Kanban (agile)

Kanban (agile) jest jedną ze zwinnych metodyk zarządzania projektami. Wywodzi się ona z metody sterowania produkcją, wprowadzoną w latach pięćdziesiątych w Japonii przez Taiichiego Ohno. Głównymi jej zasadami było wizualizowanie procesu, eliminacja marnotrawstwa oraz działanie w oparciu o metodę Just in Time. Celem Było uzyskanie jak największej płynności w realizacji zadań. W 2010 roku David Anderson zaobserwował wiele wspólnych cech pomiędzy zarządzaniem produkcją a tworzeniem oprogramowania (M. Konieczny 2014, s. 6)

TL;DR

Kanban to metodyka zarządzania projektami, która pochodzi z Japonii. Opiera się na wizualizacji procesu, eliminacji marnotrawstwa i działaniu w oparciu o metodę Just in Time. Zasady Kanban obejmują wizualizację, limity WIP, zarządzanie przepływem, transparentność zasad, efektywne kanały informacji zwrotnej i ciągłe doskonalenie (kaizen). Metodyka ta powinna być stosowana w przypadku dużych zespołów projektowych i gdy istnieje potrzeba poprawy organizacji pracy. Zespół projektowy w Kanbanie składa się z kierownika zespołu, właściciela produktu i zespołu deweloperskiego. Korzyści z zastosowania Kanbanu to ciągłość pracy, zwiększona wydajność, poprawa jakości produktów, zmniejszenie marnotrawstwa i szybsze dostarczanie produktów do klienta.

Zasady Kanban

• Wizualizacja - metodyka ta zakłada korzystanie z tablicy oraz wizualizację każdego z działań zachodzącego w zespole. Bazując na doświadczeniu Japońskich metodyk, dzięki wizualizacji można w prosty sposób sprawdzić na jakim etapie jest projekt oraz zintegrować ze sobą członków zespołu co spowoduje lepszą współpracę.
• Limity Wip - Jest to jedna z cech która odróżnia kanban od innych metodyk. Zakłada ona że każdy z działów ma swoją maksymalną ilość zadań które może w danym czasie wykonywać. Realizacja kolejnego zadania jest możliwa gdy jedno z zadań się zakończy i będzie miał miejsce na wykonanie kolejnego.
• Zarządzanie przepływem - Obserwacja i monitoring mierników oraz wskaźników przepływy realizacji zadań, by był on jak najbardziej efektywny
• Transparentność zasad - Zasady powinny się charakteryzować prostotą. Każdy z uczestników projektu oraz interesariuszy nie powinien mieć problemów z ich interpretacją
• Efektywne kanały informacji zwrotnej - Polega na przekazywaniu maksymalnie szybko oraz treściwie informacji, która ma za zadanie jak najszybciej wychwycić wszelkie nieprawidłowości w procesie
• Kaizen - Wszystkie zmiany w procesie powinny być dodawane w sposób ciągły. Proces powinien podlegać ciągłemu doskonaleniu. Celem jest osiągniecie maksymalnych wyników (M. Konieczny 2014, s. 6)

Przepływ w Kanban

Kanban jest oparty na strategii "pull". Oznacza to że że każdy etap procesu, pociąga za sobą działania z poprzedniego etapu, sygnalizując przy tym że w poprzednim etapie należy zrobić kolejny krok. W metodzie tej jedną z zasad jest wizualizacja, która ma kluczowe zadanie w procesie przepływu. W momencie gdy pracownik jest gotowy do wykonania zadania, sprawdza tablicę która informuje go co należy zrobić i następnie pociąga on swoje kolejne zadanie do kolumny w której umieszczony jest kolejny krok. Staje się on odpowiedzialny za to zadanie do momentu gdy kolejna osoba przeciągnie zadanie do kolejnego etapu. Każdy uczestnik procesu widzi kto wykonuje dane zadanie oraz jaki jest jego status. Dzięki temu można w łatwy sposób zidentyfikować a następnie wyeliminować "wąskie gardła" czyli takie etapy procesu, które ograniczają przepływ całego systemu (P. Klipp 2014, s. 19)

Kiedy powinniśmy stosować metodykę Kanban

Przed zastosowaniem metodyki kanban, należy przeprowadzić analizę zasadności. Nie w każdym przedsiębiorstwie są przesłanki do jej stosowania mimo wielu zalet. W przypadku kiedy projekty charakteryzuje wysoka jakość, brak marnotrawstwa, pracownicy są zadowoleni wtedy nie istnieje potrzeba wprowadzania Kanban. Pierwszym z powodów kiedy należy zastanowić się nad zasadnością wprowadzenia tej metodyki jest brak stosowania jakichkolwiek metodyk zarządzania projektami. Wprowadzenie sformalizowanej metody poprawia szeroko pojętą organizację pracy. Kolejnym z powodów może być brak zadowolenia z obecnie stosowanej metodyki. W tej sytuacji należy jednak najpierw sprawdzić czy metodyka Kanban będzie korzystniejsza od obecnej. Metodykę tą powinno się stosować w dużych zespołach. Co prawda nie jest określone jednoznacznie jaka jest minimalna liczba osób w zespole, jednak nie ma potrzeby stosowania tej metodyki dla bardzo małego zespołu projektowego (M. Krasiński 2012, s. 287)

Zespół projektowy w metodyce Kanban

Na czele zespołu projektowego w metodyce Kanban stoi kierownik zespołu. Jest on odpowiedzialny za pracę całego zespołu. Kierownik jest rolą stałą, niezależnie od wielkości zespołu projektowego. Poza kierownikiem zespołu możemy wyróżnić wiele stanowisk pełniących różne funkcje, w zależności od wielkości zespołu projektowego. W małych zespołach wyszczególniamy wyłącznie funkcję podstawowe, które są również obecne w większych zespołach:

• Kierownik zespołu to osoba która zwykle jest jednocześnie kierownikiem projektu. Jest on odpowiedzialny więc nie tylko za powodzenie projektu, ale także za motywowanie zespołu, oraz szeroko pojętą komunikację zarówno zewnętrzną jak i wewnętrzną. W metodyce tej kierownik zespołu ma dodatkowo utrudnione zadanie, ponieważ kanban nie narzuca sztych ram czasowych wykonywania zadań, więc na efekt końcowy projektu jest związany z poziomem zaangażowania zespołu i ich wzajemnym zaufaniu. Kierownik powinien posiadać zdolności techniczne, koncepcyjne oraz społeczne.
• Właściciel produktu jest to osoba która daje zlecenie na realizacje projektu. Jest głównym fundatorem przedsięwzięcia oraz daje on wymagania dotyczące produktu. Nie należy mylić właściciela projektu ze zleceniodawcą - właściciel produktu jest osobą która jest zatrudniona w firmie realizującą projekt.
• Zespół deweloperski jest o zespół wykonawczy projektu. W przypadku małych projektów każdy ze członków zespołu ma szeroki zakres obowiązków.

W zespołach z większą ilością członków, które zajmują się bardziej złożonymi zadaniami możemy rozbić zespół deweloperski na deweloperów, testerów, zespół przygotowawczy oraz wdrożeniowców. Ponadto zespół tworzy się nie tylko w oparciu o wykonywane funkcje ale także o cechy. W zespole przygotowawczym członkowie powinni posiadać zdolności analityczne, ponieważ na nich spoczywa odpowiedzialność za analizę wymagań. Deweloperzy oraz testerzy powinni posiadać rozbudowaną wiedzę techniczną. Wdrożeniowcy często muszą pojawiać się u klienta, więc powinni mieć wysoko rozbudowane zdolności komunikacyjne (M. Krasiński 2012, s. 287)

Korzyści z zastosowania metodyki Kanban

• Zapewnienie ciągłości pracy
• Zwiększona wydajność zespołu projektowego
• Zwiększenie jakości produktów
• Zmniejszenie nakładów finansowych ze względu na eliminację marnotrawstwa
• Szybszy czas dostarczania produktu końcowego do klienta (M. Krasiński 2013, s. 31)

Kanban (agile) — artykuły polecane

RACI — Six sigma — Scrum of scrums — Metodyka MSF — Koła jakości — Jidoka — System zarządzania przebiegiem procesów — Modelowanie procesów — Struktura zespołów projektowych

Bibliografia

• Klipp P. (2014), Getting started with Kanban, Kanbanery
• Konieczny M. (2014), Wykorzystania metodyk typu Agile w zarządzaniu projektami w sektorze publicznym, Zarządzanie publiczne, 4 (28)
• Krasiński, M. (2012). Model zespołu projektowego w metodyce kanban, [w:] Metody badania i modele rozwoju organizacji, Stabryła A., Wawak S. (red.), s 287
• Krasiński M. (2013), Możliwość zastosowania metodyki Kanban w zarządzaniu projektami, Nauki o zarządzaniu nr 1(14)

Autor: Mateusz Roman