Wdrażanie systemu zarządzania projektami

System zarządzania projektami - system, którego celem jest wdrożenie do organizacji reguł i zasad dotyczących zarządzania projektami, aby móc w przyszłości możliwie najskuteczniej realizować zaplanowane przedsięwzięcia. System zarządzania projektami umożliwia opracowanie podstawy do wprowadzenia podejścia projektowego, które okazuje się być niezwykle pomocne w wykorzystywania nadarzających się okazji i reagowaniu na negatywne zmiany w otoczeniu (A. Karbownik 2017).

TL;DR

Artykuł opisuje system zarządzania projektami, który ma na celu usystematyzowanie i zorganizowanie procesu planowania i realizacji projektów w organizacji. Wdrożenie systemu obejmuje m.in. powołanie dyrektora projektów, kierowników projektów, zespołu projektowego i biura wsparcia projektów. Proces wdrażania systemu obejmuje m.in. opracowanie zakresu wdrożenia, uzyskanie zgody zarządu, powołanie zespołu, diagnozę problemów, ustalenie cyklu życia projektu i standardów realizacji. Biuro wsparcia projektów pełni funkcje wspierania procesów komunikacyjnych, alokacji zasobów, opracowywania standardów i metodyk, poprawy produktywności zespołów projektowych, wsparcia kierownika projektu, archiwizacji wiedzy i organizacji szkoleń.

Cele wdrożenia systemu zarządzania projektami

• usystematyzowanie i właściwe zorganizowanie przebiegu etapów planowania oraz realizacji projektów w organizacji
• opracowanie ujednoliconych standardów realizacji projektów oraz wdrożenie niezbędnych do tego narzędzi i metodyk
• zbieranie i archiwizowanie informacji o zakończonych projektach (baza doświadczeń)

Elementy systemu zarządzania projektami

Skuteczny system zarządzania projektami powinien składać się z (S. Tchórzewski 2005):

• Dyrektora projektów - który ma za zadanie sprawować nadzór nad wszystkimi projektami realizowanymi w organizacji. Do jego obowiązków należy m.in.: powoływanie kierownika projektu, wyznaczanie kierunku działań biura projektów czy przekazywanie informacji o postępach realizacji projektów najwyższemu kierownictwu.
• Kierowników projektów - czyli osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych projektów. W ramach ich zakresu odpowiedzialności wyodrębnić można m.in.: powoływanie zespołu projektowego, analiza wykonalności projektu, przygotowanie planu projektu, rozpoznanie potencjalnych ryzyk w projekcie oraz opracowywanie możliwych sposobów radzenia sobie z nimi, a także przygotowywanie raportów dotyczących postępów działalności dla dyrektora projektów.
• Zespołu projektowego - który jest tworzony z członków organizacji mających odpowiednią wiedzę i umiejętności by wspomóc merytorycznie realizowany projekt. Członkowie zespołu projektowego współuczestniczą w procesie opracowywania planu realizacji projektu, pomagają w wyborze realizatorów poszczególnych zadań, a także dostarczają niezbędnej, fachowej wiedzy przez cały czas trwania projektu.
• Biura wsparcia projektów - czyli jednostki odpowiedzialnej za wspomaganie zarządzania projektami w organizacji.
• Procedur realizacyjnych - na które składają się: wybór projektu, zaplanowanie przebiegu projektu, realizacja projektu, zakończenie projektu oraz inne, specyficzne procedury robocze

Proces wdrażania systemu zarządzania projektami

1. Opracowanie wstępnego zakresu wdrożenia. Na etapie tym należy zdefiniować podstawowe założenia podjętego przedsięwzięcia, np. które działy organizacji zostaną objęte zmianą oraz jaka metodyka zostanie zastosowana.
2. Uzyskanie oficjalnej zgody zarządu na podejmowane działania. Jest to bardzo ważny element procesu, gdyż bez wsparcia zarządu przedsięwzięcie polegające na wdrożeniu systemu zarządzania projektami zawsze będzie drugorzędne w stosunku do projektów biznesowych. Taka sytuacja może z kolei spowodować brak odpowiednich zasobów, które umożliwiłyby realizację zamierzonego przedsięwzięcia.
3. Powołanie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie nowego systemu. Zespół ten powinien składać się z ekspertów z dziedziny zarządzania projektami. W tym celu skorzystać można z profesjonalnej pomocy cieszących się na rynku dobrą opinią firm konsultingowych.
4. Diagnoza problemów oraz wyznaczenie celów wdrożenia systemu. Na tym etapie wyszczególnione zostają problemy, które zidentyfikowane zostały jako wynikające z braku jednolitego systemu zarządzania projektami.
5. Określenie wyznaczników (miar) powodzenia przedsięwzięcia.
6. Ustalenie standardowego cyklu życia projektu dla organizacji. Cykl ten powinien być wspólny dla wszystkich typów projektu, które organizacja realizuje.
7. Opracowanie standardów realizacji projektów odpowiednich dla danej organizacji, a także wyodrębnienie odpowiednich narzędzi wspomagających zarządzanie projektami, z których pracownicy organizacji mogą korzystać. Na tym etapie przygotowuje się także jednolite wzory dokumentacji projektowej, a także modelowy wzór sprawozdania z projektu.
8. Weryfikacji opracowanego systemu zarządzania projektami z interesariuszami.
9. Promowanie systemu zarządzania projektami w organizacji. Etap ten ma na celu zaangażowanie pracowników we wprowadzaną zmianę, by zyskać ich poparcie i zachęcić do współpracy przy wdrożeniu.
10. Wdrożenie systemu zarządzania projektami.
11. Organizacja szkoleń i zapewnienie wsparcia dla osób związanych w realizacją projektów w organizacji.
12. Ustabilizowanie wprowadzonego rozwiązania oraz ocena wdrożenia systemu zarządzania projektami.

Biuro wsparcia projektów

Przesłanki wdrożenia biura wsparcia projektów (W. Łabuda 2009):

• zmienność otoczenia organizacji
• rosnące wymagania jakościowe ze strony klientów
• nacisk na sprawność realizacji projektów
• znacząca liczba projektów zakończonych porażką
• stopniowo rosnąca liczba realizowanych projektów
• brak dobrych praktyk zarządzania projektami
• niejednolity system raportowania
• nieskuteczność przeprowadzanych szkoleń z zakresu zarządzania projektami

Funkcje biura wsparcia projektów (R. Wysocki 2013):

• wspieranie procesów komunikacyjnych w projektach
• alokacja zasobów z uwzględnieniem hierarchii projektów wynikającej z ich stopnia ważności dla organizacji
• opracowywanie i ujednolicanie metodyk i standardów zarządzania projektami stosowanych w organizacji
• poprawa produktywności pracy zespołów projektowych poprzez wdrażanie nowych narzędzi informatycznych
• promowanie stosowania dobrych praktyk
• wsparcie merytoryczne kierownika projektu
• wsparcie zespołów projektowych podczas realizacji zadań
• archiwizacja wiedzy i doświadczeń zebranych podczas realizacji zakończonych projektów
• organizacja szkoleń z zakresu zarządzania projektami

Wdrażanie systemu zarządzania projektami — artykuły polecane

Plan zarządzania ryzykiem — Procesy planowania wg PMBOK — Cykl Deminga — Zarządzanie zasobami ludzkimi wg PMBOK — Plan projektu — Wdrożenie — Biuro wsparcia projektu — Metodyka PCM — ISO 9004

Bibliografia

• Karbownik A. (2017), System zarządzania projektami w przedsiębiorstwie produkcyjnym - przykład wdrożenia, Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej Organizacja i zarządzanie, Nr 101
• Łabuda W. (2009), Koncepcja wdrożenia PMO w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatycznej Nr 3
• Spałek S., Bodych M. (2012), PMO. Praktyka zarządzania projektami i portfelami projektów w organizacji, One Press, Gliwice
• Tchórzewski S. (2005), Wdrażanie metody zarządzania projektami w organizacjach, Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej Organizacja i zarządzanie, Nr 27
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Patrycja Bojdak