budżet | |
6 | Sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz CashFlow | Kierownik merytoryczny działu administracyjno - księgowego sporządza przewidywany bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływów pieniężnych |
Diagram procesu
Uczestnicy/zadania | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
Członek zarządu | Wyt. | Z | |||||||
Dyrektor działu produkcji | N | N | Z | W | K | ||||
Kierownik działu produkcji | I | W | W | ||||||
Dyrektor działu sprzedaży i marketingu | N | N | N | Z | W | K | |||
Kierownik działu sprzedaży i marketingu | I | W | W | W | |||||
Dyrektor działu zaopatrzenia | N | N | Z | W | K | ||||
Kierownik działu zaopatrzenia | I | W | W | ||||||
Dyrektor działu dystrybucji | N | N | Z | W | K | ||||
Kierownik
działu dystrybucji |
I | W | W | ||||||
Główny Księgowy | N | W |
Autor: Konrad Kulak, Michał Trojakowski