Plan zarządzania kosztami projektu

Plan zarządzania kosztami projektu
Polecane artykuły
Zarządzanie kosztami wg PMBOK Budżet projektu Proces nadzoru w projekcie Procedura budżetowania Proces controllingu finansowego Plany wg PRINCE2 Ewaluacja projektu PCM - Etap formułowania Plan projektu

Plan zarządzania kosztami projektu - opisuje sposób planowania, zarządzania, klasyfikowania i kontrolowania kosztów projektu przez cały jego cykl życia. Plan zarządzania kosztami projektu jest niezbędnym elementem i dokumentem wejścia przy: szacowaniu kosztów projektu, określeniu budżetu projektu, kontrolowaniu kosztów projektu. Jest wynikiem procesu planowania zarządzania kosztami (planowania zasobów). Jest to dokument, który określa format i standardy, za pomocą których koszty projektu są mierzone, zgłaszane i kontrolowane. Plan zarządzania kosztami projektu uwzględniający reguły postępowania w przypadku zmian lub odchyleń od założeń projektowych dotyczących kosztów. Do realizacji założeń planu zarządzania kosztami projektu konieczne jest dokonanie budżetowania, czyli przypisania konkretnym elementom pracy ich przewidywanych kosztów, w wyniku czego powstaje plan bazowy kosztów. Umożliwia to sprawdzanie stanu wykonania kosztów przez porównanie rzeczywistego ich poziomu z poziomem wyjściowym i reagowania zgodnie z planem zarządzania kosztami w razie istotnych różnic. Niezgodności z założeniami planowymi stwierdza kontrola kosztów, czyli ogólny nadzór zmian w budżecie. Umożliwia ona oszacowanie łącznego kosztu wykonania projektu oraz zastosowanie ewentualnych działań korygujących. Plan zarządzania kosztami projektu jest więc jednym z narzędzi zapewniających ukończenie projektu w ramach ustalonego budżetu.

TL;DR

Plan zarządzania kosztami projektu jest dokumentem opisującym sposób planowania, zarządzania i kontrolowania kosztów projektu. Jest wynikiem procesu planowania zarządzania kosztami i uwzględnia reguły postępowania w przypadku zmian lub odchyleń od założeń kosztowych. Plan zawiera cel planu zarządzania kosztami, koszty projektu i procedury kontroli. Jest niezbędnym narzędziem zapewniającym ukończenie projektu w ramach ustalonego budżetu.

Jak przygotować Plan zarządzania kosztami projektu

Punktem wyjściowym w tworzeniu planu zarządzania kosztami projektu jest zbiorcza analiza elementów wewnętrznych i zewnętrznych takich jak: plan zarządzania projektem (zawiera harmonogram bazowy, zakres projektu, struktury podziału pracy - WBS), karta projektu (zawiera zbiorczy budżet i wymagania ogólne projektu) oraz aktywa procesów organizacyjnych zawierają zasady i kryteria dostosowywania procesów organizacyjnych do konkretnych potrzeb projektu (procedury kontroli finansowej, informacje archiwalne, wytyczne budżetowania kosztów). Przy tworzeniu planu nie możemy pominąć zewnętrznych czynników środowiskowych takich jak: warunki rynkowe (ceny zasobów na rynku), informacje gospodarcze dla danego segmentu rynku, kursy walut, system informatyczny, kultura i struktura organizacyjna.

Plan zarządzania kosztami jest wynikiem spotkań i pracy zespołu projektowego i ekspertów, którzy poprzez metody analityczne wybierają źródła finansowania projektu takie jak: finansowanie ze środków własnych, finansowanie poprzez emisję akcji, finansowanie poprzez zaciągnięcie kredytów. Eksperci określają sposoby pozyskania zasobów takich jak: wytworzenie, nabycie, wypożyczenie, dzierżawa, leasing. Grupa projektowa zajmuje się także wyborem metod finansowych w ocenie decyzji dotyczących stopy zwrotu z inwestycji, okresu zwrotu, zdyskontowanych przepływów pieniężnych, wartość zaktualizowana netto (NPV), wewnętrzna stopa zwrotu.

Co zawiera Plan zarządzania projektem

Wynikiem pracy grupy ekspertów i grupy projektowej jest sporządzenia dokumentu planu zarządzania kosztami projektu. Plan zarządzania kosztami zazwyczaj podzielony jest na trzy zasadnicze części: cel planu zarządzania kosztami, koszty projektu i procedury kontroli. Poniżej zawarta jest szczegółowa charakterystyka każdej z części planu zarządzania kosztami.

1. Cel planu zarządzania kosztami:

• przedstawienie szacunków dotyczących kosztów i nakładów na projekt,
• określenie czynników, które będą miały tendencję do zwiększania kosztów lub nakładów,
• opisać procedury, które będą wdrożone w wypadku wzrostu kosztów lub nakładów.

2. Koszty projektu:

• zawiera główne koszty projektu z podziałem na pośrednie i bezpośrednie oraz w układzie rodzajowym,
• definiuje jednostki miary używane w pomiarach zasobów,
• identyfikuje potencjalne przyczyny wzrostu kosztów lub nakładów.

3. Procedury kontroli projektu podzielone na kategorie:

3.1. Identyfikacja problemów związanych z kosztami precyzuje:

• poziom precyzji - sposób w jaki zaokrąglać się będzie oszacowania kosztów,
• poziom dokładności - akceptowalny poziom realistycznych oszacowań kosztów,
• progi kontrolne (control thresholds) - progowe wartości odchyleń od planu,
• reguły pomiaru wykonania - stosowane w ramach analizy wartości wypracowanej.

3.2. Rozwiązanie problemów związanych z kosztami zawiera:

• uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych członków,
• formaty sprawozdawcze - forma i częstotliwość raportów dotyczących kosztów,
• związki z procedurami organizacyjnymi - odwołanie do struktury podziału pracy,
• sposoby podejmowania decyzji.

3.3 Plan postępowania w sytuacjach nieprzewidzianych wskazuje:

• przyczyny wzrostu kosztów lub opóźnienia w harmonogramie oraz oczekiwana łączna kwotę kosztów lub zasobów,
• odpowiedzialność za awaryjność planu zarządzania kosztami,
• procedurę aktualizacji planu zarządzania kosztami na wypadek wzrostu kosztów projektu.

Co się robi z Planem zarządzania projektem

Rys. 1 Zarządzanie kosztami w projekcie

Plan zarządzania kosztami projektu jest punktem wyjściowym i integralną częścią całego procesu zarządzania kosztami w projekcie co przedstawia załączony schemat. Plan zarządzania kosztami to podstawowy element każdego etapu zarządzania kosztami zaczynając od planowania i szacowania kosztów, przez budżetowanie a kończąc na kontroli kosztów.

Bibliografia

• Charette P. (red.) (2004). Zarządzanie projektem, MSAP, Kraków
• McGary R. Wysocki R. (2005). "Efektywne zarządzanie projektami" Helion, Gliwice
• Pawlak M. (2006). Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Smith P. (2016). Global Professional Standards for Project Cost Management, "Procedia - Social and Behavioral Sciences"
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Marlena Hajost