Podróż służbowa

Podróż służbowa jest związana z zadaniem służbowym, które musimy wykonać w terminie i miejscu określonym w poleceniu. Wykonanie tego zadania powinno być wyraźnie zadane przez pracodawcę a więc wynikające ze stosunku pracy. Miejsce wykonania zadania służbowego powinno być w innej miejscowość niż znajduje się siedziba firmy lub stałym miejscem pracy pracownika (A. Goń, J. Pękalska, M. Kurowski, 2019, s. 9). Podróż służbowa może odbywać się w kraju lub poza nim. Aby nie powstały żadne niedomówienia takie polecenie może być wydane na piśmie, (chodź nie jest ono wymagane). Polecenie wyjazdu (podróży służbowej) powinno zawierać (G. Orłowski, 2019, s. 403, 404):

• daty rozpoczęcia oraz zakończenia podróży,
• godziny wyjazdu oraz powrotu,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• cel podróży.

Powodem realizacji podróży służbowej może być np. podpisanie umowy z kontrahentem, szkolenia, zaprezentowanie produktu bądź usługi w zależności czum przedsiębiorstwo się zajmuje. Może wystąpić taka sytuacja że nie będzie możliwa organizacji podróży służbowej, w takie sytuacji możemy wykorzystać nowe technologie i prowadzić rozmowę na wideokonferencji. Nowoczesne technologie również pomagają pracownikowi który jest na wyjeździe służbowym w kontakcie z pracodawcą (M. Kachniewska, 2015, s. 45).

TL;DR

Podróż służbowa jest związana z wykonaniem zadania służbowego w innym miejscu niż siedziba firmy. Istnieją dwa rodzaje podróży służbowej - typowa i nietypowa. Warunki wypłacenia należności z tytułu podróży służbowej określa układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagrodzenia. Pracownikowi przysługują należności za diety, zwrot kosztów przejazdu i noclegu. Rozliczenie kosztów wymaga dostarczenia dokumentów potwierdzających ich poniesienie. W przypadku podróży krajowej i zagranicznej różnią się limity i zasady zwrotu kosztów.

Rodzaje podróży służbowej

Istnieją dwa rodzaje podróży służbowej (G. Orłowski, 2019, s. 404):

• podróż służbowa typowa - jej cechą jest to, pobyt w miejscu wykonania zadania jest z założenia tymczasowy,
• podróż służbowa nietypowa - to stwierdzenie obejmuje wyjazdy pracowników, których praca wiąże się z koniecznością ciągłego przemieszczania się i których miejsce pracy jest ruchome, np. przedstawiciel handlowy.

Warunki wypłacenia i wysokość należności z tytułu podróży służbowej

Warunki wypłacania i wysokość należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagrodzenia. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym nie ma obowiązku wydania regulaminu wynagrodzenia, w takim przypadku warunki wypłacenia należności określa w umowie o pracę (G. Orłowski, 2019, s. 405).

Pracownikowi który wykonuje zlecenie pracodawcy na tak zwanym wyjeździe służbowym, przysługują należności finansowe na pokrycie kosztów związanych z podróżą, takimi jak (S. Gałaś-Olszak, 2014, s. 445):

• dieta (ekwiwalent za zwiększone koszty utrzymania),
• zwrot kosztów przejazdu,
• koszt noclegu.

Przy ustaleniu diety za dobę w czasie trwania podróży służbowej na terenie kraju lub poza nim w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia lub umowy o pracę, należy pamiętać że nie może być ona większa niż określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.. Jeśli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę nie ma zawartych warunków i wysokości należność, to pracownikowi przysługują świadczenia takie jak w wyżej wymienionym rozporządzeniu (G. Orłowski, 2019, s. 405).

Aby rozliczyć się ze wszystkich poniesionych kosztów w czasie podróży należy przedłożyć wszystkie dokumenty potwierdzające poniesiecie kosztów takie jak faktury, rachunki, bilety. Jeśli pracownik nie jest w stanie tego zrobić, musi napisać oświadczenie o poniesionych kosztach oraz wytłumaczenie dlaczego nie może ich dostarczyć (S. Gałaś-Olszak, 2014, s. 448).

Podróż służbowa krajowa

Dieta

Pracodawca może nam zapłacić za wyżywienie dzienne czyli trzy posiłki, natomiast jeśli zapłaci tylko za część należy się pracownikowi zwrot kosztów który jest rozpisany w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Pomocy Społecznej (S. Gołaś-Olszak, 2014, s. 445, 446).

Koszt przejazdu

Środek transportu zawsze określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, ich wysokość określa się na podstawie biletów, faktur obejmujących cenę biletu z dodatkowymi opłatami (bagaż), należy także uwzględnić ulgę pracownika. Pracownik może podróżować również pojazdem nie będącym własnością pracodawcy (S. Gołaś-Olszak, 2014, s. 446, 447):

• samochód osobowy,
• motocykl,
• motorower.

Nocleg

Zwrot kosztów za nocleg w hotelu lub innych obiekcie świadczącym takie usługi następuje po przedłożeniu rachunku lub faktury. Jeśli nie doniesie wcześniej wymienionych dokumentów przysługuje ryczałt. Nie zawsze można wykorzystać opcje z ryczałtem, ponieważ przysługuje on wtedy gdy nocleg trwał co najmniej 6 godziny między godzinami 21:00 i 7:00 (S. Gołaś-Olszak, 2014, s. 447).

Podróż służbowa poza granicami kraju

Dieta

Wysokość diety zagranicznych została określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.. Jeśli pracodawca zapewni pracownikowi wyżywienie (3 posiłki dziennie), przysługuje mu część diety, natomiast gdy przełożony zapewnia tylko częściowe wyżywienie wartość dity należy pomniejszyć koszty, Więcej danych znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej (S. Gołaś-Olszak, 2014, s. 448, 449).

Koszt przejazdu

Czas rozpoczęcia podróży służbowej jest liczony na trzy sposoby:

• gdy korzystamy ze środków komunikacji lądowej takich jak samochód, autokar, pociąg, liczymy od czasu przekroczenia granicy kraju.
• gdy korzystamy z takich środków jak samolot, liczymy od czasu startu samolotu
• gdy korzystamy ze środków morskich liczymy od chwili wyjścia statku z promu

Koszt przejazdu jest liczony podobnie jak w podróży służbowej krajowej. Dodatkowo pracownikowi należy się zwrot wydatków związanych z przejazdem z dworca i z powrotem w wysokości jednej diety (S. Gołaś-Olszak, 2014, s. 449, 450).

Nocleg

Zwrot kosztów poniesionych za nocleg następuje po dostarczeniu rachunku wystawionego przez hotel lub innych obiektach świadczących takie usługi. Istnieją limity na zwrot kosztów na nocleg, jeśli pracownik odpowiednio uzasadni przekroczenie pracodawca może mu wypłacić koszty. Jeśli pracownik nie dostarczy rachunku z hotelu za nocleg w takim przypadku przysługuje mu 25% limitu noclegu zależnego od kraju. Zwrot kosztów nie przysługuje pracownikowi jeśli pracodawca zapewni mu bezpłatny nocleg (S. Gołaś - Olszak, 2014, s. 449, 450).

Podróż służbowa — artykuły polecane

Umowa — Delegacja — Praca nakładcza — Czarter — Umowa o dzieło — Ubezpieczenie assistance — Urlop szkoleniowy — Praca sezonowa — Posiłki regeneracyjne

Bibliografia

• Goń A., Pękalska J., Kurowski M. (2019), Współczesne trendy w logistyce-kompleksowe zarządzanie, Wydawnictwo Społecznej Akademii Nauk, Warszawa
• Kachniewska M. (2015), Zeszyty Naukowe Uczelni Vistula, Akademia Finansów i Biznesu Vistula, Warszawa
• Orłowski G. i in. (red.) (2019), Kodeks pracy. Komentarz dla praktyków, ODDK, Gdańsk
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej Dz.U. 2013 poz. 167
• Rycak M. (2008), Wymiar i rozkład czasu pracy, Wolters Kluwer, Warszawa
• Rycak M., Gałaś-Olszak S., Ambroziński M., Jasińska-Cichoń A., Jelińska U., Klimkiewicz L., Krysińska-Wnuk L., Kuba M., Kuźniar J., Latos-Miłkowska M., Nowacki P., Piecyk K., Pisarczyk Ł., Rączka M., Stojek-Siwińska M., Wąsowska M. (2014), Prawo pracy 2014, Wolters Kluwer, Warszawa
• Sieńko A. (red.) (2013), Prawo pracy 1506 pytań i odpowiedzi, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Izabela Słoma

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.