Telekonferencja

Telekonferencja - rozmowa kilku lub kilkudziesięciu osób, pozwalająca na komunikowanie się z różnych części świata w tym samym momencie. Zapewnia szybki przepływ informacji za pomocą powszechnie dostępnych narzędzi jak telefon komórkowy lub sieć komputerowa. Znajduje powszechne zastosowanie w życiu zawodowym jak i prywatnym. Ten typ rozmowy stał się bardzo popularny w 2020 roku podczas epidemii COVID-19. Pomógł on wielu pracownikom i pracodawcom w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw.

TL;DR

Telekonferencje to rozmowy grupowe, które są popularne w życiu zawodowym i prywatnym. Mają wiele korzyści, takich jak redukcja kosztów i oszczędność czasu. Mają one zastosowanie w różnych dziedzinach, takich jak biznes, medycyna i sądownictwo. W telekonferencjach ważne jest odpowiednie przygotowanie i kulturalne zachowanie. Można korzystać z różnych programów i sprzętu do przeprowadzania rozmów grupowych.

Korzyści rozmów na odległość

Telekonferencje są nie tylko praktyczne, posiadają również wiele innych plusów. Do głównych zalet należą (Antonijczuk-Krzyśków M. 2013):

• Redukcja wydatków - wyjazd krajowy wiąże się z kosztami podróży, natomiast do wyjazdu zagranicznego musimy doliczyć również kwotę pobytu w hotelu oraz wyżywienie. Kilka takich wyjazdów w roku, generuje znaczne koszty dla firmy.
• Profesjonalny sprzęt do przeprowadzenia telekonferencji jest kosztowny, jednak w przeciwieństwie do wyjazdów, jest to inwestycja długoterminowa.
• Zaoszczędzony czas - zyskujemy ten, który musielibyśmy poświęcić na podróż oraz pobyt, jeśli spotkanie odbywa się, na przykład, na innym kontynencie. Warto poświęcić go na pracę w biurze czy szkolenia (Gogolewski M., Ren M. 2013).
• Usprawnienie pracy - na telekonferencje możemy połączyć się w dowolnym momencie, nie musimy jej planować z dużym wyprzedzeniem. Podczas częstych rozmów z zespołem czy rodziną zacieśniamy więzi. Dzięki regularnym połączeniom z partnerami biznesowymi poprawiamy swój wizerunek i unikamy niedomówień.
• Komfort spotkania - dzięki prowadzeniu rozmowy przez programy do tego przeznaczone, mamy możliwość nagrania całego przebiegu oraz udzielania głosu poszczególnym osobom.

Najczęstsze zastosowanie

Telekonferencje kojarzą się głównie z korporacjami, jednak aktualnie mają one szersze zastosowanie. Sprawdzają się dla organów zarządzania kryzysowego, ratownictwa czy bezpieczeństwa. Służą głównie osobom na szczeblach kierowniczych, którzy znajdują się w dalekich odległościach geograficznych. Umożliwiają przekazywanie w bardzo szybkim czasie, informacji na temat danych z systemów wykrywania i monitorowania zagrożeń, alarmowania i ostrzegania (Kowalczyk B., Kowalewski M., Parapura H. 2011).

Kolejną dziedziną, która często wykorzystuje grupowe rozmowy głosowe jest medycyna. Pozwalają one na jednoczesną konsultacje i ocenę symptomów i wyników badań przez kilku specjalistów, co przyczynia się do jak najwłaściwszej diagnozy pacjenta (Olszewski W. 2017).

W postępowaniu sądowym telekonferencje znajdują zastosowanie w przesłuchaniach. Zyskujemy przewagę dzięki szybkiej reakcji i możliwości doboru właściwych pytań zadawanych przesłuchiwanemu. Świadek nie musi odbywać podróży, lecz może łączyć się w najbliższym swojemu zamieszkaniu sądzie. Zdarzenie to musi odbywać się zgodnie z wyznaczonymi przez prawo regulacjami (Kościółek A. 2012).

Kultura telekonferencji

Prowadzący - powinien się odpowiednio przygotować aby rozmowa nie toczyła się o kwestiach nieistotnych, przez co uczestnicy tylko stracą swój czas. Z wyprzedzeniem czasowym należy zaprosić wszystkich uczestników rozmowy. Poinformować ich o celu spotkania, godzinie rozpoczęcia oraz przewidywanym czasie trwania. Warto też nadmienić, kto będzie brał w nim udział oraz jak osoba zaproszona ma się do niego przygotować.

Uczestnicy - część osób wycisza swój mikrofon podczas połączenia. Takich zachowań, należy się wystrzegać. Prawidłowe jest natomiast robienie notatek i unikanie rzeczy, które nas rozpraszają. Kulturalnie jest dostosować się do obowiązujących zasad rozmowy. Nie należy być milczkiem, który nie udziela swoich opinii. Świadczy to o braku zainteresowania.

Obie strony powinny zorganizować sobie czas i miejsce, w którym nikt nie będzie nam przeszkadzał, wyłączyć powiadomienia przychodzące, aby szanować siebie i wzajemną uwagę (Orlicz W. 2020).

Sprzęt do przeprowadzania grupowych rozmów

Rozmowy możemy odbywać poprzez ogólnodostępne programy jak Skype, Hangouts, Zoom, Messenger. Na rynku dostępne są też profesjonalne zestawy głośnomówiące lub przystawki konferencyjne. Wiele firm oferuje swoje usługi w tej dziedzinie zapewniając profesjonalny sprzęt i oprogramowanie, na przykład Focus Telecom.

Telekonferencja — artykuły polecane

Metody pracy zdalnej — Kodyfikacja wiedzy — Agencje public relations — Przesyłka kurierska — Biały wywiad — Wideokonferencje — Komunikacja wewnętrzna — Doradca zawodowy — Wirtualne biuro

Bibliografia

• Antonijczuk-Krzyśków M. (2013), Wykorzystanie e-narzędzi w edukacji i gospodarce narodowej: ekspozycja problemu, Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu, Wrocław
• Bartoszewicz A. (red.) (2011), Informatyka w Zarządzaniu - Szanse i Zagrożenia, Przedsiębiorczość i Zarządzanie, Garwolin, t. XII
• Gogolewski M., Ren M. (2013), Wpływ standaryzacji i wzrostu bezpieczeństwa telekonferencji na efektywność komunikacji biznesowej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Ekonomiczne Problemy Usług, Szczecin
• Kościółek A. (2012), Elektroniczne czynności procesowe w sądowym postępowaniu cywilnym, Wolters Kluwer, Warszawa
• Kowalczyk B., Kowalewski M., Parapura H. (2011), Sieci i usługi telekomunikacyjne w zarządzaniu kryzysowym, Telekomunikacja i techniki informacyjne
• Olszewski W. (2017), Czy warto rozwijać telepatologię?, Biuletyn Polskiego Towarzystwa Onkologicznego Nowotwory
• Orlicz W. (2020), 8 zasad efektywnego prowadzenia konferencji, Focus Telecom

Autor: Angelika Sikora