Karta oceny pracownika

Karta oceny pracownika to " podstawowe narzędzie każdego systemu oceny okresowej pracowników - od jego zawartości i prawidłowej konstrukcji zależy bowiem jakość informacji, które uzyskamy w procesie oceny. Od kompleksowości tego narzędzia zależy również możliwość wykorzystania uzyskanych wyników do różnych celów związanych z zarządzaniem ludźmi w organizacji" (A. Jarosławska 2010, s.1). Jest ona wykorzystywana do oceny pracowników i służy dla zbierania informacji o umiejętnościach, zachowaniach, kompetencjach i wynikach pracy pracowników (A. Pocztowski 2007, s.237).

Wybór metody lub zestawu metod ewaluacyjnych, które są zaproponowane w koncepcji systemu ocen okresowych w określonym przedsiębiorstwie jest szczegółową związany z budową głównych narzędzi przeprowadzenia ocen, jakimi są karty oceny pracowników. Forma i treść karty zależą od kryteriów, metod, celów i zasad ustawionych podczas projektowania systemu oceniania. Karta może być mniej lub bardziej obszerna i może zawierać wzajemnie powiązane części (Z. Ciekanowski 2012, s.31).

Dobrze zbudowana karta oceny pracownika daje możliwość zebrania informacji, które mogą być przydatne w procesie planowania przedsięwzięć skupionych na rozwoju pracowników, wyznaczania możliwych ścieżek karier pracowników, czy też prawidłowego wyboru kadry na kluczowe roli w przedsiębiorstwie (A. Jarosławska 2010, s.1). Karta oceny pracownika zawiera także różnego rodzaju pytania oraz podpowiedzi, które mogą służyć do sformułowania ogólnej oceny pracy pracowników.

Karta oceny może składać się z kilku różnych skal z różnorodnymi metodami punktacji i zawierać różne części, takie jak na przykład część zadaniowa i część planowania rozwoju (R. Korach 2016, s. 141-152). W procesie konstruowania karty oceny pracownika trzeba kierować się zasadą, aby była ona nie trudna w obsłudze, żeby pracownicy nie mieli problemu z jej wypełnieniem (M. Dąbrowicz 2008, s.159)

Konstrukcja Karty oceny pracownika

Karta oceny pracowników składa się głównie z list kontrolnych i skal kwalifikacyjnych. Zawiera ona jedną lub kilka części, a mianowicie są to takie części jak (B. Pawłowska 2018, s.98-99):

1. Część która jest wypełniona przez dział personalny. W tej części są zawarte dane personalne o pracownikach przedsiębiorstwa. Są to między innymi takie dane jak imię i nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, zajmowane stanowisko, posiadane certyfikaty;
2. Część która jest wypełniana przez samego pracownika. Zawiera ona samoocenę swojej pracy przez pracownika, postawę pracownika wobec firmy i planowany rozwój swojej kariery zawodowej;
3. Część wypełniana przez bezpośredniego przełożonego osoby, która jest oceniana. W tej części są oceniane wyniki pracy w ujęciu ilościowym i jakościowym, także jest w niej zawarty opis zachowania i cech osobowościowych ocenianego pracownika;
4. Część wypełniana przez współpracowników;
5. Część wypełniana przez klientów i kontrahentów

Zalety i wady Karty oceny pracownika

Zalety (B. Pawłowska 2018, s.101):

• Karta oceny pracownika jest obiektywna;
• Karta oceny pracownika jest różnokierunkowa;
• W Karcie oceny pracownika zawarty jest aspekt rozwojowy;

Wady (B. Pawłowska 2018, s.101):

• Karta oceny pracownika może być skonstruowana w bardzo skomplikowanej formie;
• Karta oceny pracownika może być nieadekwatna do danego przedsiębiorstwa;
• Opracowanie karty może być dość czasochłonne;
• Może ona być traktowana jako biurokratyzm;

Funkcje Karty oceny pracownika

Karta oceny pracownika następujące funkcji:

• Funkcja rozwojowa - pokazuje pracownikowi jego możliwości rozwojowe na zajmowanym stanowisku w danej organizacji;
• Funkcja motywacyjna - ocena może zmotywować pracowników do ulepszenia ich pracy i udoskonalenia sposobów wykonania różnych zadań
• Funkcja decyzyjna - pozwala zarządowi podjąć rożne decyzje, dotyczące pracowników, na przykład decyzje związane z awansowaniem lub ze zwolnieniem pracowników;
• Służy do oceny przydatności pracownika do wykonania konkretnych obowiązków;

Aktualizacja i monitorowanie treści karty oceny

Monitorowanie treści i zawartości dokumentu, takiego jak "Karta oceny pracownika", zazwyczaj podlega regulacjom prawnym oraz zasadom dotyczącym prywatności i bezpieczeństwa informacji. Niemniej jednak, ogólne zasady monitorowania takiego dokumentu mogą obejmować:

• Dostępność dla upoważnionych osób: Karta oceny pracownika powinna być dostępna tylko dla upoważnionych osób, takich jak przełożeni lub pracownicy działu HR. Dostęp do dokumentu powinien być ograniczony, aby uniknąć nieuprawnionego dostępu.
• Poufność i prywatność: Informacje zawarte w karcie oceny pracownika są zazwyczaj poufne. Monitorowanie dokumentu powinno być przeprowadzane w taki sposób, aby zachować prywatność pracownika i uniknąć nieuprawnionego ujawniania informacji.
• Legalność: Monitorowanie dokumentu musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności pracowników. W niektórych jurysdykcjach istnieją surowe przepisy dotyczące przechowywania i dostępu do informacji osobowych.
• Cel monitoringu: Monitorowanie dokumentu powinno mieć uzasadniony cel, na przykład ocenę pracownika, udzielenie wsparcia lub planowanie rozwoju zawodowego. Monitorowanie nie powinno być prowadzone w celach dyskryminacyjnych lub innych nielegalnych celach.
• Zgoda pracownika: W niektórych przypadkach może być konieczne uzyskanie zgody pracownika na monitorowanie jego karty oceny. Jest to szczególnie ważne w obszarach, gdzie przepisy o ochronie danych osobowych tego wymagają.
• Bezpieczeństwo danych: Monitorowany dokument powinien być przechowywany w bezpieczny sposób, aby uniknąć utraty, kradzieży lub dostępu przez nieupoważnione osoby. To może obejmować zabezpieczenia techniczne i fizyczne, takie jak hasła, szyfrowanie danych i kontrole dostępu.
• Okres przechowywania: W zależności od przepisów prawa, karty oceny pracownika mogą być przechowywane tylko przez określony czas. Po zakończeniu okresu przechowywania dokumenty mogą być usuwane lub archiwizowane zgodnie z przepisami.

Wykorzystanie karty oceny w zarządzaniu

Karta oceny pracownika ma wiele możliwości wykorzystania w zarządzaniu, w tym:

• Ocena i monitorowanie osiągnięć pracownika: Karta oceny pracownika pozwala na systematyczną ocenę i monitorowanie postępów pracownika w realizacji celów i zadań, co umożliwia skuteczne zarządzanie wydajnością.
• Planowanie rozwoju zawodowego: Na podstawie ocen zawartych w karcie oceny, pracodawcy mogą tworzyć spersonalizowane plany rozwoju zawodowego, pomagając pracownikom rozwijać swoje umiejętności i kompetencje.
• Uzasadnianie decyzji kadrowych: Karta oceny pracownika dostarcza dokumentacji na temat osiągnięć i zachowań pracownika, co ułatwia podejmowanie decyzji związanych z awansami, nagrodami, podwyżkami lub karami.
• Motywowanie pracowników: Korzystne oceny i uznanie za dobre wyniki mogą działać jako narzędzie motywacyjne, zwiększając zaangażowanie i zaangażowanie pracowników.
• Identyfikowanie obszarów wymagających poprawy: Karta oceny pozwala identyfikować obszary, w których pracownik może potrzebować wsparcia lub szkoleń, co pomaga w usprawnianiu efektywności pracy.
• Śledzenie postępów w realizacji strategii organizacji: Poprzez analizę ocen pracowników, zarządzający mogą ocenić, czy pracownicy przyczyniają się do realizacji celów strategicznych firmy.
• Podnoszenie jakości relacji i komunikacji: Regularne spotkania oceniające oparte na kartach oceny umożliwiają pracownikom i kierownikom omówienie osiągnięć, obaw i celów, co przyczynia się do lepszej komunikacji w miejscu pracy.

Karta oceny pracownika jest narzędziem zarządzania, które pomaga w skutecznym monitorowaniu, rozwijaniu i motywowaniu pracowników, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki organizacji.

Karta oceny pracownika — artykuły polecane

Plan kadrowy - rodzaje — Development centres — Szkolenia zewnętrzne — Plan szkoleń — Selekcja — Metody szkoleń — Assessment center — Zasady rekrutacji — Opis stanowiska pracy

Bibliografia

• Ciekanowski Z. (2012), Proces oceniania pracowników w nowoczesnej organizacji, Bezpieczeństwo i technika pożarnicza, nr 13
• Dąbrowicz M. (2008), Proces przygotowania i wdrażania systemu ocen okresowych pracowników w Bibliotece Uniwersyteckiej w Poznaniu, Biblioteka, Poznań
• Jarosławska A. (2010), Arkusz oceny okresowej, Personel i zarządzanie, nr.1
• Korach R. (2016), Nagroda i kara. Profesjonalna ocena pracownika, Onepress, Gliwice
• Pawłowska B. (2018), Skuteczny kierownik sektora publicznego, Łódzkie Centrum Doskonalenia Nauczycieli i Kształcenia Praktycznego, Łódź
• Pocztowski A. (2007), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, wyd. 2, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Pyrek R. (2004), System ocen pracowników - cele, procedura i instrumentarium, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie, nr 6

Autor: Yuliia Ivanitska