Organizacja spotkania negocjacyjnego

Organizacja spotkania negocjacyjnego wiąże się z kilkoma problemami, które należy rozwikłać, aby same negocjacje odbywały się w jak najmniej stresującej atmosferze. Przygotowanie takiego spotkania zależy przede wszystkim od charakteru negocjacji.

Za najważniejszą rzecz uznaje się wybór i przygotowanie pomieszczenia, w którym będą toczyły się rozmowy. Powszechnie uznaje się, iż najlepiej dobrane miejsce to takie, w którym my czujemy się wygodnie, a strona przeciwna nie. Jednak najodpowiedniejszym rozwiązaniem jest wybór miejsca, w którym obie strony czują się komfortowo. Ważny jest również układ miejsc przy stole, najlepiej okrągłym lub też z jednej strony stołu, naprzeciwko pomocy takich jak tabele i wykresy. Na stole oprócz wody mineralnej, nie powinny znajdować się niepotrzebne przedmioty takie jak kwiaty czy nawet termosy i filiżanki. Na te rzeczy powinno być wyznaczone inne miejsce, gdzie w trakcie przerwy uczestnicy negocjacji mogą się udać na poczęstunek i kawę.

Ponadto bardzo dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie oddzielnego pomieszczenia, w którym negocjatorzy mogą skorzystać z telefonu czy internetu lub mieć czas na naradę.

Poza samym miejscem negocjacji, organizatorzy spotkania powinni zadbać o odpowiednie zakwaterowanie gości w hotelu i zaplanować czas wolny po dniu spędzonym w sali konferencyjnej.

Logistyka spotkania negocjacyjnego

Pierwszym krokiem przy organizacji spotkania negocjacyjnego jest ustalenie dogodnej daty i godziny, które uwzględniają preferencje i dostępność wszystkich uczestników. Ważne jest, aby znaleźć termin, w którym wszyscy mogą wziąć udział i skoncentrować się na negocjacjach. W tym celu należy skonsultować się z wszystkimi stronami i znaleźć najodpowiedniejszy termin.

Po ustaleniu daty i godziny spotkania, należy zaprosić wszystkich uczestników. W zaproszeniu powinien znaleźć się cel spotkania oraz oczekiwana obecność. Ważne jest, aby każdy uczestnik był poinformowany o tym, czego można się spodziewać podczas negocjacji i jakie są cele spotkania. Zaproszenie powinno być wysłane na tyle wcześnie, aby wszyscy mieli czas na zaplanowanie swojej obecności.

Kolejnym krokiem jest ustalenie agendy spotkania, czyli szczegółowego planu przebiegu negocjacji. Agenda powinna uwzględniać tematy do omówienia oraz czas przeznaczony na każdy z nich. Jest to istotne, aby zapewnić strukturalny przebieg spotkania i skoncentrować się na najważniejszych kwestiach. Agenda powinna być dostępna dla wszystkich uczestników przed spotkaniem, aby mogli się odpowiednio przygotować.

Przed spotkaniem negocjacyjnym ważne jest przygotowanie dokumentacji i materiałów, które będą potrzebne podczas negocjacji. Mogą to być prezentacje, raporty, umowy, dane statystyczne czy inne istotne informacje. Każdy uczestnik spotkania powinien mieć dostęp do tych materiałów, aby móc się na nie odwoływać i podejmować informowane decyzje. Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji i materiałów jest kluczowe dla efektywnych negocjacji.

Ostatnim elementem logistyki spotkania negocjacyjnego jest zapewnienie odpowiednich technicznych udogodnień. W zależności od potrzeb i wymagań spotkania, może to obejmować projektor, ekran, nagłośnienie, flipchart, dostęp do internetu i inne narzędzia. Ważne jest, aby wszystkie niezbędne urządzenia były sprawne i gotowe do użycia. Dobre przygotowanie techniczne pozwoli na sprawną komunikację i prezentację podczas negocjacji.

Organizacja spotkania negocjacyjnego — artykuły polecane

Techniki negocjacyjne — Strategia BATNA — Osiąganie porozumienia — Fazy negocjacji — Testowanie partnera negocjacyjnego — Turystyka piesza — Planowanie negocjacji — Prawo Parkinsona — Wymagania dla witryn internetowych

Bibliografia

• Brdulek H., Brdulek J. (red.) (2000), Negocjacje handlowe, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Donaldson M., Donaldson M. (1999), Negocjacje, Wydawnictwo RM, Warszawa
• Kozina A. (2015), Organizowanie przestrzeni negocjacyjnej, ZN WSEI w Krakowie, nr 11
• Nęcki Z. (2003), Negocjacje w biznesie, Antykwa, Kraków

Autor: Renata Litewka