Formalizacja
| Formalizacja |
|---|
| Polecane artykuły |
Formalizacja jest podstawowym narzędziem projektowanie struktury. Formalizacja oznacza nadawanie komunikacji formy pisemnej (Glinka B., Hensel P., Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.) 2016, s. 307). Formalizacja definiowana jest jako proces utrwalenia struktury organizacyjnej za pomocą określenia wzorców zachowań ludzi w organizacji przy wykorzystaniu przepisów, norm, zasad, ról i reguł, które razem składają się na dokumentację organizacyjną, w tym przede wszystkim:
- statut przedsiębiorstwa
- regulamin organizacyjny
- schemat struktury organizacyjnej
- charakterystyka stanowisk pracy (ramy zadań)
- instrukcje obiegu dokumentów
- procedury
- wytyczne (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 271, 273).
Formalizacja oznacza proces, w którym cele i strukturę organizacji ugruntowuje się w organizacyjnych przepisach, budując wzorce postępowań i zależności, oraz procedury działania i funkcjonowania (Piotrowski W., Organizacja jako maszyna, w: Latusek-Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.) 2018, s. 96). Formalizacja to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Formalizując strukturę tworzymy szereg przepisów, które określają:
- misję i cele systemu
- zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych
- podstawowe zależności organizacyjne
- zakresy uprawnień i odpowiedzialności
- wzorce działań (dotyczące istotnych procesów i procedur)
W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:
- schemat organizacyjny
- regulamin
- opis stanowiska pracy
- zakres czynności
- instrukcja organizacyjna
- zarządzenia
- polecenia służbowe
- okólnik, itp.
TL;DR
Formalizacja to proces nadawania strukturze organizacji formy pisemnej poprzez ustalenie wzorców zachowań, reguł i procedur. Celem formalizacji jest wprowadzenie ładu i porządku, zapewnienie zgodności współdziałania, osiągnięcie pewności wyników i minimalizacja napięć w organizacji. Proces formalizacji składa się z trzech etapów: zalegalizowanie organizacji, opracowanie dokumentacji i ciągłe doskonalenie. Stopień formalizacji może być mierzony liczbą przepisów, stopniem szczegółowości i rygorystyczności. Czynniki wpływające na stopień formalizacji to otoczenie, technologia, wielkość organizacji, zwartość terytorialna, kwalifikacje personelu i postawa personelu. Formalizacja eliminuje spontaniczność i nieprzewidywalność, jednak może prowadzić do usztywnienia organizacji.
Cele formalizacji
Można wyróżnić następujące cele formalizacji:
- wprowadzenie ładu i porządku wewnętrznego za pomocą usystematyzowanego podziału zadań, praw i odpowiedzialności między członków organizacji aby zlikwidować spory kompetencyjne i nie ominąć kluczowych zadań
- zagwarantowanie oczekiwanego poziomu zgodności współdziałania danych elementów organizacji za pomocą stosownych instrumentów koordynacji,
- osiągniecie oczekiwanego poziomu pewności wyniku i sposobu funkcjonowania danych elementów organizacji za pomocą określenia i wprowadzenia zweryfikowanych procedur działania
- minimalizacja poziomu napięć między członkami organizacji, które mogą powstać w przypadku braku precyzyjnie przedstawionych ram kompetencji i zasad postępowania w organizacji
- minimalizacja poczucia niepewności w kwestii miejsca i zadań człowieka w organizacji, które może pojawić się, gdy nie ma ukazanych ram i sposobów działania
- umożliwienie określenia i wycenienia wielkości oddziaływania danych członków organizacji na jej działanie za pomocą opracowania procedur determinujących ocenę rezultatów i wkładu pracy danych uczestników organizacji (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).
Uzyskanie wyróżnionych celów formalizacji wiąże się z niezbędnością ponoszenia stosownych kosztów, na przykład: nakładów na opracowywanie przepisów formalnych, kosztów wymuszenia ich respektowania, kosztów związanych ze zmniejszoną motywacją personelu z powodu wpływu znacznej liczby formalnych przepisów, oraz z obniżeniem elastyczności organizacji z powodu nadmiernej formalizacji (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).
Etapy
Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:
- zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny
- opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych
- ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)
Pomiar
Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:
- przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli podatności na zamiany,
- niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności organizacji
Stopień formalizacji systemu może być mierzony:
- liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)
- stopniem szczegółowości tych przepisów
- stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s. 273)
Do głównych czynników wpływających na stopień formalizacji należy zaliczyć:
- otoczenie - im bardziej skomplikowane i niestabilne otoczenie, tym większa niezbędność elastyczności i mniejsze upodobanie do formalizacji
- technologia - im mniej rutynowa technologia, podlegająca zmianom w zależności od zmiany zadań, tym mniejsze upodobanie do formalizacji
- wielkość organizacji - wraz ze wzrostem organizacji rośnie konieczność formalizacji
- zwartość terytorialna - wraz ze zwiększeniem rozproszenia terytorialnego rośnie upodobanie do formalizacji
- poziom kwalifikacji personelu - im niższe kwalifikacje personelu, tym większe upodobanie do formalizacji,
- postawa personelu - wraz ze wzrostem zaangażowania i aktywności personelu spada skłonność do formalizacji (Zakrzewska-Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2017, s. 273).
Formalizacja zapobiega spontaniczności i nieprzewidywalności działań organizacyjnych. Fundamentem formalizacji jest władza organizacyjna. Formalizacja optymalizuje zarządzanie zdejmując z zarządzających niezbędność indywidualnych ingerencji. Należy opracować przepisy, przekazać je podległym pracownikom i egzekwować ich realizację. W rezultacie formalizacji organizacja upodabnia się do maszyny (działa przewidywalnie, powtarzalnie i rytmicznie). Formalizacja determinuje usztywnienie organizacji, spowalnia reakcję na wewnętrzne i zewnętrzne zdarzenia (A. K. Koźmiński, D. Jemielniak, D. Latusek-Jurczak 2014, s. 51, 52).
Bibliografia
- Glinka B., Hensel P.(2016), Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.), Nowe kierunki w organizacji i zarządzaniu: organizacje, konteksty, procesy zarządzania, Wydawnictwo: Wolters Kluwer, Warszawa 2016
- Hall, R. H., Johnson, N. J., & Haas, J. E. (1967). Organizational size, complexity, and formalization. "American Sociological Review", pp. 903-912
- Koźmiński A., Jemielniak D., Latusek-Jurczak D. (2016), Zasady zarządzania, Wydawnictwo: Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa
- Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
- Lechowicz S., Zakrzewska-Bielawska A. (2010) Kierunki zmian w strukturach organizacyjnych przedsiębiorstw przemysłowych. Akta Uniwersytetu Łódzkiego
- Nalepka A.(2001), Struktura organizacyjna, ANTYKWA, Kraków 2001
- Organizacja i zarządzanie. Podstawy wiedzy menedżerskiej,(2001) pod red. Przybyła M., Wydawnictwo im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław 2001
- Piotrowski W. (2018), Organizacja jako maszyna, [w:] Latusek-Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.), Teoria organizacji. Nauka dla praktyki, Poltext, Warszawa
- Serafin K.(2015)Kultura organizacyjna jako element wspierajacy realizacje strategii przedsiebiorstwaZeszyty naukowe uniwersytetu ekonomicznego w Katowicach
- Ubranowska-Sojkin E. (2010) Informacyjne wspomaganie wyborów strategicznych przedsiębiorstw w warunkach niepewności - antycypacja kryzysów. Zeszyty naukowe Głowna szkola handlowa w Warszawie (strona 210)
- Vlaar, P. W., Van den Bosch, F. A., & Volberda, H. W. (2006). Coping with problems of understanding in interorganizational relationships: Using formalization as a means to make sense. "Organization Studies", 27(11), pp. 1617-1638
- Zakrzewska-Bielawska A.(2017), Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska-Bielawska A. (red.), Podstawy zarządzania: teoria i ćwiczenia, Wydaw. Nieoczywiste - imprint GAB Media, Warszawa 2017
Autor: Łukasz Jakosz
