Teamware

Teamware jest to metoda wspomagania komputerowego pracy zespołowej w komunikowaniu i dzieleniu się wiedzą.

Choć w dostępnej literaturze nie ma zgodności co do definicji "TeamWare" to wszystkie łączy je stwierdzenie, że metoda ta przeznaczona jest dla jednostek działających w zespole bądź dla zespołu jako całości, w tym zespołu projektowego oraz to, że metoda ta ma za zadanie ułatwić wymianę danych i informacji integrację czynności biurowych, archiwizowanie oraz szeroko rozumianą komunikację w zespole. Oznacza to, że dzięki tej metodzie każdy z członków będzie miał dostęp do informacji czy pomysłów każdego innego członka zespołu, co umożliwi skrócenie czasu rozwiązywania problemów czy realizacji poszczególnych zadań projektowych.

Praca zespołowa wspomagana komputerowo jest procesem, w którym jego członkowie otrzymują zadanie do wykonania. Punktem wyjścia jest zapoznanie się z niedopracowanymi danymi, które opisują pewne aspekty rozwiązywanego problemu. Powołany zespół ma za zadanie dokonać przekształcenia tych danych w taki sposób, aby można je było wykorzystać do pewnego modelu (np. algorytmu), który ma umożliwić uzupełnianie, selekcję oraz przetwarzanie informacji. W ostateczności uzyskuje się tzw. wyjście, czyli zespołową decyzję lub jakiś projekt.

TL;DR

TeamWare to metoda wspomagania komputerowego pracy zespołowej, która ma na celu ułatwienie wymiany danych i informacji oraz integrację czynności biurowych i komunikację w zespole. Istotnym elementem tej metody jest odpowiednie oprogramowanie, które ułatwia pracę członkom zespołu. Istnieje różnica między TeamWare a GroupWare, która zależy od relacji między pracownikami. Metoda TeamWare może być stosowana przy rozwiązywaniu konkretnych problemów zarządzania. Komputerowe formy wspomagania pracy zespołowej obejmują zebrania, prezentacje, telekonferencje, pocztę elektroniczną i konferencje komputerowe.

Software

Istotnym w tej metodzie aspektem jest dobranie odpowiedniego oprogramowania wspomagającego w.w. procesy. Dobrze dobrany software ma za zadanie jak najbardziej ułatwić pracę poszczególnym członkom i zespołu jako całości w każdej fazie projektu. Właśnie odpowiedni software i dostęp do funkcjonującego w sieci komputera daje tej metodzie przewagę nad innymi. Jednym z pierwszych oprogramowań dostępnych dla przedsiębiorstw był Lotus Notes firmy Lotus Development. Pierwotnie projekt ruszył pod nazwą Plato Notes w latach siedemdziesiątych na Uniwersytecie Stanowym Illinois. Po 3 letnim korzystaniu i rozwijaniu oprogramowania w 1976 roku wypuszczono produkt, który pozwalał na tworzenie prywatnych plików notatek uszeregowanych tematycznie, tworzenie list dostępu do tych plików selekcję danych według dat, anonimowe dopisywanie notatek czy tworzenie odnośników do plików. Obecnie produkt przejęty i rozwinięty przez firmę IBM - IBM Notes oraz nowy produkt IBM Domino. Oprogramowanie pozwala na zmniejszenie struktury informatycznej, zmniejszenie kosztów administracyjnych poprzez zwiększenie automatyzacji i ograniczenie zasobów sprzętowych. Posiada funkcje takie jak:

• monitorowanie
• strojenie danych
• diagnostyka danych

Dzięki temu zwiększa wydajność operacyjną. Możliwe jest również połączenie wielu serwerów IBM Domino razem co w dobie

TeamWare a GroupWare

Różnica między TeamWare (pracą zespołową) a GroupWare (pracą grupową) nie jest używany sprzęt czy oprogramowanie. Zależy ona od relacji między pracownikami. Porównanie zobaczyć możemy w poniższej tabeli.

Czynnik	Praca grupowa	Praca zespołowa
Współzawodnictwo	nakierowanie do wewnątrz przeciwnik upatruje się we własnej grupie	Wspólny rywal umiejscowiony wewnątrz wspólna rywalizacja
Czas	terminy są narzucane niski stopień lub brak kooperacji między członkami grupy	czas pracy ustalany wewnętrznie terminy ukończenia prac ustalane wewnątrz zespołu
Innowacje	oparte głównie na istniejących rozwiązaniach mają związek ze wszystkich co już było w przedsiębiorstwie	innowacje są wyszukane, specyficzne i prowokujące do dalszych zmian zespół przekłada nowe pomysły nad dotychczasowe rozwiązania
Decyzje i rozstrzygnięcia	są podejmowane przez kierownika lub na zewnątrz	są wewnętrznie uzgodnione przez akceptację, konsensus i tylko w pewnych przypadkach w wyniki głosowania
Inicjatywa	pochodzi raczej z zewnątrz jako lęk przed utratą czegoś jako reakcja na inne działania	jest pochodną współpracy w zespole oparta na spodziewanych korzyściach dla zespołu
Nastawienie na sukces	korzyści osobiste są najważniejsze w ocenie sukcesów liczy się jednostka tworzą się subgrupy jako grupy interesu	preferuje się sukces zespołu i firmy jako całości zespół jest w centrum zainteresowań i liczy się jako wspólnota
Relacje i zależności	pojedynczy członkowie grupy są relatywnie niezależni od siebie, ale uzależnieni od kierownika	współpracownicy są uzależnieni jeden od drugiego zasada "korzyść zespołu jest moją korzyścią" wynikająca z dzielenia się pomysłami preferowana jest pomoc i wzajemne poparcie
Sposób obcowania z wyzwaniami, reagowanie na nowe wyzwania	raczej unika się nowych wyzwań dominuje obawa przed ryzykiem	szuka się nowych wyzwań liczy się chęć przekonywania innych do reakcji na nową sytuację

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Zbigniew Martyniak (2000) Zarządzanie informacją i komunikacją. Zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych., Wyd. Akademii Ekonomicznej w Krakowie

Inne koncepjce metody TeamWare(GroupWare)

Pomimo iż jest to koncepcja XXI w. to M. Ader zaproponował metodykę stosowania Group-Team-Ware podczas rozwiązywania konkretnego już problemu zarządzania. Etapy stosowania tej metody to:

1. tworzenie
2. porządkowanie i ustalanie priorytetów
3. decydowanie

W pierwszej fazie zespół dzieli tablicę elektroniczną widzianą przez każdego członka na strefy tematyczne. Następnie członkowie grupy wpisują swoje propozycje rozwiązania problemu w dowolnej kolejności. W fazie porządkowania analizuje się użyte słowa (ich znaczenie) i częstotliwość ich wykorzystania co umożliwia przypisywanie poszczególnym pomysłom odpowiednich kategorii. Następnie każdy z członków grupy ustala wagę i ocenę każdego pomysłu dzięki czemu uwidacznia się syntetyczny obraz pracy zespołu. Faza decydowania polega na elektronicznym głosowaniu, podczas którego każdy głosuje nad wybranym rozwiązaniem a wyniki widoczne są na dużym ekranie przez co wszyscy mają możliwość udziału w rozwiązywaniu problemu a wykorzystywany sprzęt informatyczny znacznie skraca czas zebrania wspomaganego metodą Group-Team-Ware. Komputerowe formy wspomagania pracy zespołowej miały na celu zorganizowanie spotkań członków grupy projektowej w czasie i przestrzeni oraz wykorzystanie środków ułatwiających komunikację. Chodzi tu przede wszystkim o takie formy komunikacji jak:

• zebrania wspomagane komputerowo
• prezentacje
• telekonferencje i wideokonferencje
• poczta elektroniczna
• konferencje komputerowe

Teamware — artykuły polecane

System wspomagania decyzji — Projektowanie systemów informatycznych — Mikroserwisy — Large-scale scrum — Grupowanie stanowisk — Mapa myśli — Scrum of scrums — Daily scrum — Kodyfikacja wiedzy

Bibliografia

• Beaudouin-Lafon M., Karsenty A. (1992), transparency and awareness in a real-time groupware system, UIST '92 Proceedings of the 5th annual ACM symposium on User interface software and technology, Pages
• Ellis C., Gibbs S., Rain G. (1992), Groupware:some issues and experiences, Magazyn-Communications of the ACM, Volume 34 Issue 1
• Fatt C., Khin E. (2010), The Social-Technical View of Knowledge Management in Services Industries, Journal of Social Sciences 6 (2)
• Martyniak Z. (2000), Zarządzanie informacją i komunikacją - zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Potocki A., Winkler R., Żbikowska A. (2003), Technika komunikacji w organizacjach gospodarczych, Difin, Warszawa
• Speed T. (2006), Upgrading to Lotus Notes and Domino 7. From technologies to solutions. Packt Publishing Ltd

Autor: Patryk Chęć, Magdalena Duda