Umowa outsourcingowa

Umowa outsourcingowa nazywana umową nienazwaną, nazwa ta wynika z tego, że nigdzie nie została uregulowana w prawie polskim. W praktyce gospodarczej i prawnej wykształciło się parę sposobów na wyrażenie powyższego porozumienia. Jednym z nich jest zawarcie umowy zlecenia. Drugim sposobem jest zawarcie umowy o dzieło. Kolejnym sposobem jest zastosowanie do umowy outsourcingowej odpowiednich zapisów dotyczących klasycznej umowy o dzieło oraz umowy zlecenia. Można także swobodnie tworzyć poszczególne zapisy kontraktu. W tym przypadku obie strony muszą brać pod uwagę, że umowa musi być zgodna z prawem lub nie była sprzeczna z zasadami współżycia społecznego oraz aby nie miała na celu obejścia prawa. W przeciwnym wypadku zawarta umowa traciłaby ważność z mocy prawa. Umowa wymaga formy pisemnej. Projekt kontraktu powinien zostać przygotowany przez macierzyste przedsiębiorstwo.(M. Matejun 2008, s. 21-29). Outsourcing to ogólna nazwa której używa się w odniesieniu do przedsięwzięcia które polega na wydzieleniu funkcji przedsiębiorstwa macierzystego i przekazaniu ich w celu realizacji do zewnętrznych podmiotów gospodarczych. Wykorzystanie outsourcingu powoduje przebudowę systemu przedsiębiorstwa wokół kluczowej działalności oraz buduje trwałe relację partnerskie z dostawcami, które pozwalają podzielić się ryzykiem oraz korzyściami jakie wynikają ze wzajemnej współpracy.(K. Świetla 2014, s. 69-123)

TL;DR

Umowa outsourcingowa to umowa, która nie jest uregulowana w polskim prawie. Może być zawarta w formie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub z zastosowaniem odpowiednich zapisów dotyczących tych umów. Umowa musi być zgodna z prawem i zasadami współżycia społecznego. Outsourcing polega na przekazaniu funkcji przedsiębiorstwa do zewnętrznych podmiotów. Umowa outsourcingowa powinna zawierać uzgodnienia dotyczące współpracy, wykonania usług, przepływu informacji, rozliczeń finansowych i eliminacji konfliktów. Umowa powinna być pisemna, długoterminowa, kompletna, elastyczna i nie dyskryminująca żadnej ze stron.

Główne założenia

Wśród głównych założeń umowy zawieranej w outsourcingu pomiędzy zleceniodawcą a wyspecjalizowaną firmą usługową wyróżnia się obustronne zrozumienie zasad i warunków współpracy oraz wskazanie konsekwencji niedostosowania się stron do przyjętych uzgodnień. Dlatego też zagadnieniu temu w krajach o rozwiniętej gospodarce rynkowej poświęca się znaczną uwagę. Przykładem może być charakterystyka umowy zawieranej w ramach outsourcingu zaprezentowana przez Ch. Gaya i J. Essingera [2002]. Rozwijając tą koncepcję można wskazać następujące wymagania, które umowa taka powinna spełniać:

• w zakresie uzgodnień dotyczących organizowania i koordynowania współpracy - realizacja zleconych usług przez specjalistów, precyzyjne zrozumienie intencji i wzajemnych oczekiwań stron, obustronne zaufanie, długoterminowy charakter kooperacji, współdziałanie partnerskie w dążeniu do maksymalizacji obustronnych korzyści, możliwość renegocjacji warunków współpracy w przypadkach wystąpienia nieprzewidzianych zmian, możliwość nadzorowania realizacji postanowień umowy przez kooperantów, koordynacja działań partnerów,
• w obrębie postanowień stosujących się do wykonania powierzonych zadań - wyszczególnienie zleconych usług, zapewnienie jakości obsługi na poziomie pożądanym przez zleceniodawcę, obustronne dostosowanie współpracujących maszyn i urządzeń, terminowość realizacji zleconych usług, minimalizacja ryzyka niewykonania powierzonych zadań,
• w ramach regulacji dotyczących organizowania przepływu informacji - poufność przekazu uzgodnionych przez partnerów rodzajów informacji, szybkość przekazu, wiarygodność i aktualność informacji, odpowiednia dokumentacja podejmowanych przedsięwzięć,
• w zakresie postanowień stosujących się do rozliczeń finansowych między partnerami - główne zasady rozliczeń (podstawa rozliczeń, sposoby i terminy płatności), terminowość rozliczeń, zasady finansowej rekompensaty uszkodzeń, zniszczenia lub utraty mienia powierzonego zleceniobiorcy, zasady nakładania kar finansowych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie postanowień umowy,
• w obrębie regulacji odnoszących się do eliminacji konfliktów powstających w trakcie współpracy - zabezpieczenie mienia powierzonego zleceniobiorcy przed utratą lub zniszczeniem, formy restrykcji za niewłaściwe wypełnianie warunków umowy, ograniczenie odpowiedzialności stron za niewłaściwe wypełnianie warunków umowy, możliwość ingerencji podmiotów zewnętrznych np. sądów.

Biorąc pod uwagę charakter współpracy w ramach outsourcingu należy również zauważyć, że postanowienia umowy nie powinny dyskryminować żadnego z partnerów. Wpływa to bowiem negatywnie na zaangażowanie stron, wzajemne zrozumienie, poziom świadczonych usług, a także może prowadzić do nadmiernego obciążenia jednej ze stron ukrytymi kosztami [Ch. Gay, J. Essinger, 2002, s. 110].

Podział outsourcingu

Outsourcing dzielimy ze względu na cel ogólny:

• Strategiczny
• Rynkowy
• Ekonomiczny
• Organizacyjny
• Motywacyjny
• Operacyjny

Koncepcja Outsourcingu

Element Outsourcingu	Rola w procesie outsourcingu
Podmiot	Organizacja podejmuje decyzje o wykorzystaniu outsourcingu
Przedmiot	Wydzielane funkcje, procesy, działania funkcjonalne
Partner	Podmiot realizujący wydzielone funkcje
Projekt	Struktura zawartej umowy

Zawartość umowy outsourcingowej

W oparciu o przedstawione wymagania umowy w zakresie outsourcingu, a także uwzględniając prezentowane w źródłach literaturowych oraz internetowych doświadczenia praktyczne w tym zakresie, wśród podstawowych części składowych umowy w outsourcingu usług logistycznych należy wyróżnić:

• uzgodnienia w zakresie organizowania i koordynowania współpracy,
• postanowienia dotyczące wykonania zleconych usług - gwarancja jakości świadczonych usług (SLA - może być w formie załącznika do umowy),
• uzgodnienia w zakresie udostępniania rozwiązań chronionych prawem autorskim partnera,
• regulacje stosujące się do eliminowania konfliktów powstających w trakcie współpracy (uwzględnienie możliwości ingerencji podmiotów zewnętrznych np. sądów),
• warunki ograniczające lub wyłączające zobowiązania stron,
• zasady postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych (obustronne dostosowanie),
• raportowanie i kontrola,
• uzgodnienia dotyczące rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami,
• okoliczności umożliwiające przedterminowe wypowiedzenie warunków umowy przez strony.

Cechy umowy Outsourcingowej

Obok wymienionych części składowych umowy z usługodawcą należy także zwrócić uwagę na istotne cechy umowy zawieranej w outsourcingu, które w większości wpływają na zakresy zagadnień uwzględnianych w poszczególnych częściach umowy, wyróżnionych wcześniej. Najważniejszymi cechami takiej umowy są:

• forma pisemna,
• długoterminowy charakter,
• kompletność (dotycząca uzgodnionego zakresu zleconych usług),
• postanowienia nie dyskryminujące żadnej ze stron,
• możliwość nadzorowania realizacji usług,
• elastyczność postanowień (dotyczy zakresu zleconych usług, warunków wykonania itp.),
• formy zachęty dla usługodawcy do wykazania inicjatywy w usprawnianiu sposobów wykonania powierzonych zadań (premie, możliwość zlecenia dodatkowych usług, podział korzyści),
• możliwość renegocjowania warunków (dotyczy zwłaszcza świadczenia usług niestandardowych).

W uzupełnieniu należy jednak dodać, że forma pisemna umowy, zawierająca szczegółowe regulacje dotyczące warunków współpracy jest rozwiązaniem, które znacznie ułatwia wykorzystywanie uprawnień i egzekwowanie zobowiązań stron. Często jednak powierzenie wąskich zakresów zadań usługodawcy wiąże się z ograniczeniem dokumentacji wykonania zadań, czego przykładem może być list przewozowy w przypadku zlecenia transportu. Rozwiązanie takie może zostać zastosowane na podstawie przepisów ujętych w tzw. umowach nazwanych, do których należy umowa przewozu, w Kodeksie cywilnym [Dz. U. z 1964 r., nr 16, poz. 93 ze zm., art. 774-793]. Jest dokumentem sporządzanym w kilku egzemplarzach, w którym powinny zostać umieszczone informacje dotyczące przewożonego towaru, nadawcy i odbiorcy, punktu odbioru towaru oraz inne informacje o zobowiązaniach przewoźnika, przewoźnika tym zwłaszcza dotyczące sposobu postępowania z towarem, pobrania określonych kwot od nabywcy towaru. Poszczególne egzemplarze przekazywane są nadawcy i odbiorcy, jeden pozostaje także u przewoźnika [www.logistykafirm.com].

Umowa outsourcingowa — artykuły polecane

Umowy dotyczące łańcucha dostaw — Przedsiębiorstwo jako wiązka kontraktów — Etapy outsourcingu - Określenie warunków umowy — Service Level Agreement — Teoria agencji — Outsourcing kontraktowy — List intencyjny — Zawartość kontraktu — Łańcuch dostaw

Bibliografia

• Gay Ch.L., Essinger J. (2002). Outsourcing strategiczny. Koncepcja, modele i wdrażanie, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Matejun M. (2006), Outsourcing rachunkowości i doradztwa podatkowego, Instytut Zarządzania Politechnika Łódzka, Łódź
• Matejun M. (2008), Zarządzanie relacjami między stronami w procesie outsourcingu kontaktowego na podstawie umowy outsourcingowej, Towarzystwo Naukowe Organizacji i Kierownictwa, Toruń
• Świetla K. (2014). Outsourcing usług księgowych w świetle oczekiwań biur rachunkowych i ich klientów, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków s. 69-123
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Autor: Tomasz Małkus, Mateusz Mandat

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.