Archiwizacja dokumentacji

Archiwizacja dokumentacji to proces włączenia dokumentacji do zasobów archiwum historycznego lub bieżącego.

TL;DR

Archiwizacja dokumentów to proces przechowywania dokumentacji w archiwach historycznych lub bieżących. Istnieją różne metody archiwizacji, a dokumenty są podzielone na kategorie. Organizacja zbiorów archiwalnych opiera się na zasadach pertynencji i proweniencji. Istnieją standardy opisu dokumentacji archiwalnej, takie jak MARC AMC, MAD, EAD i ISAD. Dokumenty cyfrowe można archiwizować za pomocą lokalnych serwerów lub usług "chmura".

Metody archiwizacji

Archiwizacja dokumentów papierowych może zostać wykonana:

1. poprzez aktualnie zatrudnione osoby w firmie, które odbyły szkolenie oraz zakończyły wynikiem pozytywnym kurs I stopnia.
2. wyspecjalizowanych archiwistów.
3. zlecenie firmie świadczącej usługę archiwizacyjną (archiwum papierowe oraz elektroniczne).

Kategorie dokumentów

Dokumenty należy przechowywać zgodnie z opisem zawartym w rzeczowym wykazie akt, który określa jak oraz jakiego typu dokumenty należy przechowywać. Wyróżniamy:

1. dokumenty kategorii A - to wszystkie dokumenty posiadające wartość archiwalną już przy ich powstawaniu. Ustawa archiwalna zobowiązuje każdą firmę państwową do posiadania archiwum zakładowego, w którym firma powinna przechowywać dokumenty archiwalne przez 25 lat, a następnie przekazać je do Państwowego Archiwum Akt Nowych.
2. dokumenty kategorii B - to wszystkie dokumenty, niezaliczane do kategorii A czyli pozostałe dokumenty. W odróżnieniu od dokumentów kategorii A termin przechowywania dokumentów jest uzależniony od kategorii dokumentu (np. dokument płacowo-kadrowy powinien być przechowywany 50 lat, zaś dokument techniczny budynku 5 lat po degradacji budynku). Dokumenty kategorii B mogą zostać przekształcone w dokumenty kategorii A, a następnie przekazane do archiwum.

Organizacja zbiorów archiwalnych

Historyczna wartość jest niezbędna do określenia dokumentacji jako archiwalnej. Zbiory archiwalne posiadające tą cechę są przekazywane do archiwów państwowych na wieczyste przechowanie. Do najważniejszych zasad organizacji zasobów archiwalnych należą:

1. zasada pertynencji określająca przynależność terytorialną dokumentów na podstawie miejsca, w którym zostały stworzone. Zasada ta określa ścisły podział zbiorów archiwalnych oraz zobowiązuje jednostki przechowujące dokumenty archiwalne do ich gromadzenia oraz udostępniania w razie potrzeby na terytorium, na którym dokumentacja powstała. Zasada pertynencji określana jest również jako zasada przynależności terytorialnej.
2. zasada proweniencji dotyczy poszanowania dokumentacji z ich wytwórcą. Zasada ta wprowadza podział zbiorów archiwalnych poprzez wydzielenie mniejszych zespołów archiwalnych posiadających własną nazwę, która jest adekwatna z nazwą twórcy zespołu.

Standardy opisu dokumentacji archiwalnej

Postęp technologiczny umożliwił stworzenie systemu informacji archiwalnej, który ułatwił możliwości odnalezienia szukanych informacji lub danych. Każde archiwum na świecie opracowało ściśle określone formaty opisu dokumentacji archiwalnej, które są oznaczone adekwatnymi znakami, skrótami umożliwiającymi identyfikację konkretnego dokumentu. Do najbardziej popularnych standardów opisu materiałów archiwalnych należą:

1. MARC AMC (Machine Readable Cataloguing — Archives and Manuscripts Control Format) standard opisu zbioru materiałów archiwalnych (kolekcji oraz rękodzieł). Został stworzony w 1984. na podstawie metodyki oraz standardów zastosowanych w bibliotece amerykańskiej. Jako podstawę opisu treściowego wykorzystano klasyfikację rzeczową oraz opis formalny.
2. MAD (Manual of Archival Description) standard stworzony na bazie systemu MARC AMC w 1985r. Wykorzystano w nim wielopoziomowy system opisu struktury.
3. EAD (Encoded Archival Description) jest najnowszym standardem dokumentacji archiwalnej. Pozwala zakodować dokument poprzez znaczniki zgodnie z strukturą opisu. Informacje zakodowane przy wykorzystaniu tego systemu są dostępne na każdej platformie programowej. Standard EAD znalazł zastosowanie przy tworzeniu elektronicznej bazy dokumentów archiwalnych.
4. ISAD (G) (General International Standard Archival Description) w przeciwieństwie do standardu MAD, w ISAD skupiono się na stworzeniu jednolitej struktury opisu. Określono 26 jednolitych elementów opisu dokumentów archiwalnych, które zostały zakwalifikowane do jednego z bloków. Wyróżniamy bloki:

• identyfikacyjny
• proweniencji i archiwizacji
• opisu zawartości i układu akt
• warunków udostępniania
• materiałów uzupełniających
• uwag
• kontrolny

Archiwizacja dokumentacji cyfrowej

Archiwizacja dokumentów cyfrowych odbywa się poprzez wykorzystanie lokalnych serwerów oraz dysków lub usługi "chmura".

Pierwsza metoda elektronicznej archiwizacji wymaga zakupu odpowiedniego oprogramowania oraz właściwego serwera z dużym dyskiem, który pomieści sporą ilość plików. Dodatkowo należy uwzględnić koszty związane z instalacją oprogramowania, konfiguracją, nadaniem uprawnień oraz licencjami.

Do archiwizacji plików przy wykorzystaniu drugiej metody niezbędny jest jedynie Internet oraz umowa z firmą, która świadczy usługę. W ramach umowy użytkownik posiada pełny dostęp do programu wykorzystywanego do archiwizacji elektroniznych plików. Klient posiada również prawo do zwiększenia pojemności dysku oraz nadania dostępu do chmury większej ilości użytkowników. 

Archiwizacja dokumentacji — artykuły polecane

Metadane — Dokumentacja techniczna — Program komputerowy — Płatnik — JavaScript — Automatyczna indeksacja — HTML — Serwis internetowy — Portal korporacyjny

Bibliografia

• Adamus-Kowalska J. (2011), System informacji archiwalnej w Polsce. Historia, infrastruktura, standardy i metody, Wydawnictwo Uniwersytetu Śląskiego, Katowice
• Chorążyczewski W. (2014), Archiwistyka dla początkujących (wersja 1), Wydawnictwo UMK, Toruń
• Pokora W. (2015), Archiwizacja dokumentów elektronicznych - nowy trend w rozwoju IT, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Ekonomiczne Problemy Usług, nr 117
• Tarasewicz H. (2011), Archiwizowanie dokumentów, Bank, nr 3

Autor: Dominika Klima