Dokumentacja organizacyjna

Praktycznym odzwierciedleniem przyjętej dla danego systemu wytwórczego struktury jest jego dokumentacja organizacyjna. Opisany w dokumentacji organizacyjnej układ zależności pomiędzy elementami systemu wraz z tymi elementami stanowi formalną strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i jest niezbędny do funkcjonowania każdej jednostki gospodarczej. O liczbie dokumentów, które należy posiadać aby przedsiębiorstwo sprawnie funkcjonowało, decyduje wielkość jednostki i jej struktura organizacyjna.

Dla poprawnego funkcjonowania każdej organizacji konieczne jest opracowanie dokumentacji zawierającej globalny opis systemu. Dokumentacja powinna ułatwiać pracę personelowi wykonującemu usługi (niezależnie od tego, czy pracownicy działają pojedynczo, czy w grupach), jak również pomagać kierownictwu w sprawnym zarządzaniu firmą.

Najbardziej znaczącymi dokumentami w firmie są te, które posiadają informacje na temat utworzenia, ustanowienia, zawiązania i również ustalenia ustroju wewnętrznego. Są to dokumenty konstytutywne, zawierają one:

• Umowę
• Statut
• Regulaminy

Utworzenie małego przedsiębiorstwa, w tym firmy prowadzonej jednoosobowo, nie wymaga opracowania umowy, statutu oraz regulaminu pracy. W takiej sytuacji, wymaganym dokumentem jest:

• Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
• Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON
• Decyzja o ubezpieczeniu społecznym osób prowadzących działalność gospodarczą

Dokumenty stanowiące jeden system dokumentacji, są powiązane poprzez jedność celu i jako jedność zapewniają pełną dokumentację określonej funkcji zarządzania lub rodzaju działalności. Zatem dokumenty, które składają się na system dokumentacji planowania, zapewniają planowanie działań instytucji i jej podległego systemu. Dokumenty tworzące system dokumentacji administracyjnej, zapewniają regulację działalności instytucji i jej koordynację z działaniami powiązanych instytucji oraz osób w ciągle zmieniających się warunkach społeczno-gospodarczych. Jednocześnie cały złożony system dokumentacji jest podporządkowany realizacji strategicznego celu organizacji, jej zadań. System również jest (lub powinien) być zgodny z kulturą organizacyjną instytucji. Narzędzie do zarządzania zasobami jądrowymi to dokumentacja dotycząca wsparcia dokumentacyjnego i informacyjnego działania organizacji. Narzędzie to powinno stanowić podstawę do elastycznego zarządzania dokumentacją. Elastyczne metody zarządzania dokumentami skutecznie kontrolują cykl życia dokumentu zgodnie z celami organizacji, modelując bardziej przejrzystą strukturę systemu zarządzania dokumentami.

Spośród szerokiej gamy dokumentów zawartych w powyższych grupach, centralne miejsce zajmuje dokumentacja organizacyjna.

TL;DR

Dokumentacja organizacyjna jest niezbędna dla funkcjonowania każdej jednostki gospodarczej i obejmuje różnego rodzaju dokumenty, takie jak umowy, statuty i regulaminy. Istnieją różne rodzaje dokumentów, w tym te wynikające z przesłanek formalno-prawnych i organizacyjno-sprawnościowych. Opracowywanie dokumentacji wymaga zastosowania stylu oficjalno-biznesowego i musi być zgodne z normami prawno-prawnymi. Dokumentacja organizacyjna jest istotna w procesie technologicznym i obejmuje instrukcje technologiczne, normy bezpieczeństwa pracy i system zarządzania jakością.

Rodzaje dokumentów

Ogół dokumentów formalizujących organizację i funkcjonowanie organizacji można klasyfikować i analizować według kryteriów takich jak:

• przesłanki będące podstawą opracowania i wdrożenia dokumentu
  • dokumenty wynikające z przesłanek formalno-prawnych,
  • dokumenty wynikające z przesłanek organizacyjno-sprawozdawczych (dotyczące struktury organizacyjnej i procesów funkcjonowania).
• czas, w jakim dokument obowiązuje
  • bezterminowe,
  • obowiązujące przez ściśle określony czas,
  • dokumenty dotyczące konkretnego problemu (po jego rozwiązaniu dokument traci ważność).
• przedmiot regulacji
  • dokumenty sankcjonujące fakt istnienia organizacji,
  • ściśle określające organizację,
  • definiujące zadania,
  • definiujące tryb realizacji zadań,
  • dokumenty o charakterze mieszanym.

Dokumenty wynikające z przesłanek formalno-prawnych

KODEKS HANDLOWY:

• Statut spółki,
• Regulamin walnego zgromadzenia akcjonariuszy,
• Regulamin rady nadzorczej,
• Regulamin zarządu

KODEKS PRACY:

• Układ zbiorowej pracy
• Regulamin pracy
• Zakres czynności stanowisk organizacyjnych

KODEKS CYWILNY:

• Forma prawna

USTAWA O RACHUNKOWOŚCI:

• Zakładowy plan kont
• Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów

KODEKS PRAWA SPÓŁDZIELCZEGO:

• Tryb zakładania i rejestracji spółdzielni
• Prawa i obowiązki członków spółdzielni

USTAWA O KOMERCJALIZACJI I PRYWATYZACJI PRZEDSIĘBIORSTW PAŃSTWOWYCH

• Regulamin preferencji pracowników przy zakupie akcji

Dokumenty wynikające z przesłanek organizacyjno-sprawnościowych

• regulamin organizacyjny,
• schemat organizacyjny,
• karty zadań jednostek i komórek organizacyjnych,
• zakres czynności stanowisk,
• instrukcje organizacyjne,
• regulaminy,
• zarządzenia,
• polecenia,
• pisma okólne.

Opracowywanie

Dokumentacja zarządcza organizacji podlega normom prawnym, dlatego obowiązuje ją obiektywność w stylu prezentacji, empiryczny i nakazowy charakter dokumentu. W stylu oficjalno-biznesowym nie powinno być emocjonalności, subiektywnej oceny i konwersacji. Oficjalny i biznesowy styl dokumentów musi spełniać wymagania:

• zwięzłość w przedstawieniu oficjalnego dokumentu,
• dokładność i pewność sformułowań,
• jednoznaczność i jednolitość terminów,
• chronologiczność.

Obowiązkowe w dokumentach administracyjnych jest określenie konkretnych osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności, a także osoby nadzorującej jej wykonanie oraz data, do której zamówienie musi zostać zrealizowane.

Typowe dokumenty formalizujące strukturę organizacyjną

1. Statut - dokument prawny zarejestrowany w sądzie. Zawiera formę organizacyjno-prawną, wysokość kapitału akcyjnego, ilość akcji, założycieli, władze zarządzające i nadzorcze, wykaz aktów prawnych formalizujących organizację i funkcjonowanie przedsiębiorstwa itd.
2. Regulamin - przepisy i rozporządzenia ustalające sposób postępowania w jakieś dziedzinie.
3. Schemat organizacyjny - graficzny obraz struktury organizacyjnej wskazującym realizatorów głównych funkcji i ich miejsce w przedsiębiorstwie jako całości.
4. Karta zadań / komórki organizacyjnej - podaje szczegółowe wykazy zadań poszczególnych członków organizacji.
5. Zakres czynności (karta funkcji) - podaje szczegółowe rejestry zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk organizacyjnych.
6. Instrukcja - akt prawny generalny wyjaśniający znaczenie istniejących norm prawnych lub wskazujący sposób ich realizacji.
7. Instrukcja organizacyjna (np. instrukcja obiegu dokumentów) - porządkuje ona i reguluje przebieg typowych procesów i procedur działania w poszczególnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, w określonych sytuacjach organizacyjnych.
8. Zarządzenie - akt o charakterze normatywno-wykonawczym, ciągłej mocy obowiązywania.
9. Polecenie służbowe - akt prawny regulujący jednorazowe, doraźne lub okresowe zadania o charakterze operatywnym określonych w treści wykonawców.
10. Okólnik - wewnętrzny, ogólny akt organów administracyjnych przedsiębiorstwa. Podaje określone informacje wskazanej w treści grupie adresatów. Ma charakter zalecający a nie wiążący.

Dokumentacja organizacyjna w procesie technologicznym

Projekt organizacji procesu technologicznego jest podstawą do właściwego podziału pracy wśród pracowników. Projekt powstaje za pomocą obliczeń, wykresów, schematów pracy itp. Dla zrealizowania powtarzalnych lub podobnych do już realizo­wanych projektów, konieczne jest opracowanie dokumentacji organizacyjnej. W skład takiej dokumentacji wchodzą:

1. Zbiór instrukcji technologicznych (wraz ze wskazówkami odnoszącymi się do postępów technologicznych)
2. Instrukcje zakładowe
3. Normy bezpieczeństwa pracy (obsługa maszyn, urządzeń)
4. Higiena produkcji
5. System zarządzania jakością

Dokumentacja organizacyjna — artykuły polecane

Regulamin organizacyjny — Dokumentowanie systemu zarządzania — Kontrola finansowa — Plan audytów — Opis stanowiska pracy — Audyt wewnętrzny — Klasyfikacja celów i funkcji — Instrukcja kancelaryjna — Badanie sprawozdania finansowego

Bibliografia

• Kieżun W. (1980), Podstawy organizacji i zarządzania, Książka i wiedza, Warszawa
• Lada E. (2008), Podstawy przetwórstwa spożywczego, Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne, Warszawa
• Nalepka A. (2001), Struktura organizacyjna, Antykwa, Kraków
• Robótka H. (2017), Zasady i metody selekcji dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej na potrzeby badań obecnych i przyszłych
• Stabryła A. (2008), Metodyka doskonalenia struktur organizacyjnych przedsiębiorstw ze szczególnym uwzględnieniem ujęcia procesowego Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie, nr 1(11)
• Stabryła A., Trzcieniecki J. (red.) (1986), Organizacja i zarządzanie. Zarys problematyki, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Strojny J. (2014), Organizacyjne i proceduralne uwarunkowania zarządzania projektami w jednostce samorządu terytorialnego, Modern Management Review, nr 21
• Winiowski L. (2017), Identyfikacja procesów w przebiegu wdrażania organizacji procesowej na przykładzie wybranych przedsiębiorstw przemysłowych, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 1983
• Woźniak K. (2011), Problematyka identyfikacji procesów organizacyjnych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, nr 871
• Załęczny L. (1999), Konstytutywna dokumentacja jednostek gospodarczych, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz

Autor: Anastazja Wiśniewska