Procesy kontroli wg PMBOK

Procesy kontroli wg PMBOK (ang. Monitoring and Controlling Process Group) jest jedną z pięciu grup procesów zarządzania projektem wymienionych przez PMBoK, obok innych grup, tj. rozpoczęcia, planowania, realizacji i zakończenia.

Na tą grupę nakładają się z procesy wymagane do śledzenia, sprawdzania oraz regulowania postępu prac w projekcie, nakreślenia obszarów, w których potrzebne są jakiekolwiek zmiany w planie, oraz ich inicjowania. Procesy te umożliwiają przede wszystkim regularną i konsekwentną kontrolę oraz pomiar zaawansowania projektu, co pozwala na zbadanie odchyleń od przewidzianego planu zarządzania owym projektem.

Procesy wchodzące w skład grupy kontroli to [PMBoK 2013, s. 61]:

1. Monitorowanie i kontrolowanie pracy w projekcie
2. Przeprowadzanie zintegrowanej kontroli zmian
3. Przeprowadzanie walidacji zakresu
4. Kontrolowanie zakresu
5. Kontrolowanie harmonogramu
6. Kontrolowanie kosztów
7. Kontrolowanie jakości
8. Kontrolowanie komunikacji
9. Kontrolowanie ryzyka
10. Kontrolowanie zamówień
11. Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy

TL;DR

Procesy kontroli wg PMBOK to grupa procesów zarządzania projektem, która obejmuje monitorowanie, sprawdzanie i regulowanie postępu prac w projekcie. W skład grupy wchodzą procesy takie jak kontrola zmian, monitorowanie pracy w projekcie, kontrola zakresu, harmonogramu, kosztów, jakości, komunikacji, ryzyka, zamówień i zaangażowania interesariuszy. Procesy te mają na celu zapewnienie skutecznego zarządzania projektem i kontrolowanie postępów.

Charakterystyka grupy

Grupa procesów monitorowania i kontroli obejmuje [PMBoK 2013, s. 57]:

• Kontrolę zmian i inicjowanie działań naprawczych lub zapobiegawczych w razie pojawienia się możliwych problemów,
• Monitoring działań bieżących w projekcie w stosunku do planu zarządzania projektem oraz planu bazowego wykonawczego,
• Wpływanie na te czynniki, przez które zmiany mogą pominąć etap zintegrowanej kontroli zmian (dbanie o wdrożenie tylko zatwierdzonych zmian).

Charakterystyka procesów wg PMBoK

Monitorowanie i kontrolowanie pracy w projekcie - proces, który pozwala zapewnić skuteczne panowanie nad projektem i jego przebiegiem. Kontrola w tym przypadku polega na mierzeniu, zbieraniu, przetwarzaniu i rozpowszechnianiu zebranych danych odnośnie postępów pracy oraz monitorowanie zaangażowania zasobów w prace nad projektem. Zebrane dane są wykorzystywane do prognozowania przyszłych efektów. Proces monitorowania i kontroli pracy w projekcie wg PMBoK Guide jest głównie związany czynnościami takimi jak: porównanie postępu prac bieżących z planem projektu, badanie konieczności zaistnienia działań zapobiegawczych i naprawczych, analiza i monitoring ryzyka projektu, dbanie o aktualizację informacji na każdym poziomie projektu, dostarczanie informacji potrzebnych do sporządzenia raportów, analizy wyników i prognoz, oraz monitoring postępu zatwierdzonych zmian.

Przeprowadzanie zintegrowanej kontroli zmian - jest to proces obecny na każdym etapie trwania projektu. Zarządzanie tym procesem skupia się na monitoringu zaistniałych żądań zmian, rozważaniu konieczności ich wprowadzenia, decydowaniu o ich zaakceptowaniu, i co się z tym wiąże wprowadzeniu lub odrzuceniu.

Przeprowadzanie walidacji zakresu - proces w którym otrzymywana jest oficjalna akceptacja interesariuszy projektu dla zrealizowanego już etapu projektu lub jego fragmentu i związanych z nim produktów. Proces przeprowadzany jest za każdym razem, gdy otrzymane produkty cząstkowe projektu zakończą procedury procesów kontroli jakości i testowania. Dzięki tej czynności kierownik projektu otrzymuje potwierdzenie, że dany fragment został wykonany prawidłowo, a pracę nad nim można uznać za zakończoną i poddać adekwatnemu rozliczeniu. Jest to niewątpliwie jednym z kluczowych procesów dla zapewnienia kontroli postępów w projekcie.

Kontrolowanie zakresu - jest to proces monitorowania stanu zakresu projektu i jego produktów cząstkowych oraz zarządzanie zaistniałymi zmianami. Za pośrednictwem tego typu kontroli, dbane jest, aby jakiekolwiek pojawiające się zmiany zakresu przechodziły przez proces zarządzania zmianą, a zespół projektowy uniknął niekontrolowanych zmian w projekcie.

Kontrolowanie harmonogramu - proces pomaga zapewnić, że informacje dotyczące harmonogramu i postępu prac są aktualne w stosunku do założonych wcześniej terminów. Zestawienie w harmonogramie terminów rzeczywistych z planowanymi pozwoli zespołowi projektowemu zidentyfikowanie pojawiających się odchyleń oraz analizy ich skutków. Bardzo ważnym punktem dotyczącym tego procesu jest zgłaszanie i zarządzanie zmianami mające wpływ na przebieg projektu w czasie oraz aktualizacja dokumentacji.

Kontrolowanie kosztów - jest to proces monitorujący realizację projektu w odniesieniu do wydatków, przyjętego budżetu, w tym zidentyfikowanie możliwych lub już powstałych odchyleń od budżetu bazowego, które zagrażają samej realizacji projektu. Działania na które PMBoK Guide zwraca szczególną uwagę to: oddziaływanie na interesariuszy (w tym wykonawców) w celu utrzymania kontroli nad kosztami w projekcie, monitorowanie realizacji budżetu pod kątem możliwości zaistnienia nieprzewidzianych odchyleń, zapobieganie powstaniu i wdrożeniu niezatwierdzonych zmian, dbanie, aby interesariusze posiadali niezbędne informacje dotyczące stanu budżetu projektu, wprowadzanie działań zapobiegawczych lub naprawczych, chcąc ograniczyć nieprzewidziane koszty do poziomu tolerancji.

Kontrolowanie jakości - jest to proces w którym produkty są poddawane niezależnej od wykonawcy ocenie oraz pomiarze stopnia zgodności, w jakim dane produkty faktycznie spełniają wymagania. Główna rolą kontroli jakości jest weryfikacja poprawności wykonanej pracy i danie przyzwolenia na walidację kolejnych fragmentów na danym etapie projektu. Innym zadaniem kontroli jakości jest również zgłaszanie nowych rozwiązań aby wyeliminować wszystkie negatywne skutki, które mogą się pojawić w razie niespełnienia tych wymagań.

Kontrolowanie komunikacji - jest to proces który, ma za zadanie pomóc zespołowi projektowemu kontrolować i oceniać, czy informacje między interesariuszami są dostarczane prawidłowo i na czas oraz czy działania są podejmowane zgodnie z planem.

Kontrolowanie ryzyka - jest to proces, który pozwala na zidentyfikowanie i analizę nowych ryzyk, śledzenie, ponowne przeanalizowanie zidentyfikowanych już ryzyk, wyłapywanie pojawiających się sygnałów ostrzegawczych, kontrola ryzyk rezydualnych oraz ocena skuteczności i analiza reakcji na dane ryzyka. Do czynności kontroli ryzyk zaliczają się również: kontrola założeń projektowych, czy są zgodne ze stanem faktycznym, badanie skuteczności prognozy ryzyk, badanie tolerancji, dobór strategii do ryzyk, wprowadzanie planów awaryjnych, wprowadzanie działań naprawczych, korekta planu zarządzania projektem.

Kontrolowanie zamówień - jest procesem służącym do kontrolowania prac wykonywanych przez zewnętrznych dostawców. Proces obejmuje monitorowanie wzajemne wywiązywanie się z postanowień kontraktowych, otrzymanego zakresu prac i jego zgodność z wymaganiami. Oprócz tego kontrola uwzględnia przegląd i aktualizacja dokumentacji związanej z pracą dostawców w celu określenia postępów projektu i ewentualnie podejmowanie działań korygujących.

Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy - jest to proces, który ma za zadanie monitorowanie współpracy z interesariuszami, zmiany opinii oraz kierunek i ich dynamikę. Na podstawie kontroli zostaje również oceniana skuteczność i zasadność podjętych decyzji, których efektem będzie aktualizacja dokumentów i planów w projekcie oraz inicjacja możliwych żądań zmian.

Procesy kontroli wg PMBOK — artykuły polecane

Fazy projektu wg PRINCE2 — Zarządzanie kosztami wg PMBOK — Procesy realizacji wg PMBOK — Cykl życia projektu — Procesy w projekcie — Postęp wg PRINCE2 — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Sterowanie Etapem — Plany wg PRINCE2 — Cena dualna

Bibliografia

• Duncan W. (1993), The process of project management, Project Management Journal, nr 24(3)
• Kerzner H. (2013): Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, John Wiley & Sons, New Jersey, Wyd.11
• Mochal T. (2009): 10 best practices for successful project management, 10 Things, techrepublic.com
• Peterman R. (2016): Project Management Phases: Exploring Phase #4 - Monitoring & Control, project-management.com
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Redlarski K. (2016): Podstawy metodyki zarządzania projektami w ujęciu klasycznym, Politechnika Gdańska
• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami], Mfiles.pl, Kraków
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Agnieszka Kaczorowska