Plan zarządzania projektem

Plan zarządzania projektem - jest to dokument, który zawiera listę wszystkich wymagań, narzędzi, czynności, zasobów, kryteriów i celów projektu. Plan zarządzania projektem pozwala przedstawić wszystkie etapy projektu od początku jego powstawania aż do jego zakończenia, poprzez fazy planowania, wykonania i zakończenia projektu. Może być przedstawiony jako streszczenie całego projektu lub jako szczegółowy dokument zawierający wszystkie potrzebne podstawowe plany, pomocnicze informacje oraz inne dokumenty potrzebne do zarządzania projektem.

TL;DR

Plan zarządzania projektem to dokument zawierający wszystkie potrzebne informacje na temat projektu, takie jak cele, wymagania, zasoby, harmonogram i osoby odpowiedzialne. Jest to ważny dokument, który służy do zarządzania projektem i podejmowania decyzji. Plan powinien być dostępny dla wszystkich członków zespołu projektowego i jest zatwierdzany przez kierownika projektu lub sponsora. Przykładowe elementy planu to cel projektu, budżet, harmonogram prac, wymagania zasobów i ograniczenia.

Różnica między planem projektu a planem zarządzania projektem

Plan projektu to nic innego jak harmonogram projektu koncentrujący się głównie na perspektywie czasu realizacji projektu. Zazwyczaj przedstawiany jest za pomocą wykresu Gantta, z którego możemy odczytać poszczególne etapy i czasy poszczególnych zadań. Z kolei Plan Zarządzania Projektem to plan przedstawiający sposób jakim będziemy naszym projektem zarządzać.

Główny cel planu zarządzania projektem to przekazanie kompleksowej wiedzy i informacji na temat tego, co dany projekt powinien zawierać, co chcemy dzięki temu osiągnąć, jakimi sposobami, technikami, narzędziami, oraz kto powinien być odpowiedzialny za poszczególne etapy projektu, a także kto jest zaangażowany we wszystkie prace w projekcie. Plan zarządzania projektem jest wykorzystywany jako punkt odniesienia do podejmowanych decyzji w czasie kiedy projekt jest realizowany oraz jako pomoc w sytuacjach problemowych. Ma to na celu zapewnić rzetelne i zgodne z określonymi zasadami i procedurami przeprowadzenie całego projektu.

Plan zarządzania projektem powinien być ogólnodostępny dla wszystkich członków zespołu projektowego, bowiem przekazuje on bardzo ważne informacje o projekcie. Dokument ten może posłużyć jako instruktaż wprowadzający członków zespołu projektowego do projektu. Jest to główny dokument wykorzystywany w komunikacji w projekcie.

Z uwagi na to, że plan zarządzania projektem jest dokumentem formalnym służącym do zarządzania realizacji projektu, wymaga on formalnego zatwierdzenia. Zazwyczaj plan zatwierdza kierownik projektu, menager lub sponsor, który zapewnia budżet na zrealizowanie danego projektu.

Przykładowy opis planu zarządzania projektu

Przykładowy opis planu zarządzania projektu powinien zawierać:

1. Jasno określony cel i zakres projektu.
2. Budżet projektu.
3. Wytyczne projektu i ograniczenia, kontrola jakości i przebiegu procesów, zasoby ludzkie.
4. Harmonogram prac, fazy przebiegu projektu i zadania.
5. Formę zarządzania projektem.
6. Zastosowanie i przeznaczenie planu projektu.
7. Plan zarządzania wymaganiami projektowymi
8. Plan zarządzania ryzykiem i zamówieniami.
9. Plan zmian projektowych.
10. Uporządkowany układ projektu.
11. Schemat projektu.
12. Spis niezbędnych dokumentów, załączników.
13. Podstawowe definicje projektu.
14. Produkty wytwórcze projektu.
15. Wymagania materiałowe, sprzęt, narzędzia.
16. Ograniczenia w projekcie.
17. Model procesów projektowych.
18. Strukturę organizacji projektu.

Spośród wymienionych wyżej punktów zawierających się w planie zarządzania projektem przykładowe ich treści przedstawiają się następująco:

• Cel i zakres projektu - opisuje główne założenia i cele projektu, jakie są oczekiwane rezultaty i co ma być produktem końcowym danego projektu. Rozdział ten zawiera także podstawowe informacje dotyczące samego procesu produkcyjnego/realizacyjnego, specyfikacji tych procesów oraz struktury podziału pracy.
• Harmonogram prac - czas realizacji projektu przedstawiający zapotrzebowanie czasowe na realizację poszczególnych etapów i zadań w projekcie, czas trwania poszczególnych prac projektowych, zapasy czasowe oraz tzw. "ścieżkę krytyczną projektu".
• Wymagania materiałowe, sprzętowe, narzędziowe - rozdział ten opisuje zapotrzebowanie na określone materiały, surowce, półprodukty, oraz wszystkie maszyny, urządzenia i narzędzia, które będą niezbędne w fazie realizacji projektu, procesu wytwórczego.
• Budżet projektu - szacowany koszt projektu w trakcie jego planowania i realizacji. Rozróżnia się tutaj koszty kapitałowe, wytwórcze, techniczne, organizacyjne.
• Wymagania zasobów ludzkich - określa skład i wielkość zespołu projektowego, członków organizacji, podział obowiązków i odpowiedzialności członków zespołu.
• Ograniczenia - spis wszystkich ograniczeń, norm, zakazów, przepisów prawnych, które obowiązują w danym środowisku, a także ograniczenia projektowe dotyczące m.in. budżetu, zasobów, czasu.

Plan zarządzania projektem — artykuły polecane

Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Procesy planowania wg PMBOK — Zarządzanie czasem wg PMBOK — Fazy projektu wg PRINCE2 — Etapy projektu — Zakres projektu — Metody kontroli zasobów — Harmonogram projektu — Przygotowanie Założeń Projektu

Bibliografia

• CTI Reviews, Project Management, Planning, Scheduling, and Controlling Projects, Cram101 Textbook Reviews, 2016
• Deloitte Consulting LLP, Zasady zarządzania złożonymi projektami technologicznymi, https://it-manager.pl/
• Lester A., Project Management, Planning and Control: Managing Engineering, Construction and Manufacturing Projects to PMI, APM and BSI Standards, Butterworth-Heinemann, 2017
• Tkaczyński J., Świstak M., Sztore E. (2011), Projekty europejskie, Praktyczne aspekty pozyskiwania i rozliczania dotacji unijnych, C.H. Beck, Warszawa
• Walczak W. (2010), Rola fazy planowania w zarządzaniu projektami, E-mentor, nr 1 (33), Warszawa
• Wyrwicka M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Dominika Kiełbowicz