Wdrażanie systemu zarządzania projektami
Z Encyklopedia Zarządzania
| Wdrażanie systemu zarządzania projektami |
|---|
| Polecane artykuły |
System zarządzania projektami – system, którego celem jest wdrożenie do organizacji reguł i zasad dotyczących zarządzania projektami, aby móc w przyszłości możliwie najskuteczniej realizować zaplanowane przedsięwzięcia. System zarządzania projektami umożliwia opracowanie podstawy do wprowadzenia podejścia projektowego, które okazuje się być niezwykle pomocne w wykorzystywania nadarzających się okazji i reagowaniu na negatywne zmiany w otoczeniu (A. Karbownik 2017).
TL;DR
Artykuł opisuje system zarządzania projektami, który ma na celu usystematyzowanie i zorganizowanie procesu planowania i realizacji projektów w organizacji. Wdrożenie systemu obejmuje m.in. powołanie dyrektora projektów, kierowników projektów, zespołu projektowego i biura wsparcia projektów. Proces wdrażania systemu obejmuje m.in. opracowanie zakresu wdrożenia, uzyskanie zgody zarządu, powołanie zespołu, diagnozę problemów, ustalenie cyklu życia projektu i standardów realizacji. Biuro wsparcia projektów pełni funkcje wspierania procesów komunikacyjnych, alokacji zasobów, opracowywania standardów i metodyk, poprawy produktywności zespołów projektowych, wsparcia kierownika projektu, archiwizacji wiedzy i organizacji szkoleń.
Cele wdrożenia systemu zarządzania projektami
- usystematyzowanie i właściwe zorganizowanie przebiegu etapów planowania oraz realizacji projektów w organizacji
- opracowanie ujednoliconych standardów realizacji projektów oraz wdrożenie niezbędnych do tego narzędzi i metodyk
- zbieranie i archiwizowanie informacji o zakończonych projektach (baza doświadczeń)
Elementy systemu zarządzania projektami
Skuteczny system zarządzania projektami powinien składać się z (S. Tchórzewski 2005) :
- Dyrektora projektów - który ma za zadanie sprawować nadzór nad wszystkimi projektami realizowanymi w organizacji. Do jego obowiązków należy m.in.: powoływanie kierownika projektu, wyznaczanie kierunku działań biura projektów czy przekazywanie informacji o postępach realizacji projektów najwyższemu kierownictwu.
- Kierowników projektów - czyli osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych projektów. W ramach ich zakresu odpowiedzialności wyodrębnić można m.in.: powoływanie zespołu projektowego, analiza wykonalności projektu, przygotowanie planu projektu, rozpoznanie potencjalnych ryzyk w projekcie oraz opracowywanie możliwych sposobów radzenia sobie z nimi, a także przygotowywanie raportów dotyczących postępów działalności dla dyrektora projektów.
- Zespołu projektowego - który jest tworzony z członków organizacji mających odpowiednią wiedzę i umiejętności by wspomóc merytorycznie realizowany projekt. Członkowie zespołu projektowego współuczestniczą w procesie opracowywania planu realizacji projektu, pomagają w wyborze realizatorów poszczególnych zadań, a także dostarczają niezbędnej, fachowej wiedzy przez cały czas trwania projektu.
- Biura wsparcia projektów - czyli jednostki odpowiedzialnej za wspomaganie zarządzania projektami w organizacji.
- Procedur realizacyjnych - na które składają się: wybór projektu, zaplanowanie przebiegu projektu, realizacja projektu, zakończenie projektu oraz inne, specyficzne procedury robocze
Proces wdrażania systemu zarządzania projektami
- Opracowanie wstępnego zakresu wdrożenia. Na etapie tym należy zdefiniować podstawowe założenia podjętego przedsięwzięcia, np. które działy organizacji zostaną objęte zmianą oraz jaka metodyka zostanie zastosowana.
- Uzyskanie oficjalnej zgody zarządu na podejmowane działania. Jest to bardzo ważny element procesu, gdyż bez wsparcia zarządu przedsięwzięcie polegające na wdrożeniu systemu zarządzania projektami zawsze będzie drugorzędne w stosunku do projektów biznesowych. Taka sytuacja może z kolei spowodować brak odpowiednich zasobów, które umożliwiłyby realizację zamierzonego przedsięwzięcia.
- Powołanie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie nowego systemu. Zespół ten powinien składać się z ekspertów z dziedziny zarządzania projektami. W tym celu skorzystać można z profesjonalnej pomocy cieszących się na rynku dobrą opinią firm konsultingowych.
- Diagnoza problemów oraz wyznaczenie celów wdrożenia systemu. Na tym etapie wyszczególnione zostają problemy, które zidentyfikowane zostały jako wynikające z braku jednolitego systemu zarządzania projektami.
- Określenie wyznaczników (miar) powodzenia przedsięwzięcia.
- Ustalenie standardowego cyklu życia projektu dla organizacji. Cykl ten powinien być wspólny dla wszystkich typów projektu, które organizacja realizuje.
- Opracowanie standardów realizacji projektów odpowiednich dla danej organizacji, a także wyodrębnienie odpowiednich narzędzi wspomagających zarządzanie projektami, z których pracownicy organizacji mogą korzystać. Na tym etapie przygotowuje się także jednolite wzory dokumentacji projektowej, a także modelowy wzór sprawozdania z projektu.
- Weryfikacji opracowanego systemu zarządzania projektami z interesariuszami.
- Promowanie systemu zarządzania projektami w organizacji. Etap ten ma na celu zaangażowanie pracowników we wprowadzaną zmianę, by zyskać ich poparcie i zachęcić do współpracy przy wdrożeniu.
- Wdrożenie systemu zarządzania projektami.
- Organizacja szkoleń i zapewnienie wsparcia dla osób związanych w realizacją projektów w organizacji.
- Ustabilizowanie wprowadzonego rozwiązania oraz ocena wdrożenia systemu zarządzania projektami.
Biuro wsparcia projektów
Przesłanki wdrożenia biura wsparcia projektów (W. Łabuda 2009):
- zmienność otoczenia organizacji
- rosnące wymagania jakościowe ze strony klientów
- nacisk na sprawność realizacji projektów
- znacząca liczba projektów zakończonych porażką
- stopniowo rosnąca liczba realizowanych projektów
- brak dobrych praktyk zarządzania projektami
- niejednolity system raportowania
- nieskuteczność przeprowadzanych szkoleń z zakresu zarządzania projektami
Funkcje biura wsparcia projektów (R. Wysocki 2013):
- wspieranie procesów komunikacyjnych w projektach
- alokacja zasobów z uwzględnieniem hierarchii projektów wynikającej z ich stopnia ważności dla organizacji
- opracowywanie i ujednolicanie metodyk i standardów zarządzania projektami stosowanych w organizacji
- poprawa produktywności pracy zespołów projektowych poprzez wdrażanie nowych narzędzi informatycznych
- promowanie stosowania dobrych praktyk
- wsparcie merytoryczne kierownika projektu
- wsparcie zespołów projektowych podczas realizacji zadań
- archiwizacja wiedzy i doświadczeń zebranych podczas realizacji zakończonych projektów
- organizacja szkoleń z zakresu zarządzania projektami
Bibliografia
- Karbownik A. (2017) System zarządzania projektami w przedsiębiorstwie produkcyjnym - przykład wdrożenia., Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej "Organizacja i zarządzanie" Nr 101
- Spałek S., Bodych M.(2012). PMO. Praktyka zarządzania projektami i portfelami projektów w organizacji.,Warszawa, Wydawnictwo One Press
- Tchórzewski S. (2005) Wdrażanie metody zarządzania projektami w organizacjach., Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej "Organizacja i zarządzanie" Nr 27
- Wysocki R. (2013). Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne., Warszawa, Wydawnictwo One Press
- Łabuda W. (2009) Koncepcja wdrożenia PMO w przedsiębiorstwie., Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatycznej Nr 3
Autor: Patrycja Bojdak
