Ogólne zasady prowadzenia ksiąg

Księgi rachunkowe są zbiorem dekretów księgowych i obrotów sald lub innymi słowy: to zbiory danych utrwalone przy pomocy zapisów komputera lub na trwałych nośnikach, które służą do przechowywania informacji o stanach zasobów majątkowych i procesach gospodarczych. Przedstawiają zdarzenia w sposób systematyczny i chronologiczny. W obecnych czasach do prowadzenia ksiąg wykorzystuje się programy finansowo-księgowe (ręczna ewidencja występuje rzadko). Zgodnie z ustawą podmiot gospodarczy może prowadzić księgi rachunkowe samodzielnie lub powierzyć ich prowadzenie podmiotowi świadczącemu usługi w tym zakresie. Większość przedsiębiorców korzysta z usług świadczonych przez biura rachunkowe, które wyręczają ich z prowadzenia ewidencji. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim w siedzibie podmiotu gospodarczego i wyrażone są w walucie polskiej. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku jest głównym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Innymi aktami prawnymi regulującymi te zasady są MSR - Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (Nita B., Koczar J., Kostrzyk-Siekierska K. 2017, s. 46), (Brzeska A. 2013, s. 100)

TL;DR

Księgi rachunkowe to zbiory danych służące do przechowywania informacji o zasobach majątkowych i procesach gospodarczych. Mogą być prowadzone samodzielnie lub przez biuro rachunkowe. Księgi rachunkowe dzielą się na dziennik, księgę główną, księgę pomocniczą, inwentarz i zestawienie obrotów i sald. Prowadzenie ksiąg powinno być rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące. Zapisy w księgach powinny być pełne i trwałe. Błędy można poprawiać poprzez skreślenie i zastąpienie tekstu lub przez storno.

Prekursorzy zasad prowadzenia ksiąg

Benedetto Cotrugli w 1458 roku jako pierwszy opisał zasady prowadzenia ksiąg w swoim dziele zatytułowanym O handlu i kupcu doskonałym. Książka Cotrugliego została opublikowana dopiero w 1573 roku, dlatego też za pierwszego autora podręcznika rachunkowości uważa się Luca Pacioliego. Jego praca pod tytułem Zasady arytmetyki, geometrii, proporcji i proporcjonalności ukazała się w druku w 1494 roku. Znajduje się w niej między innymi Traktat o księgowości podwójnej. Podstawą pracy Pacioliego była obserwacja systemu księgowości stosowanego w Wenecji (Banaszkiewicz A. 2013, s. 25)

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe otwiera się:

• na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
• na początek każdego następnego roku obrotowego,
• na dzień zmiany formy prawnej, z zastrzeżeniem ust. 3,
• na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego

W ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń. (Ustawa o rachunkowości art. 12 pkt1.)

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego oraz na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości. Zamknięcie ksiąg polega na uniemożliwieniu dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Ostateczne zamkniecie ksiąg podmiotu, który kontynuuje działalność powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (B. Kołaczyk 1996, s. 63), (Nita B., Koczar J., Kostrzyk-Siekierska K. 2017, s. 54)

Podział ksiąg

Podział ksiąg rachunkowych:

• Dziennik,
• Księga Główna,
• Księga pomocnicza,
• Inwentarz,
• Zestawienie obrotów i sald.

Dziennik jest jednym z elementów tworzących księgi rachunkowe. Służy on do ujmowania operacji gospodarczych w sposób chronologiczny, dlatego dane w nim zawarte powinny być ponumerowane, a sumy obrotów liczone metodą ciągłą. Dokonanie takiego zapisu ma za zadanie jednoznaczne przypisanie go do zatwierdzonych dowodów księgowych (Nowak E. i in. 2016, s. 63)

Księga główna zawiera informacje o charakterze syntetycznym ujęte w sposób systematyczny i chronologiczny. W tych księgach zdarzenia rejestrowane są zgodnie z zasadą podwójnego zapisu tj. dekretacja zdarzeń gospodarczych odbywa się na co najmniej dwóch kontach po przeciwnych stronach.

Księga pomocnicza stanowi dopełnienie księgi głównej, a także jej uszczegółowienie. Składa się z kont analitycznych i jest prowadzona w szczególności dla: środków trwałych, odpisów amortyzacyjnych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, pracowników, operacji dotyczących zakupu, sprzedaży i gotówkowych oraz kosztów i innych składników aktywów.

Inwentarz tj. wykaz aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją. Obowiązek sporządzania mają podmioty gospodarcze, które do tej pory nie prowadziły ksiąg rachunkowych na zasadach określonych w ustawie.

Zestawienie obrotów i sald przedstawia zestawienie obrotów i sald zarówno kont analitycznych jak i syntetycznych (szczegółowych).

Zasady prowadzenia ksiąg

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

• rzetelnie,
• bezbłędnie,
• sprawdzalnie,
• bieżąco (Ustawa o rachunkowości Art. 24 pkt.1)

Rzetelność to znaczy, że księgi przedstawiają stan odpowiadający wymaganiom, zgodny z prawdą tj. stan rzeczywisty.

Bezbłędność jest zapewniona jeśli dane zawarte w księgach są ujęte w sposób poprawny, co w rozumieniu prawa bilansowego oznacza, iż wszystkie dokumenty przyporządkowane do danego okresu wprowadzono kompletnie i bez błędów.

Sprawdzalność ksiąg rachunkowych jest zagwarantowana, gdy istnieje możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów sald, identyfikacji dowodów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

Bieżąco co oznacza, że ujmują one zapisy w dniu dokonaniu operacji gotówkowych, czekowych, i wekslowych, bez opóźnień i w sposób niedopuszczający do powstania zaległości. Dostarczane z nich informacje pozwalają na sporządzanie innych wymaganych sprawozdań w określonym terminie. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych są sporządzane za poszczególne okresy (Kaczurak M. 2011, s. 299-300)

Ustawa o rachunkowości przewiduje szereg wymogów ogólnych dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych m.in. powinny być one:

• trwale oznaczone nazwą jednostki,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego,
• przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Dokumentacja księgowa jest niezbędna w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych występujących w danym podmiocie. Podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Mogą to być dowody księgowe źródłowe potwierdzające dokonanie transakcji bądź sporządzane przez dany podmiot dowody księgowe.

Dowody księgowe

Dowód księgowy jest to dokument, który potwierdza dokonanie określonej operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu (nazwa dowodu) i kolejny numer,
• datę i miejsce wystawienia,
• nazwę i adres jednostki, dla której dokument został wystawiony,
• opis dokonanej operacji gospodarczej,
• wielkość operacji w mierniku wartościowym i ewentualnie ilościowym,
• podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie i udokumentowanie operacji (R. Dudzic 2001, s. 86)

Podział dowodów księgowych:

• ze względu na jednostkę wystawiającą i przeznaczenie dowodu:
• zewnętrzne obce,
• zewnętrzne własne,
• wewnętrzne.
• sporządzane przez jednostkę:
• zbiorcze,
• korygujące,
• zastępcze,
• rozliczeniowe.(K. Czubakowska, K. Winiarska 2004, s. 43-44)

Zapisy księgowe

Zapis w księgach rachunkowych powinien być pełny tzn. nie wskazane jest pozostawianie wolnych miejsc, a także powinien być trwały tzn. żeby nie uległ zniszczeniu np.: wymazaniu.

Zapis księgowy powinien zawierać:

• datę dokonania operacji gospodarczej,
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego oraz jego datę,
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
• kwotę i datę zapisu,
• oznaczenie kont, których dotyczy (Ustawa o rachunkowości Art. 23 pkt.2)

Poprawa błędów w księgach rachunkowych

Dopuszczalne jest skreślenie nieprawidłowej treści i zastąpienie jej poprawnym tekstem jednakże owe skreślenie nie może całkowicie zakreślać błędnego zapisu, powinna to być pojedyncza linia aby możliwe było przeczytanie wcześniejszego błędnego zapisu. Następnie należy podpisać się pod dokonaną poprawką i umieścić datę. Drugim sposobem poprawiana błędów księgowych jest storno. Stosuje się tą technikę w przypadku pojawienia się błędów po zamknięciu miesiąca. Polega na wprowadzaniu dodatkowego zapisu przy użyciu liczb dodatnich i ujemnych.

Dwa rodzaje storna:

• storno czarne - polega na wykorzystaniu liczb dodatnich, dokonując zapisu po przeciwnej stronie konta w stosunku do zapisu błędnego. Wadą tej metody jest sztuczne zawyżenie obrotów na kontach objętych stornowaniem o kwoty zapisów błędnych i stornujących. Nie zaleca się jej stosowania w przypadku kont kosztów i kont przychodów, gdzie obroty nie powinny być zniekształcone.
• strono czerwone - stosuje się zapis ujemny, co oznacza dokonanie zapisu korygującego po tej samej stronie kont, na których wystąpił błędny zapis.Powoduje to anulowanie błędnego zapisu, a saldo końcowe oraz obroty konta pozostają w faktycznej wysokości (K. Czubakowska, K. Winiarska 2004, s. 37),(Baran W. i in. 2014, s. 243-245)

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — artykuły polecane

Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Bilans otwarcia — Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Dekret księgowy — Konto księgowe — Polecenie księgowania — Dowód księgowy — Księgowanie — Pełna księgowość — Dematerializacja akcji

Bibliografia

• Banaszkiewicz A. (2013), Techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu
• Baran W. (red.) (2014), Podstawy rachunkowości. Sprawozdanie finansowe. Zasady. Etyka, Difin, Warszawa
• Brzeska A. (2013), Podatkowa księga przychodów i rozchodów jako źródło informacji dla mikroprzedsiębiorstw, Studia ekonomiczne regionu łódzkiego, nr X
• Czubakowska K., Winiarska K. (2004), Rachunkowość fundacji, stowarzyszeń i innych jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej, PWE, Warszawa
• Dudzic R. (2001), Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Wydawnictwo Wszechnicy Podatkowej, Kraków
• Kaczurak-Kozak M. (2011), Zasady (polityka) rachunkowości i prowadzenie ksiąg rachunkowych w samorządowych jednostkach budżetowych, PWSZ IPiA, tom VII
• Kołaczyk Z. (1996), Rachunkowość finansowa, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań
• Nita B., Koczar J., Kostrzyk-Siekierska K. (2017), Organizacja rachunkowości podmiotów gospodarczych, Difin, Warszawa
• Nowak E. (red.) (2016), Rachunkowość. Zasady i metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Iwona Bonarska, Elżbieta Burda