Zasady zarządzania projektem wg PRINCE2

Zasady, czy inaczej pryncypia PRINCE2 wynikają z najlepszych praktyk zarządzania projektami i stanowią swoistą filozofię metodyki PRINCE2. Analizując spełnienie owych zasad w ramach zarządzania danym projektem, można ocenić, czy rzeczywiście jest on prowadzony zgodnie z metodyką PRINCE2. Wyróżnia się 7 pryncypiów PRINCE2:

1. Ciągła zasadność biznesowa (ang. continued business justification)
2. Korzystanie z doświadczeń (ang. learn from experience)
3. Zdefiniowane role i obowiązki (ang. defined roles and responsibilities)
4. Zarządzanie etapowe (ang. management by stages)
5. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ang. manage by exception)
6. Koncentracja na produktach (ang. focus on products)
7. Dostosowanie do warunków projektu (ang. tailored to suit the project environment)

TL;DR

Princypia PRINCE2 to zasady zarządzania projektami, które opierają się na najlepszych praktykach. Są to: ciągła zasadność biznesowa, korzystanie z doświadczeń, zdefiniowane role i obowiązki, zarządzanie etapowe, zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji, koncentracja na produktach i dostosowanie do warunków projektu. Stosowanie tych zasad pozwala osiągnąć sukces w zarządzaniu projektem.

Pryncypia PRINCE2

Ciągła zasadność biznesowa (ang. continued business justification)

Zarządzanie projektami zgodnie z metodyką PRINCE2 wymaga, aby nieustannie weryfikować, czy prowadzenie projektu ma sens. To, co wyróżnia metodykę PRINCE2 od innych to właśnie fakt, że owe poddawanie w wątpliwość zasadności biznesowej projektu jest ciągłe, tj. pojawia się nie tylko na etapie inicjowania i uruchamiania projektu (przede wszystkim przy zatwierdzaniu budżetu), ale także w trakcie jego realizacji, na przełomach etapów. Ponadto, uzasadnienie biznesowe jest analizowane również na koniec projektu, kiedy należy ocenić, czy udało się osiągnąć zaplanowane korzyści. Przy tym, korzyści te obejmują zakres szerszy niż tylko produkt końcowy projektu. Warto bowiem zauważyć, że kontrola w ramach PRINCE2 jest w pewnym sensie dwuwymiarowa. Z jednej strony dotyczy bowiem sfery technicznej, w ramach której przeprowadzana jest kontrola jakości samych produktów, ale z drugiej strony ważny jest również aspekt biznesowy, który opiera się przede wszystkim na kontroli harmonogramu oraz kosztów projektu, ale wymaga także ciągłego sprawdzania wspomnianej zasadności biznesowej przy jednoczesnej kontroli, czy ryzyka projektowe pozostają na akceptowalnym poziomie.

Korzystanie z doświadczeń (ang. learn from experience)

Chociaż zgodnie z definicją, projekt to rzecz unikalna, to jednak należy stwierdzić, że czynności i zadania, realizowane w ramach projektu są powtarzalne. Owa powtarzalność pozwala na zdobycie pewnego doświadczenia, z którego można i należy korzystać w ciągu całego procesu zarządzania projektem.

Zdefiniowane role i obowiązki (ang. defined roles and responsibilities)

Jednym z ważniejszych zadań w ramach zarządzania projektem jest jasne zdefiniowanie zakresu obowiązków i możliwości decyzyjnych członków zespołu projektowego. Przy tym, zgodnie z metodyką PRINCE2 najpierw definiuje się role i dopiero do nich przypisuje osoby odpowiedzialne, a nie odwrotnie. Warto zauważyć, że w takim układzie te same osoby mogą być przypisane do więcej niż jednej roli, do różnych ról na różnych etapach, albo rola może być dzielona przez więcej osób.

Zarządzanie etapowe (ang. management by stages)

Podział projektu na etapy pozwala łatwiej ocenić wykonany progres, a także ułatwia kontrolę nad zasadnością biznesową prowadzenia projektu. Istotnie, przy podziale na etapy trudniej jest zatracić sens działań - szczególnie w ramach metodyki PRINCE2, która kładzie nacisk na jasną sekwencję czasową kolejnych etapów, a co za tym idzie wyznacza jednoznaczne punkty kontrolne. Dzięki takiej strukturze, projekt PRINCE2 realizowany jest etap po etapie - kierownik przy każdym etapie stara się o zgodę na dalszą realizację. Taki wymóg swoistego ciągłego monitorowania postępów i udowadniania ich zasadności z pewnością zwiększa efektywność pracy, a przy tym jest doskonałym sposobem na zaangażowanie w projekt wyższych szczebli kierownictwa. Ponadto, podział na etapy ułatwia prawidłowe oszacowanie czasu trwania projektu, a także zarządzanie zespołem (szczególnie, gdy zmieniają się potrzeby projektowe - łatwiej jest, bowiem modyfikować skład osobowy zespołów pomiędzy etapami, a nie w trakcie trwania jednego, nieprzerwanego procesu).

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ang. manage by exception)

Biorąc pod uwagę niepewność środowiska projektowego, metodyka PRINCE2 zakłada, że projekty nie będą realizowane "po sznurku", ale w pewnych granicach tolerancji. Przy tym, wolność podejmowania decyzji i granice delegowanych uprawnień, czyli właśnie owa "tolerancja" określana jest przez Komitet Sterujący na początku każdego etapu zarządczego na podstawie zaleceń Kierownika Projektu. Standardowo, tolerancje w PRINCE2 mierzy się w kategoriach czasu (harmonogram, koszty), ale do ich określania można zastosować właściwie każdą możliwa miarę (np. jakość, zakres, ryzyko, korzyści biznesowe).

Koncentracja na produktach (ang. focus on products)

Podstawową zasadą metodyki PRINCE2 jest myślenie przez wynik, tj. w odniesieniu do produktu. Każdy projekt należy rozpocząć od definicji produktu, a dopiero potem ustalać kryteria jakości, czynności wymagane do ich spełnienia oraz dostarczenia produktu i wreszcie sekwencję tych czynności.

Dostosowanie do warunków projektu (ang. tailored to suit the project environment)

Pryncypia PRINCE2 to swoisty szkielet, filozofia zarządzania projektami - stanowią wskazania i ogólne wytyczne dla Kierownika Projektu. Jednak warto nadmienić, że jedna z podstawowych cech charakterystycznych projektów - unikalność, wymaga każdorazowego dostosowania modelu do warunków projektu, a więc jego rozmiaru, stopnia złożoności, znaczenia, możliwości, a także ryzyka.

Podsumowanie

Stosowanie powyższych zasad, zdaniem twórców metodyki PRINCE2, pozwala odnieść sukces w budowaniu właściwego środowiska zarządzania projektem. Biorąc pod uwagę fakt, że metodyka PRINCE2 opiera się na podejściu procesowym, tj. określa "co?" i "dlaczego?", ale nie podaje gotowych rozwiązań - "jak?", swoiste wrażenie ogólności pryncypiów PRINCE2 nie powinno budzić wątpliwości, ani zaskoczenia. Właśnie taki charakter metodyki PRINCE2 decyduje, bowiem o jej uniwersalności.

Zasady zarządzania projektem wg PRINCE2 — artykuły polecane

Uzasadnienie projektu — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Kryteria sukcesu i porażki zarządzania projektem — Rozpoczynanie projektu — Testowanie w projekcie — Metodyka MSF — Metodyka spiralna — Cykl życia projektu — Modele fazowe

Bibliografia

• Górny P. (2013), PRINCE2, czyli praktyka i doświadczenie, IT Professional, nr 233
• Kuck J. (2014), Nowoczesne metody zarządzania i harmonogramowania projektami (w oparciu o PRINCE2 i Microsoft Projekt), Akademia Obrony Narodowej
• TSO (2014), PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Londyn
• Wierzbic A. (2014), Działania wynikające z metodyki PRINCE 2 jako element składowy systemu zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław
• Wodecka-Hyjek A. (2010), Metodyka PRINCE2 w zarządzaniu realizacją projektów, Acta Universitatis Lodziensis Folia Oeconomica, nr 234
• Wyrozębski P. (2010), Analiza działań ukierunkowanych na zarządzanie wiedzą projektową w metodyce PRINCE2:2009, Studia i prace Kolegium Zarządzania i Finansów, nr 113

Autor: Karolina Buczkowska