Plan zarządzania kosztami projektu
Plan zarządzania kosztami projektu - opisuje sposób planowania, zarządzania, klasyfikowania i kontrolowania kosztów projektu przez cały jego cykl życia. Plan zarządzania kosztami projektu jest niezbędnym elementem i dokumentem wejścia przy: szacowaniu kosztów projektu, określeniu budżetu projektu, kontrolowaniu kosztów projektu. Jest wynikiem procesu planowania zarządzania kosztami (planowania zasobów). Jest to dokument, który określa format i standardy, za pomocą których koszty projektu są mierzone, zgłaszane i kontrolowane. Plan zarządzania kosztami projektu uwzględniający reguły postępowania w przypadku zmian lub odchyleń od założeń projektowych dotyczących kosztów. Do realizacji założeń planu zarządzania kosztami projektu konieczne jest dokonanie budżetowania, czyli przypisania konkretnym elementom pracy ich przewidywanych kosztów, w wyniku czego powstaje plan bazowy kosztów. Umożliwia to sprawdzanie stanu wykonania kosztów przez porównanie rzeczywistego ich poziomu z poziomem wyjściowym i reagowania zgodnie z planem zarządzania kosztami w razie istotnych różnic. Niezgodności z założeniami planowymi stwierdza kontrola kosztów, czyli ogólny nadzór zmian w budżecie. Umożliwia ona oszacowanie łącznego kosztu wykonania projektu oraz zastosowanie ewentualnych działań korygujących. Plan zarządzania kosztami projektu jest więc jednym z narzędzi zapewniających ukończenie projektu w ramach ustalonego budżetu.
TL;DR
Plan zarządzania kosztami projektu jest dokumentem opisującym sposób planowania, zarządzania i kontrolowania kosztów projektu. Jest wynikiem procesu planowania zarządzania kosztami i uwzględnia reguły postępowania w przypadku zmian lub odchyleń od założeń kosztowych. Plan zawiera cel planu zarządzania kosztami, koszty projektu i procedury kontroli. Jest niezbędnym narzędziem zapewniającym ukończenie projektu w ramach ustalonego budżetu.
Jak przygotować Plan zarządzania kosztami projektu
Punktem wyjściowym w tworzeniu planu zarządzania kosztami projektu jest zbiorcza analiza elementów wewnętrznych i zewnętrznych takich jak: plan zarządzania projektem (zawiera harmonogram bazowy, zakres projektu, struktury podziału pracy - WBS), karta projektu (zawiera zbiorczy budżet i wymagania ogólne projektu) oraz aktywa procesów organizacyjnych zawierają zasady i kryteria dostosowywania procesów organizacyjnych do konkretnych potrzeb projektu (procedury kontroli finansowej, informacje archiwalne, wytyczne budżetowania kosztów). Przy tworzeniu planu nie możemy pominąć zewnętrznych czynników środowiskowych takich jak: warunki rynkowe (ceny zasobów na rynku), informacje gospodarcze dla danego segmentu rynku, kursy walut, system informatyczny, kultura i struktura organizacyjna.
Plan zarządzania kosztami jest wynikiem spotkań i pracy zespołu projektowego i ekspertów, którzy poprzez metody analityczne wybierają źródła finansowania projektu takie jak: finansowanie ze środków własnych, finansowanie poprzez emisję akcji, finansowanie poprzez zaciągnięcie kredytów. Eksperci określają sposoby pozyskania zasobów takich jak: wytworzenie, nabycie, wypożyczenie, dzierżawa, leasing. Grupa projektowa zajmuje się także wyborem metod finansowych w ocenie decyzji dotyczących stopy zwrotu z inwestycji, okresu zwrotu, zdyskontowanych przepływów pieniężnych, wartość zaktualizowana netto (NPV), wewnętrzna stopa zwrotu.
Co zawiera Plan zarządzania projektem
Wynikiem pracy grupy ekspertów i grupy projektowej jest sporządzenia dokumentu planu zarządzania kosztami projektu. Plan zarządzania kosztami zazwyczaj podzielony jest na trzy zasadnicze części: cel planu zarządzania kosztami, koszty projektu i procedury kontroli. Poniżej zawarta jest szczegółowa charakterystyka każdej z części planu zarządzania kosztami.
1. Cel planu zarządzania kosztami:
- przedstawienie szacunków dotyczących kosztów i nakładów na projekt,
- określenie czynników, które będą miały tendencję do zwiększania kosztów lub nakładów,
- opisać procedury, które będą wdrożone w wypadku wzrostu kosztów lub nakładów.
2. Koszty projektu:
- zawiera główne koszty projektu z podziałem na pośrednie i bezpośrednie oraz w układzie rodzajowym,
- definiuje jednostki miary używane w pomiarach zasobów,
- identyfikuje potencjalne przyczyny wzrostu kosztów lub nakładów.
3. Procedury kontroli projektu podzielone na kategorie:
3.1. Identyfikacja problemów związanych z kosztami precyzuje:
- poziom precyzji - sposób w jaki zaokrąglać się będzie oszacowania kosztów,
- poziom dokładności - akceptowalny poziom realistycznych oszacowań kosztów,
- progi kontrolne (control thresholds) - progowe wartości odchyleń od planu,
- reguły pomiaru wykonania - stosowane w ramach analizy wartości wypracowanej.
3.2. Rozwiązanie problemów związanych z kosztami zawiera:
- uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych członków,
- formaty sprawozdawcze - forma i częstotliwość raportów dotyczących kosztów,
- związki z procedurami organizacyjnymi - odwołanie do struktury podziału pracy,
- sposoby podejmowania decyzji.
3.3 Plan postępowania w sytuacjach nieprzewidzianych wskazuje:
- przyczyny wzrostu kosztów lub opóźnienia w harmonogramie oraz oczekiwana łączna kwotę kosztów lub zasobów,
- odpowiedzialność za awaryjność planu zarządzania kosztami,
- procedurę aktualizacji planu zarządzania kosztami na wypadek wzrostu kosztów projektu.
Co się robi z Planem zarządzania projektem
Plan zarządzania kosztami projektu jest punktem wyjściowym i integralną częścią całego procesu zarządzania kosztami w projekcie co przedstawia załączony schemat. Plan zarządzania kosztami to podstawowy element każdego etapu zarządzania kosztami zaczynając od planowania i szacowania kosztów, przez budżetowanie a kończąc na kontroli kosztów.
| Plan zarządzania kosztami projektu — artykuły polecane |
| Zarządzanie kosztami wg PMBOK — Budżet projektu — Proces nadzoru w projekcie — Procedura budżetowania — Proces controllingu finansowego — Plany wg PRINCE2 — Ewaluacja projektu — PCM - Etap formułowania — Plan projektu — Etatyzacja |
Bibliografia
- Charette P. (red.) (2004), Zarządzanie projektem, MSAP, Kraków
- Pawlak M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
- PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
- Smith P. (2016), Global Professional Standards for Project Cost Management, Procedia - Social and Behavioral Sciences
- Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
- Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice
Autor: Marlena Hajost
