Dostępność informacji
Dostępność informacji polega na zapewnieniu swobodnego dostępu do informacji. Pozwala użytkownikom na szybkie i wygodne skorzystanie z danych dostępnych w Internecie, bazach danych lub w innych źródłach. Dostępność informacji jest często określana jako „dostępność cyfrowa” i jest ważnym elementem zarządzania informacją w wielu organizacjach. Pozwala ona na przetwarzanie informacji w sposób efektywny i wydajny, co przekłada się na wzrost produktywności i oszczędności
Aby zapewnić odpowiedni poziom dostępności, musi być ona przechowywana w odpowiednim miejscu, być szybko dostępna dla wszystkich, którzy ją potrzebują i przedstawiona w sposób, który jest zrozumiały dla odbiorców. Dla zapewnienia odpowiedniego poziomu dostępności, niezbędne jest:
- Ustanowienie polityki dotyczącej dostępności informacji.
- Utworzenie systemu przechowywania informacji, który jest wydajny, bezpieczny i łatwy w użyciu.
- Wprowadzenie systemu do tworzenia i edycji informacji, który zapewnia zgodność z wymaganiami.
- Ustanowienie polityki bezpieczeństwa, która zapewni zachowanie poufności informacji.
- Wdrożenie procedur, które zapewnią, że informacje są aktualizowane
Konsekwencje braku dostępności do informacji
Konsekwencją braku wymaganego poziomu dostępności informacji jest:
- Niższa produktywność pracowników i pośrednio mniejsze zyski dla organizacji.
- Większe ryzyko dla bezpieczeństwa danych i ryzyko utraty poufności.
- Niższy poziom jakości usług świadczonych przez przedsiębiorstwo.
- Większe trudności w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
- Konieczność poniesienia większych kosztów, aby utrzymać wymaganą jakość informacji.
Narzędzia zapewnienia dostępności informacji
Najczęście używane informatyczne narzędzia zapewnienia dostępności informacji to:
- Systemy ERP – Systemy ERP są powszechnie stosowane w celu zarządzania procesami organizacyjnymi, zasobami rzeczowymi i finansowymi. Te narzędzia są skalowalne i umożliwiają integrację z innymi systemami.
- Systemy zarządzania treścią – CMS służą do tworzenia, edycji i udostępniania treści zarówno w Internecie jak i wewnątrz organizacji
- Narzędzia do indeksowania – Narzędzia te służą do przeszukiwania i indeksowania informacji, aby użytkownicy mogli je łatwo znaleźć.
- Narzędzia do przechowywania danych – narzędzia te usprawniają przechowywanie i wymianę różnego rodzaju danych i dokumentów wykorzystywanych w organizacji.
Bibliografia
- Flakiewicz W., Informacyjne systemy zarządzania, Podstawy budowy i funkcjonowania, PWE, Warszawa 1990
- Informatyka ekonomiczna, pod red. E. Niedzielskiej, Wydawnictwo AE im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1998
- Kisielnicki J., Sroka H., Systemy informacyjne biznesu, Agencja wydawnicza - Placet, Warszawa 1999
- O'Brien J.A., Management Information Systems, A Managerial End User Perspective, Irwin, Homewood Ill, Boston 1990
- Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005
