Zarządzanie integralnością wg PMBOK

Zarządzanie integralnością wg PMBOK to grupa procesów zarządzania projektami opracowana w standardach PMBOK (Project Management Body of Knowledge) stworzonego przez PMI, zorientowana na zachowanie koordynacji i spójności charakterystycznych procesów znormalizowanych w odrębnych grupach. Zarządzanie integralnością projektów obejmuje procesy i działania służące do identyfikacji, definiowania, łączenia, ujednolicania i koordynowania różnych procesów i zarządzania projektami w ramach grup procesów zarządzania projektami. W kontekście zarządzania projektem integralność obejmuje charakterystykę ujednolicenia, konsolidacji, komunikacji i działań integracyjnych, które mają decydujące znaczenie dla kontrolowanego wykonywania projektu poprzez ukończenie, skuteczne zarządzanie oczekiwaniami zainteresowanych stron i spełnianie wymagań. Zarządzanie integralnością projektu obejmuje dokonywanie wyborów dotyczących alokacji , dokonywanie kompromisów pomiędzy konkurującymi i alternatywnymi celami oraz zarządzanie współzależnościami pomiędzy obszarami zarządzania projektami.

W trakcie projektu kierownik projektu planuje zadania, kupuje produkty, stwierdza ryzyko, dobiera członków zespołu projektowego, ponownie planuje zadania i wykonuje wiele innych rzeczy niezbędnych do zapewnienia pomyślnego zakończenia projektu. Śledzenie tych zadań może być przytłaczające, a wiedza na temat zarządzania wynikami w przypadku, gdy różne procesy zachodzą na siebie, jest kluczowa. Zarządzanie integralnością projektu pomaga kierownikowi projektu koordynować różne działania projektowe.

Podobnie jak wszystkie obszary wiedzy w zarządzaniu projektami zarządzanie integralnością projektu ma określone procesy, z których korzysta kierownik projektu. Nie można mylić obszarów wiedzy z procesami. Obszar wiedzy to grupa wiedzy, procesów i osiągnięć wymaganych w określonej specjalności. Procesami są zaś działania i kroki podjęte w celu osiągnięcia pewnego wyniku.Prawidłowe zarządzanie integralnością projektu zapewnia sprawne i zintegrowane projekty.

TL;DR

Zarządzanie integralnością projektów polega na koordynacji i spójności procesów zarządzania projektami. W ramach zarządzania integralnością projektu istnieje sześć procesów: opracowanie karty projektu, opracowanie planu zarządzania projektem, bezpośrednie zarządzanie pracą nad projektem, monitorowanie i kontrolowanie prac projektowych, wykonanie zintegrowanej kontroli zmian oraz zamknięcie projektu. Każdy z tych procesów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu.

Procesy zarządzania integralnością projektu

W zarządzaniu integralnością projektów istnieje sześć procesów:

• opracowanie karty projektu
• opracowanie planu zarządzania projektem
• bezpośrednie zarządzanie pracą nad projektem
• monitorowanie i kontrolowanie prac projektowych
• wykonanie zintegrowanej kontroli zmian
• zamknięcie projektu

Każdy z tych procesów przyczynia się do ogólnego zarządzania integralnością projektu i bezpośredniego sukcesu projektu.

Karta projektu

Dokument założycielski projektu. Jest nierozłączną częścią zarządzania integralnością projektu, bez karty projektu, projekt nie może rozpocząć się. Formalnie upoważnia i definiuje cele projektu. Zawiera nazwę, opis i elementy projektu, Ponadto karta projektu identyfikuje kierownika projektu i daje mu uprawnienia do żądania i zarządzania zasobami dla projektu.

Plan zarządzania projektem

To plan główny zawierający wszystkie dokumenty planistyczne dla projektu, takie jak budżet, harmonogram, zasoby i oświadczenie o zasięgu. Plan zarządzania projektami to podsumowanie i konsolidacja pozostałych planów zarządzania, które zapewniają szybki przegląd całego projektu. Ponadto zapewnia podstawowe linie projektu dla harmonogramu, kosztu i zakresu. Podstawą jest oryginalna i zatwierdzona wersja planu projektu i może zostać zmieniana tylko poprzez zarządzanie zmianami. Jest to dokument żywy, który jest aktualizowany w miarę postępu projektu, na przykład zmiany zakresu projektu, harmonogramy są korygowane, budżet jest zmieniany itd.

Bezpośrednie zarządzanie pracą nad projektem

Jest to proces, w którym prace są realizowane zgodnie z planem zarządzania projektem i wprowadza się zmiany w odniesieniu do wymagań projektu. Zarządzanie codzienną pracą objęte jest tym procesem - takie jak odpowiadanie na pytania, kierowanie zespołem projektowym, organizowanie spotkań dotyczących statusu itd.

Monitorowanie i kontrolowanie prac projektowych

Skuteczna kontrola projektu jest podstawą dobrego zarządzania projektem. Tworzenie dobrego planu zarządzania projektem, który znajduje się na półce, jest bez znaczenia. Prace projektowe muszą być monitorowane i kontrolowane w celu zapewnienia przestrzegania planu zarządzania projektem. W regularnych odstępach czasu kierownik projektu wykonuje analizę wartości zarobkowej w celu ustalenia budżetu i harmonogramu projektu. Pomiar statusu projektu jest często znaczącym zadaniem - jak to zmierzyć, kto to zmierzy, i jak często. Może się wydawać że jest to niepotrzebna i pracochłonna praca, ale mając pewność, że posiadane dane o uzyskanych wartościach są prawidłowe, możemy podjąć działania naprawcze we wczesnych stadiach projektu, co gwarantuje sukces projektu.

Wykonanie zintegrowanej kontroli zmian

Jest to etap, w którym wpływ każdej zmiany jest oceniany w stosunku do projektu. Wymaga to oceny całego projektu. W tym procesie rzeczywiste prace są analizowane w stosunku do planowanego planu i dokonują korekty, jeśli nie są w linii lub w zsynchronizowaniu. Różnica między "monitorowaniem i kontrolą projektu" a "zintegrowaną kontrolą zmian" polega na tym, że zintegrowana kontrola zmian opiera się na zarządzaniu wszystkimi zmianami w zakresie projektu, podczas gdy poprzednia koncentruje się na zarządzaniu sposobem wykonania tego zakresu.

Zamknięcie projektu

Jest to etap formalnego zakończenia działań związanych z projektem. Jest to swego rodzaju dokument wyciągnięty z doświadczeń, definiuje co zostało wykonane prawidłowo , źle itd. Wypełniając go finalizujemy i zamykamy projekt. Zakończenie projektu jest jednym z najbardziej pomijanych, a jednocześnie najistotniejszym aspektem widoczności projektu dla kierownika projektu.

Zarządzanie integralnością wg PMBOK — artykuły polecane

Metodyka PMI — Procesy w projekcie — Procesy realizacji wg PMBOK — Procesy planowania wg PMBOK — Karta projektu — Inicjowanie Projektu — Uzasadnienie projektu — Produkty cząstkowe — Plan projektu — Komputer przemysłowy

Bibliografia

• Chaves M., Araújo C., Teixeira L., Rosa D., Júnior I., Nogueira C. (2016), A new approach to managing Lessons Learned in PMBoK process groups: the Ballistic 2.0 Model, International Journal of Information Systems and Project Management, vol. 4 no. 1
• Dr. TD Jainendrakumar (2015). Project Integration Management ,PM World Journal ,Vol. IV, Issue III
• Mochal T. (2009): 10 best practices for successful project management, 10 Things, techrepublic.com
• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami], Mfiles.pl, Kraków
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wysocki S., Klein B., Larson N. (2016), Project integration managament , Project Management and Leadership

Autor: Bartłomiej Czernik