Centrum konferencyjne

Centrum konferencyjne
Polecane artykuły


Centrum konferencyjne powinno dawać możliwość integracji wszystkich uczestników szkolenia czy spotkania, skuteczną oraz szybką wymianę informacji dzięki wizualizacji projektów, prezentacji, materiałów szkoleniowych itd. Centrum jest wykorzystywane także do przeprowadzania rozmów handlowych, szkoleń, czy narad.

Wzrost znaczenia centrów konferencyjnych jako miejsc spotkań jest związany z gwałtownym wzrostem rynku dotyczącego stowarzyszeń obserwowanego od lat 60 Stowarzyszenia się rozrastały i stawały się międzynarodowe, potrzebowały więc większych powierzchni konferencyjnych, co spowodowało budowę centrów konferencyjnych na dużą skalę.

Okres rozwoju wielkich centrów konferencyjnych

W Ameryce i Europie 60-70 XX, W Azji 80-90 XX.

W Środkowej Europie 80-90 XX w. wiodące są Węgry i Czechy

Wyjątek stanowią Rosja, Indonezja, Brazylia, które nie posiadają centrów konferencyjnych.

Kryteria lokalizacji

Centra konferencyjne głównie są ulokowane w mieście Tam gdzie znajduje się większość infrastruktury niezbędnej na rynku podróży służbowych.

Na liście kryteriów, które brane są pod uwagę podczas wyboru miejsca położenia centrum konferencyjnego Murphy wymienia konieczne udogodnienia:

  • Centralne położenie i dostępność dobrej jakości hoteli oraz transport publiczny, co ma znaczenie w przypadku gości krajowych.
  • Bliskość dzielnic handlowych i rozrywkowych, preferuje się położenie w centrum lub dzielnicy biznesu
  • Dostępność parkingów na miejscu lub w pobliżu dla tych, którzy przyjeżdżają na konferencje samochodami
  • Bliskość terenów rekreacyjnych i atrakcyjnych miejsc, ponieważ uczestnicy konferencji będą chcieli dbać o kondycję, a miasta będą się starały zachęcić do zwiedzania swoich interesujących miejsc

Każde centrum konferencyjne łączy salę na posiedzenie plenarne i kilka sal na obrady i tereny wystawiennicze.

Struktura Centrum konferencyjnego

  • Hotel, Sale z kabinami do tłumaczeń, Małe Spa
  • Zlokalizowane w miejscach z dobrym dojazdem
  • Dawniej miejsce konferencji spełniały ośrodki naukowe, zwłaszcza uniwersytety, zdobywając fundusze na cele naukowe, teraz miejscami konferencji inne rodzaje infrastruktury używanej
  • Miejscami nietypowymi do obrad konferencyjnych są
  • Hotele w zamkach, Hotele w pałacach galerie sztuki, muzea,
  • Budynki o znaczeniu historycznym, teatry, kluby sportowe, statki morskie, parki tematyczne.
  • Największą atrakcją nietypowych miejsc jest więc to, że spotkania tam organizowane zapadają w pamięć i miejsca te oferują dodatkowe rozrywki.
  • Ważna rolę w centrum konferencyjnym odgrywają uzdrowisko np. Acapulco, Bermudy. W Polsce jest Zakopane, Krynica.

Nie bez powodu centra konferencyjne, uderzają architekturą, olbrzymimi rozmiarami i często znakomitą lokalizacją, są w wielu językach europejskich nazwane " pałacami"

W oczach uczestników spotkań i mieszkańców danego miasta znaczenie dla wizerunku centrów mają nie tylko wspaniałe, a często wręcz imponujące fasady, lecz także ogromne powierzchnie, które oferują co odróżnia je od innych miejsc, gdzie organizowane są konferencje, Podstawową zaletą centrów konferencyjnych jest to, że dysponują, dużą powierzchnią konieczną w przypadku wielkich spotkań, jak doroczne zjazdy międzynarodowych stowarzyszeń, na których liczba uczestników może dochodzić do kilkuset. Miejsca takie dysponują nowoczesnym wyposażeniem, sprzętem audiowizualnym, kabinami do tłumaczeń i szeregiem pomieszczeń, które mogą być używane jako sale konferencyjne, sale na mniejsze spotkania lub do celów cateringowych.

W Europie znaczna większość centrów specjalnie wybudowanych do celów konferencyjnych należy do miast, budowa niektórych była współfinansowana ze środków państwowych, federalnych lub unijnych. Wiąże się to jednak z zależnością centrów konferencyjnych od publicznych pieniędzy. Zależność ta uzasadniona od innych aspektów które mają miasta:

  • bodziec do odnowy gorszych obszarów centrów miast, przyciągniecie prywatnych inwestycji w hotele, restauracje i inne obiekty komercyjne
  • wzmocnienie wizerunku i prestiżu miasta jako wiodącego centrum kulturalnego i komercyjnego
  • wsparcie roli miasta jako centrum biznesowego, handlowego, technologicznego, naukowego
  • podkreślenie niezależności i dojrzałości kraju jako miejsca spotkań wielu narodów

Wyposażenie centrum konferencyjnego

Podstawowym wyposażeniem każdego centrum konferencyjnego powinny być:

  • krzesła oraz stoły,
  • niezbędne jest też nagłośnienie,
  • projektory oraz sprzęt komputerowy
  • ekrany do projektorów
  • zasłony na oknach aby móc zaciemnić pomieszczenie, aby światło słoneczne wpadające zza okna nie utrudniało odczytywania materiałów, które są wyświetlane na ekranie do projektorów,
  • szybki internet ogólnodostępny,
  • tablice elektroniczne
  • tablice nieelektroniczne,
  • flipcharty,
  • możliwy dostęp do filmów szkoleniowych (Doniec A. 2011, s. 92)

Funkcje

Istotnym jest fakt, że centra konferencyjne oprócz spotkań spełniają funkcję centrów rozrywkowych, rekreacyjnych i kulturalnych, zaspokajających potrzeby mieszkańców i przyjezdnych. Centra konferencyjne oprócz spełniania funkcji sal konferencyjnych, wystawowych i /lub bankietowych dają się zaadaptować na koncerty i przedstawienia teatralne

Wybór miejsca centrum konferencyjnego nieraz wiąże się z nadzieją wzbogacenia i przyciągnięciem rynku spotkań.

Nowoczesne centrum kongresowe w Chinach

DICC czyli największe centrum konferencyjne w Chinach zostało oddane do użytku w 2012r. Położone jest nieopodal portu w Dalian - miasta portowego. Centrum kongresowe jest połączeniem opery, przestrzeni wystawowych, teatru, a także centrum konferencyjne dla aż 6000 osób. Centrum zbudowane jest z geometrycznie ukształtowanej bryły, co wynika z wielu środowiskowych czynników, a nie jest tylko fantazją projektantów. (Pawlak J. 2014, s. 14)

Bibliografia

Autor: Joanna Poparda