Rejestr czynników ryzyka

Rejestr czynników ryzyka - znany też pod nazwami Rejestr Ryzyka lub Dziennik Ryzyk.

Jest to dokument, w którym zapisane są wszystkie zidentyfikowane ryzyka, zagrożenia, ich analiza, środki przeciwdziałania, które dotyczą danego projektu. Jest wykorzystywany do gromadzenia i przechowywania informacji o wszelkich zagrożeniach i szansach związanych z projektem. (Managing Successful Project with PRINCE2 2009, s. 260)

Rejestr ryzyka jest podstawą do określenia planu reakcji na ryzyko.

TL;DR

Rejestr Ryzyka to dokument zawierający informacje o zidentyfikowanych zagrożeniach i środkach przeciwdziałania w projekcie. Jest wykorzystywany do gromadzenia informacji i podejmowania decyzji dotyczących zarządzania ryzykiem. Rejestr jest kluczowym narzędziem w projekcie, umożliwiającym śledzenie i rozwiązywanie problemów. Utworzenie Rejestru Ryzyka odbywa się po zatwierdzeniu planu projektu i obejmuje cztery etapy: identyfikację ryzyka, ocenę ważności, zastosowanie rozwiązań oraz monitorowanie skuteczności. Rejestr zawiera informacje takie jak identyfikator ryzyka, autor zgłoszenia, opis ryzyka, wpływ, prawdopodobieństwo, priorytet, przeciwdziałania i aktualny status. Rejestr Ryzyka jest podstawą do podejmowania działań zaradczych i zarządzania kryzysowego w projekcie.

Zastosowanie

Rejestr Ryzyka jest dokumentem głównym, który powstaje we wczesnych etapach projektu. Jest to narzędzie, które odgrywa ważną rolę w planie zarządzania ryzykiem, wspomagając śledzenie i rozwiązywanie problemów gdy te zaczynają się pojawiać.

Rejestr Ryzyka zasadniczo jest współdzielony pomiędzy interesariuszy projektu i pozwala na to, aby osoby uczestniczące w projekcie były świadome problemów i mogły na nie reagować. Może być użyty do oznaczania nowych zagrożeń dla projektu oraz dla przedstawienia sugestii na temat tego, jakie działania należy podjąć, aby problem rozwiązać. (A.Korczowski 2009, s. 197)

Wszystkie projekty korporacyjne i organizacyjne w pewnym momencie stają przed jakimś ryzykiem. Posiadanie Rejestru Ryzyka zapewnia lepsze sposoby reagowania na pojawiające się problemy. Pomaga w procesie podejmowania decyzji i umożliwia menedżerom oraz interesariuszom radzenie sobie z ryzykiem w najlepszy i najbardziej odpowiedni sposób.

Rejestry Ryzyka wykorzystywane są najczęściej jako integralne zestawienia do raportów ryzyka, które podlegają weryfikacji oraz analizie na etapie monitorowania i przeglądu. Przykłady ryzyka odnajdziemy m.in. w wypartej już przez ISO 31000 normie Risk Management Guidelines Companion to AS/NSZ 4360:2004.

Rejestr Ryzyka zaczyna się oczywiście od planu zarządzania ryzykiem. Kierownik projektu musi szukać wkładu od członków zespołu, interesariuszy a nawet końcowych użytkowników projektu. Rejestr jest kluczowym dokumentem w projekcie, ponieważ rejestruje zidentyfikowane zagrożenia, ich stopień nasilenia oraz działania, które należy podjąć. Może przyjąć formę prostego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub systemu bazy danych, ale najbardziej skutecznym i powszechnym formatem jest tabela. Tabela zawiera stosunkowo bardzo dużo informacji na zaledwie kilku stronach.

Zarządzanie ryzykiem w Rejestrze Ryzyka

Utworzenie Rejestru Ryzyka następuje po zatwierdzeniu planu projektu a podstawą dla dokumentu powinna być sekcja ryzyka w planie projektu. Śledzenie aktywnego ryzyka wykonuje się poprzez rejestrowanie ryzyka w rejestrze wraz z datą zidentyfikowaną, datą zaktualizowaną, datą docelową i datą zamknięcia. Inne przydatne informacje to numer identyfikacyjny ryzyka, opis ryzyka, rodzaj i stopień zagrożenia, jego wpływ, możliwe działania reagujące oraz aktualny stan ryzyka.

Rejestr ryzyka obejmuje zarządzanie ryzykiem w czterech kluczowych etapach:

1. Identyfikacja ryzyka
2. Ocena ważności każdego zidentyfikowanego ryzyka
3. Zastosowanie możliwych rozwiązań
4. Monitorowanie i analizowanie skuteczności podjętych kroków

Podczas oceny ryzyka wszystkie ryzyka muszą zostać sklasyfikowane i porównane z jego wartością tolerowaną i akceptowaną. Trzeba jednak wcześniej przyjąć kryteria, które pomogą jednoznacznie zidentyfikować ryzyko znaczące, wymagające zdecydowanych działań. Jest to krok w kierunku zdefiniowania ryzyka szczególnej uwagi. Rejestr ryzyka jest sporządzany w wyniku oceny i pomaga zracjonalizować zarządzanie ryzykiem a w konsekwencji - zarządzanie kryzysowe. (D.Wróblewski 2015, s. 48)

Elementy Rejestru Ryzyka

Zebrane informacje zapisujemy w rejestrze czynników ryzyka oraz dokonujemy oceny ważności poszczególnych czynników ryzyka. Ocena ważności zazwyczaj jest iloczynem prawdopodobieństwa i konsekwencji. Im wyższy jest iloczyn tym wyższy jest poziom ryzyka dla danego czynnika.

W skład Rejestru Ryzyka wchodzą:

• ID - Identyfikator Ryzyka - unikalny kod, który pozwala grupować wszystkie informacje na temat danych zagrożeń
• Autor - czyli osoba, która dane zagrożenie zgłosiła
• Data zgłoszenia
• Opis zgłoszenia
• Kategoria ryzyka
• Oddziaływanie/wpływ - opis skutków dla projektu w sytuacji gdy ryzyko się zmaterializuje
• Prawdopodobieństwo - oszacowane prawdopodobieństwo pojawienia się ryzyka
• Priorytet
• Bliskość - oszacowany czas, który dzieli projekt od wystąpienia zagrożenia
• Przeciwdziałania - działania, które zostaną podjęte w celu zmniejszenia ryzyka
• Właściciel zagrożenia - osoba wyznaczona do obserwacji konkretnego zagrożenia
• Data ostatniej aktualizacji - data ostatniego badania statusu zagrożenia
• Aktualny status zagrożenia (np. "zamknięte","zmniejszające się","wzrastające","bez zmian")

Tab.1 Rejestr czynników ryzyka

ID

Autor

Data zgłoszenia

Opis zgłoszenia

Kategoria ryzyka

Wpływ

Prawdopodobieństwo

Priorytet

Bliskość

Przeciwdziałanie

Właściciel

Data aktualizacji

Status zagrożenia

1

2

3

.

.

n

Metoda FMEA jest inspiracją do opracowania Rejestru Ryzyka.

Rejestr czynników ryzyka — artykuły polecane

Zmiana wg PRINCE2 — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Ryzyko wg PRINCE2 — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Rejestr interesariuszy — Plan reakcji na ryzyko — Konceptualizacja — Plan kontroli zmian w projekcie

Bibliografia

• Kaszuba-Perz A., Perz P. (2010), Rola zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie w obliczu wzrostu zewnętrznych czynników ryzyka, Finansowy Kwartalnik Internetowy e-Finanse 2010, vol. 6, nr 2
• Korczkowski A. (2009), Zarządzanie ryzykiem w projektach informatycznych. Teoria i praktyka, Helion
• Office of Government Commerce (OGC) (2009), Managing Successful Projects with PRINCE2
• Wróblewski D. (red.) (2015), Zarządzanie ryzykiem - przegląd wybranych metodyk, CNBOP - PIB, Józefów
• Zawarska J. (2012), Identyfikacja i pomiar ryzyka w procesie zarządzania ryzykiem podmiotów gospodarczych, Zarządzanie i Finanse, R. 10, nr 1, cz. 1

Autor: Filip Młodnicki