Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny
Polecane artykuły
Dokumentowanie systemu zarządzania Dokumentacja organizacyjna System jakości w gminie Biuro projektu Jednostka organizacyjna Wykres blokowy Zależności funkcjonalne Struktura funkcjonalna Opis stanowiska pracy

Regulamin organizacyjny - dokument zawierający opis struktury przedsiębiorstwa, podział zadań i zakres czynności na każdym stanowisku oraz podstawowe zasady, normy i wzorce współdziałania w organizacji, wynikające z misji, wizji i kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Zawarte w nim reguły postępowania stanowią umowę pomiędzy wszystkimi członkami organizacji, której muszą przestrzegać. Zapoznanie się z regulaminem organizacyjnym jest szczególnie ważne dla nowych pracowników, ponieważ w sposób jednoznaczny i kompleksowy opisuje sposób funkcjonowania organizacji. Ze względu na zakres merytoryczny regulamin organizacyjny jest ściśle związany z planem funkcji lub też zawiera w sobie ten plan (J. Marciniak 2016, s. 56-57).

Stworzenie takiego regulaminu nie jest obowiązkowe - jedynie na pewne grupy przepisy nakładają obowiązek tworzenia takiej dokumentacji. Jednak ze względu na liczne zalety posiadania regulaminu organizacyjnego jest to wskazane, zwłaszcza w większych organizacjach. Jedną z grup zobligowanych do posiadania regulaminu oraz statutu są jednostki budżetowe sektora publicznego, np. gminy (Z. Dolewka 2013, s. 3). Regulamin organizacyjny może być również opracowany dla zespołu projektowego. Taki regulamin staje się później częścią dokumentacji systemu zarządzania projektem (A. Stabryła 2008, s. 74-75, 109-110).

Regulamin organizacyjny w przedsiębiorstwie pełni przede wszystkim funkcję informacyjną i organizacyjną. Zawierając schemat organizacyjny, strukturę zadań, opis uprawnień i zakres decyzji spisanych w jednym dokumencie łatwo zaznajomić się ze sposobem funkcjonowania organizacji. Jest to szczególnie ważne dla nowych pracowników oraz kadry kierowniczej. Drugą równie ważną funkcją jest porządkowanie i strukturyzowanie procesów odbywających się w organizacji, które pomaga w poprawnej ich realizacji oraz ich kontroli. Uświadomienie sobie zarówno struktury stanowisk i zadań, jak i misji, wizji i kultury organizacyjnej staje się podstawą do usprawniania działań oraz innowacji w funkcjonowaniu organizacji. Jeden z modeli zarządzania innowacjami opiera się właśnie o istniejący w przedsiębiorstwie regulamin organizacyjny (M. Ćwiklicki 2015, s. 3).

Zalety posiadania regulaminu organizacyjnego

Ze względu na kompleksowość treści regulaminu organizacyjnego można wymienić liczne korzyści wynikające z jego posiadania, między innymi:

• zapewnienie prawidłowej organizacji pracy
• usprawnienie funkcjonowania organów i jednostek
• opisanie odpowiedniego przepływu dokumentów w organizacji
• usprawnienie podejmowanych decyzji
• delegowanie zadań do właściwych komórek
• przekazywanie odpowiedzialności w sposób właściwy
• uporządkowanie celów firmy
• ustrukturyzowanie zależności organizacyjnych
• podział zadań i odpowiedzialności
• zapewnienie ładu i porządku
• zmniejszenie poczucia niepewności
• budowanie zaufania w organizacji
• umacnianie poczucia sprawiedliwości oceniania oraz podziału zadań
• umożliwienie ustalenia wpływu poszczególnych stanowisk na realizację procesów
• ustalenie zakresu odpowiedzialności
• zebranie informacji
• usprawnienie procesów oraz działań
• wspieranie we wdrożeniu nowych pracowników

Elementy regulaminu organizacyjnego

Regulamin organizacyjny jest wewnętrznym dokumentem przedsiębiorstwa, więc każdy może się między sobą różnić zawartością oraz układem. Jednakże najczęściej regulamin taki zawiera następujące wyodrębnione części:

1. dane dotyczące firmy: nazwę, adres siedziby, spis wszystkich oddziałów wraz z danymi kontaktowymi,
2. opis struktury organizacyjnej: wyszczególnienie działów oraz stanowisk, najlepiej w formie graficznej
3. opis organizacji pracy: zasady i cele funkcjonowania poszczególnych działów oraz stanowisk, zakres działań, uprawnień, obowiązków oraz decyzji
4. przepisy końcowe: wraz z datą sporządzenia dokumentacji oraz sposobem zapoznania z nią członków organizacji

W niedużej organizacji z regulaminem zawierającym opis wszystkich stanowisk powinni się zapoznać wszyscy członkowie. Natomiast w organizacji o bardziej rozbudowanej strukturze nie jest to konieczne, dlatego regulamin organizacyjny powinien zawierać tylko uproszczony opis działów, stanowisk i ich zadań (J. Marciniak 2016, s. 58)

Regulamin organizacyjny w jednostkach samorządowych

Posiadanie regulaminu organizacyjnego jest obowiązkowe w jednostkach samorządu terytorialnego. W takich organizacjach dokument ten pełni również rolę informacyjną i porządkującą. Budowa regulaminu organizacyjnego urzędu nie różni się znacznie od innych regulaminów, a więc powinna zawierać:

1. tryb pracy urzędu
2. opis struktury organiazcyjnej,
3. zarys obszaru zadaniowego poszczególnych działów,
4. przegląd zadań na danym stanowisku
5. procedury wydawania decyzji.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego regulamin organizacyjny jest bardzo ważnym dokumentem, wprowadzającym hierarchizację i podział obowiązków oraz opisującym wzorcowy przebieg procesów i formalną drogę komunikacji. Istota posiadania regulaminu organizacyjnego w urzędach jest związana ze złożonością realizowanych procesów i niejednokrotnie koniecznością współpracy pomiędzy różnymi działami i stanowiskami, z powodu wielokierunkowej obsługi klienta (E.Weber 2012, s. 2).

Bibliografia

• Bugdol M. (2006). Wartości organizacyjne, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków
• Ćwiklicki M. (2015). Klasyfikacja modeli zarządzania innowacjami Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 4
• Dolewka Z. (2013) Zarządzanie w jednostkach organizacyjnych gminy Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, nr 168
• Marciniak J., Marciniak jw. (2016). Optymalizacja zatrudnienia, wynagrodzeń i struktur organizacyjnych, Wolters Kluwer, Warszawa
• Stabryła A. (2008). Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, WN PWN, Warszawa
• Weber E. (2012). Nowoczesne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi w samorządzie Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria Organizacja i Zarządzanie z. 63a

Autor: Anna Tracz