Prowadzenie ksiąg rachunkowych

"Księgi rachunkowe - obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą (K. Trzypioła 2016, s. 270):

• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• inwentarz,
• zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych".

TL;DR

Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Składniki księgi rachunkowej to dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, inwentarz i zestawienie obrotów i sald. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w walucie polskiej i języku polskim. Otwarcie księgi następuje w określonych sytuacjach, a zamknięcie w innych. Księgi można prowadzić przy użyciu komputera, pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Zapisy w księgach powinny być sumienne, sprawdzalne, prawidłowe i aktualne. Korekty zapisów można dokonywać poprzez skreślenie błędnej danej lub wprowadzenie nowego dowodu korygującego.

Charakterystyka składników księgi rachunkowej

Dziennik - W danym okresie sprawozdawczym zawiera kolejno uporządkowany zapis zdarzeń. Oznacza to, że zapisy w dzienniku są numerowane chronologicznie. Zawieramy w nim zestawienia obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. Sumy zapisów w dzienniku liczone są w sposób nieprzerwany. Zapisy zawarte w dzienniku muszą posiadać potwierdzenie w postaci sprawdzonych i zaakceptowanych dowodów księgowych.

Księga główna - zawiera zapisywane regularnie zdarzenia, w kolejności chronologicznej, na kontach księgi głównej księgujemy zdarzenia, które zostały zarejestrowane wcześniej lub równocześnie. Zapisy prowadzone są zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Księgi pomocnicze - prowadzi się je dla środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, operacji sprzedaży, operacji zakupu, operacji gotówkowych, kosztów i istotnych dla firmy aktywów.

Konta ksiąg pomocniczych obejmują zapisy, które są uzupełnieniem dla zapisów dokonanych na kontach księgi głównej. Są prowadzone jako odrębny system ksiąg, kartotek czy zapisów komputerowych i muszą zgadać się z zapisami w księdze głównej.

Inwentarz - jest to zestawienie aktywów i pasywów, które potwierdzamy poprzez inwentaryzację. Inwentaryzację przygotowuje konkretna jednostka, która wcześniej nie prowadziła ksiąg rachunkowych. W skład inwentarza wchodzą dodatkowe opisy poszczególnych pozycji bilansu otwarcia lub ich odpowiedniki. W pozostałych jednostkach funkcję inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald, opracowane na dzień zamknięcia ksiąg.

Zestawienie obrotów i strat - jest opracowywane na podstawie zapisów zarejestrowanych na kontach księgi głównej i sporządza się je na koniec każdego okresu sprawozdawczego.

Zestawienie obrotów i sald zawiera:

• symbole kont lub ich nazwy,
• salda kont oraz ich sumę na dzień otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych,
• łączną kwotę sald oraz ich obroty za cały okres sprawozdawczy i progresywnie od początku roku obrotowego.

Obroty tego zestawienia muszą zgadać się z obrotami dziennika (K. Trzypioła 2016, s. 271-276)

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe powinny być:

• prowadzone w walucie polskiej oraz w języku polskim, jest to równoznaczne z tym, że dane wszystkich operacji w innych walutach czy językach muszą zostać przetłumaczone na język polski oraz przeliczone na złotówki przed wprowadzeniem do ksiąg,
• prowadzone prawidłowo, wszystkie dokumenty, które wprowadzamy w danym miesiącu powinny być kompletne i poprawne,
• prowadzone weryfikowalnie, tzn. tak aby istniała możliwość odnalezienia dokumentów i ustalenia czy wprowadzone dane są poprawne,
• prowadzone aktualnie, czyli tak by informacje w nich zawarte pozwalały, na przyszykowanie w terminie sprawozdania finansowego.

Otwarcie księgi rachunkowej

Otwarcie księgi następuje w dniu:

• rozpoczęcia działalności gospodarczej (dzień pierwszego zdarzenia, które wywołuje skutki o charakterze finansowym lub majątkowym),
• rozpoczęcia nowego roku obrotowego,
• zmiany formy prawnej,
• wpisania do rejestru jednostki, która powstała w wyniku połączenia się lub podzielenia jednostki,
• rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.

Nie później niż 15 dni od zaistnienia którejkolwiek z wymienionych przyczyn.

Zamknięcie księgi rachunkowej

Zamknięcie następuje wówczas, gdy:

• kończy się rok obrotowy,
• następuje zakończenie działalności jednostki, jej likwidacja lub postawienie w stan upadłości,
• zmieniana jest forma prawna jednostki,
• jednostka zostaje przejęta, podzielona lub połączona,
• na inny dzień bilansowy określony przez przepisy.

W ciągu 3 miesięcy od zaistnienia zdarzenia. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych nie ma możliwości zmiany zapisów w nich dokonanych.

Prowadzenie ksiąg przy użycia komputera

Jest możliwe prowadzenie ksiąg przy użyciu komputera, zapisy księgowe prowadzone za pomocą komputera otrzymują automatycznie nadany numer pozycji, pod którą zostały wprowadzone oraz zawierają dane osoby wprowadzającej. Istnieją dwa rodzaje takich zapisów:

• stworzone przy pomocy programu księgowego, na podstawie wprowadzonych wcześniej danych,
• wprowadzone do ksiąg automatycznie poprzez pobranie danych zawartych na nośnikach pamięci lub przesłanych automatycznie.

Przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera, spełnione muszą być następujące warunki (Ustawa o rachunkowości art. 20 ust. 5.):

• mają one stale czytelną postać, która zgadza się z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• istnieje możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz odnalezienie osoby, która odpowiada za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura umożliwia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz całkowitości i jednakowości zapisów,
• dane pierwotne są właściwie chronione w miejscu ich powstania, w taki sposób, który zapewnia im niezmienność, przez cały okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zapisy w księgach

Zapis księgowy jest to sposób przedstawienia dowodu w księgach rachunkowych. Zapis w księgach musi być prowadzony sumiennie, sprawdzalnie, prawidłowo oraz aktualnie. Osoba, która prowadzi zapis musi posiadać numer identyfikacyjny, który zostaje zapisany w księgach wraz z jej podpisem.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku art. 21 ust. 1., zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Korekta zapisu w księgach

W dowodach księgowych nie wolno nic wymazać, muszą być one zgodne z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Poprawy można dokonać jedynie poprzez skreślenie błędnej danej (tak aby pozostała ona czytelna) i napisanie nad nią danej poprawnej, wraz z podpisem i datą, takiej zmiany można dokonać tylko zanim zamknięty zostanie miesiąc.

Innym sposobem jej wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nowego dowodu korygującego, który zawiera sprostowanie błędu.

Przy użyciu komputera błędy można poprawiać przy użyciu storna.

Storno jest to sposób poprawiania błędu bez użycia skreśleń, wyróżniamy dwa rodzaje storna:

• Storno czarne, jest to korekta zapisami dodatnimi, która polega na zapisie retuszującym zapis błędny na tych samych kontach ale po przeciwnych stronach.
• Storno czerwone, jest to korekta zapisami ujemnymi, która polega na wprowadzeniu zapisu poprawiającego na tej samej stronie.

(I. Olchowicz 2016, s. 76, E. Walińska 2016, s. 249)

Prowadzenie ksiąg rachunkowych — artykuły polecane

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Dekret księgowy — Polecenie księgowania — Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Bilans otwarcia — Dowód księgowy — Nota księgowa — Wyciąg bankowy — Konto księgowe

Bibliografia

• Brzeska A. (2013), Podatkowa księga przychodów i rozchodów jako przydatne źródło informacji dla mikroprzedsiębiorstw, Studia ekonomiczne regionu łódzkiego, nr X
• Fliegner W. (2013), Procesowy model ewidencji księgowej, Studia Oeconomica Posnaniensia, vol. 1, nr 8
• Kaczurak-Kozak M. (2011), Zasady (polityka) rachunkowości i prowadzenie ksiąg rachunkowych w samorządowych jednostkach budżetowych, PWSZ IPiA, tom VII
• Kulicki J., Krawczyk A., Sokół P. (1998), Leksykon podatkowy, PWE, Warszawa
• Olchowicz I. (2016), Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian, INFOR, Warszawa
• Ostapiuk A. (2003), Ustawa o rachunkowości, Lubelskie Wydawnictwa Prawnicze, Lublin
• Trzypioła K. (2016), Rachunkowość 2016, komentarz do zmian ustawy, Dziennik gazeta prawna, Warszawa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Walińska E. (2016), Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Ewa Ignacak, Małgorzata Niesułowska