Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK

Zarzadzanie interesariuszami i procesy z nim związane stanowią jeden z obszarów wiedzy "A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)", zbioru dobrych praktyk zarządzania projektami, zebranego i przedstawionego przez Project Management Institute.

Interesariuszami projektu nazywa się osoby, grupy lub organizacje, na które projekt ma wpływ lub one mają wpływ na projekt. Robert K. Wysocki definiuje interesariuszy jako "każdą osobę lub grupę osób która ma określony interes w realizacji projektu" (R.K. Wysocki 2013, s. 123). Interesariusze różnią się od siebie rodzajem wpływu (negatywnym lub pozytywnym) jaki mają projekt, jego siłą i skutkami jakie ich działania mogą wywrzeć na projekt.

Zarządzanie interesariuszami wiąże się z identyfikacją interesariuszy, analizą ich oczekiwań i wpływu na projekt, oraz efektywnym angażowaniu tych osób i grup w pracę w projekcie. Drugim istotnym elementem zarządzania interesariuszami jest utrzymywanie ciągłej komunikacji z interesariuszami, rozpoznawanie ich potrzeb. Jest to jeden z kluczowych elementów powodzenia projektu. Robert K. Wysocki podaje, że brak sukcesu w realizacji nawet 70% projektów informatycznych wiąże się ze słabą komunikacją z interesariuszami (R.K. Wysocki 2013, s. 122).

Główne problemy, na które odpowiada ten obszar zarządzania projektami, to brak zaangażowania uczestników w projekt, rezultaty projektu nie spełniające oczekiwań interesariuszy, niezadowolenie, rosnąca liczba sprzecznych wymagań i życzeń dotyczących projektu, utrata poparcia kluczowych osób decydujących o przydziale zasobów (P. Eskerod, M. Huemann, C Ringhofer, 2015 s. 42).

Project Management Body of Knowledge wyróżnia cztery podstawowe procesy związane z obszarem zarządzania interesariuszami (PMBOK 2013, s. 391):

• rozpoznanie interesariuszy
• planowanie zarzadzania interesariuszami
• zarządzanie angażowaniem interesariuszy
• kontrolowanie zaangażowania interesariuszy

Rozpoznanie interesariuszy

Jest to proces polegający na sprecyzowaniu kim są interesariusze, określeniu relacji pomiędzy interesariuszami a projektem, zidentyfikowaniu ich wpływu na sukces projektu. Efektem tych działań jest dokumentacja, która zawiera informacje o ich interesach, zaangażowaniu, oraz współzależnościach występujących pomiędzy interesariuszami. Największą zaletą tego procesu jest możliwość skupienia działań na najważniejszych interesariuszach z punktu widzenia sukcesu projektu (PMBOK 2013, s. 393).

W procesie wykorzystuje się kartę projektu, dokumentację dotyczącą zamówień lub przetargów, oraz kapitał wiedzy wypracowany przez organizację. W trakcie identyfikacji interesariuszy bierze się również pod uwagę wpływ czynników z otoczenia organizacji. Główną techniką analityczną w tym procesie jest analiza interesariuszy, wykorzystuje się również oceny ekspertów i kluczowych osób zaangażowanych w projekt, organizuje się spotkania w celu wymiany informacji. Efektem procesu jest rejestr interesariuszy, będący dokumentem zawierającym dane identyfikujące interesariuszy, określającym ich główne wymagania, oczekiwania, fazy projektu, w których należy oczekiwać ich reakcji. Rejestr zawiera również klasyfikację interesariuszy, czyli podział osób ze względu na ich nastawienie wobec projektu (PMBOK 2013, s. 398).

Proces rozpoznania interesariuszy

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Karta projektu Dokumentacja dotycząca zamówień lub przetargów Czynniki z otoczenia projektu Kapitał wiedzy wypracowany przez organizację	Analiza interesariuszy Oceny ekspertów Spotkania	Rejestr interesariuszy

Planowanie zarządzania interesariuszami

Jest to proces, którego celem jest określenie działań pozwalających na zaangażowanie interesariuszy przez cały czas trwania projektu oraz zarządzanie ich oczekiwaniami w taki sposób, aby osiągnąć cele projektu.

Kluczową zaleta procesu jest możliwość stworzenia realistycznego planu współpracy z interesariuszami, po to, aby zwiększyć korzyści związane z realizacją projektu.

W procesie wykorzystuje się plan zarzadzania projektem, opracowany wcześniej rejestr interesariuszy, kapitał wiedzy wypracowany w organizacji. Proces planowania nie odbywa się w próżni. Mają na niego wpływ czynniki z otoczenia organizacji. Wykorzystuje się różne narzędzia do określenia reakcji takie jak oceny ekspertów, dyskusje grupowe, matryce oceny zaangażowania interesariuszy (Stakeholders Engagement Assessment Matrix). Efektem tego procesu jest plan zarzadzania interesariuszami, który stanowi integralną część planu zarządzania projektem, określający działania konieczne do efektywnego zaangażowania zainteresowanych stron. Forma i szczegółowość planu powinny być dopasowane do potrzeb zarządzania projektem (PMBOK 2013, s. 403).

Proces planowania zarządzania interesariuszami

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania projektem Rejestr interesariuszy Czynniki z otoczenia projektu Kapitał wiedzy wypracowany przez organizację	Techniki analityczne Oceny ekspertów Spotkania	Plan zarządzania interesariuszami Aktualizacja dokumentów projektu

Zarządzanie angażowaniem interesariuszy

Proces ten polega na komunikacji i współpracy z interesariuszami w celu spełnienia ich oczekiwań i potrzeb, pomocy w rozwiązywaniu ich problemów i angażowania ich przez cały cykl życia projektu.

Zarządzanie zaangażowaniem jest korzystne, gdyż pozwala na zredukowanie oporu interesariuszy wobec projektu i wzrost zaangażowania uczestników projektu. Działania te zwiększają szansę na to, że projekt zakończy się sukcesem. Właściwa komunikacja sprawia, że interesariusze lepiej rozumieją cele projektu oraz korzyści i zagrożenia z nim związane. Ta świadomość pozwala im aktywnie działać na rzecz projektu. Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy to również przewidywania zachowań ludzi i prowadzenie działań wyprzedzających w celu zminimalizowania negatywnych skutków dla projektu.

W procesie wykorzystuje się plan zarządzania interesariuszami, plan zarządzania komunikacją, rejestr zmian dokumentujący modyfikacje w trakcie trwania projektu oraz wiedzę nabytą przez organizację, dotyczącą sposobów komunikacji, zarządzania zmianą i rozwiązywania konfliktów. W trakcie realizacji procesu konieczne są umiejętności menedżerskie i interpersonalne oraz znajomość sposobu dopasowania komunikacji do odbiorcy. Efektem procesu zarządzania zaangażowaniem interesariuszy jest dziennik problemów, rejestruje się również żądania zmian oraz wprowadza zmiany w planie zarządzania projektem (PMBOK 2013, s. 404).

Proces zarządzanie angażowaniem interesariuszy

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania interesariuszami Plan zarządzania komunikacją Rejestr zamian w projekcie Kapitał wiedzy wypracowany przez organizację	Zdolności menedżerskie Zdolności interpersonalne Metody komunikacji	Wniosek o wprowadzenie zmiany Dziennik problemów Zmiany w planowaniu zarządzania projektem

Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy

W ramach tego procesu monitoruje się wszystkich interesariuszy w projekcie oraz ich wzajemne relacje. Pozwala to dostosować sposoby działania i tworzyć plany zwiększenia zaangażowania uczestników w projekt. Jest to istotne, gdy projekt się rozwija i zmienia się jego środowisko. Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy pozwala na zwiększenie lub utrzymanie zaangażowania.

W procesie wykorzystuje się plan zarządzania projektem, dziennik problemów, dane o wynikach pracy, oraz dokumenty projektowe. W trakcie kontrolowania zaangażowania wykorzystuje się informacje z baz danych, porady i oceny ekspertów oraz organizuje się spotkania w celu wymiany wiedzy. Efektem są informacje o wydajności pracy i zmiany w dokumentach projektowych. Aktualizuje się planowany zarzadzania projektem, tworzy wnioski o zmiany w projekcie. Zebrane informacje i doświadczenia uzupełniają kapitał wiedzy organizacji (PMBOK 2013, s. 410).

Proces kontrolowania zaangażowania interesariuszy

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania projektem Dziennik problemów Dane o wynikach pracy Dokumenty projektowe	Bazy danych Oceny ekspertów Spotkania	Informacje o wydajności pracy Wniosek o wprowadzenie zmiany Zmiany w planowaniu zarządzania projektem Aktualizacja dokumentów projektowych Uzupełnianie kapitału wiedzy

TL;DR

Zarządzanie interesariuszami to proces identyfikacji, angażowania i komunikacji z osobami, grupami lub organizacjami, które mają wpływ na projekt. W ramach tego obszaru wiedzy wyróżnia się cztery podstawowe procesy: rozpoznanie interesariuszy, planowanie zarządzania interesariuszami, zarządzanie angażowaniem interesariuszy i kontrolowanie zaangażowania interesariuszy. Każdy z tych procesów ma swoje cele i narzędzia, które pomagają w skutecznym zarządzaniu interesariuszami. Efektem tych działań jest większa szansa na sukces projektu i zadowolenie wszystkich zaangażowanych stron.

Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK — artykuły polecane

Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Komunikacja z interesariuszami — Procesy realizacji wg PMBOK — Procesy planowania wg PMBOK — Plan zarządzania interesariuszami — Zarządzanie ludźmi w zespole projektowym — Rejestr interesariuszy — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Kształtowanie zespołu

Bibliografia

• Eskerod P., Huemann M., Ringhofer C. (2015), Stakeholder Inclusiveness: Enriching Project Management with General Stakeholder Theory, Project Management Journal, vol. 46 nr 6
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Mateusz Wasik