Impreza okolicznościowa

Impreza okolicznościowa to impreza o uroczystym charakterze wydawana z jakiejś ściśle określonej okazji. Polega na gromadzeniu się ludzi w ustalonym czasie i miejscu by wspólnie świętować. To wydarzenie, które wykracza poza codzienne doświadczenia ludzi.[P.Nowak 2018 s. 9,10,11], [S. Krzywda, L. Wosik 2006 s. 7].

Impreza to forma spotkania uczestników jednorazowo lub cyklicznie, która jest wypełniona treściami programowymi z zakresu turystyki, rekreacji, zabaw ruchowych, sportu, kulturalnej rozrywki.[ I. Raszeja-Ossowska s. 1]

Rodzaje imprez okolicznościowych ze względu na kryterium okoliczności: [S. Krzywda, L. Wosik 2006 s. 1]

• Przyjęcia rodzinne np. wesela, chrzciny, urodziny, imieniny, zaręczyny, komunie.
• Oficjalne np. bale związkowe, nadanie odznaczeń, spotkania firmowe, kongresy, wernisaże, gale, seminaria, pokazy.
• Przyjęcia koleżeńskie z okazji spotkań klasowych, awansu, spotkań przyjaciół, złożenia egzaminu, spotkań towarzyskich.

Charakter uczestnictwa w imprezie: [I. Raszeja-Ossowska s. 1,2,4-10]

• Otwarte dostępne dla wszystkich bez względu na wiek, płeć, przynależność do grupy.
• Zamknięte organizowane dla określonej grupy ludzi np. członków rodziny, przyjaciół, członków klubu, uczniów

Czas trwania przyjęcia:

• Jednodniowenp. komunie, urodziny, chrzty.
• Wielodniowenp. wesela, pogrzeby (w niektórych krajach).

Skala działania:

• Duże (masowe) to impreza, na której jest duża ilość uczestników. Z uwagi na zagrożenia jakie mogą wystąpić wprowadzono szereg wymogów, do których muszą dostosować się organizatorzy, aby móc zorganizować imprezę masową. Zasady te określa Ustawa z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Zorganizowanie takiej imprezy wymaga zezwolenia wydanego przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem imprezy trzeba wystąpić z wnioskiem o wydanie zezwolenia do właściwego organu. Wniosek powinien między innymi zawierać: dane organizatora, dane kierownika ds. bezpieczeństwa, informację o przewidywanej liczbie uczestników, informację o miejscu, terminie, charakterze i odpłatności za wstęp na imprezę. Ponadto organizator podczas trwania imprezy masowej musi zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom, utrzymać porządek podczas jej trwania, zapewnić opiekę medyczną, właściwe warunki przeciwpożarowe i sanitarne.
• Małe (zwykłe) to impreza, na której liczba uczestników nie przekracza liczby wskazanej w Ustawie o imprezach masowych, odbywa się na terenie prywatnym np. w prywatnym domu, restauracji, hotelu, klubie. Ma miejsce na podstawie umowy pomiędzy właścicielem terenu a organizatorem.

Miejsca realizacji imprezy: [P.Nowak 2018 s. 11,12]

• Plenerowe czyli imprezy w otwartych przestrzeniach np. parki, ogrody, akweny, stadiony, boiska, skwery, centra miast.
• W zamkniętych pomieszczeniach np. restauracje, hotele, namioty, zadaszone pomieszczenia, sale koncertowe, teatry, galerie handlowe, hale sportowe, kluby.
• Stacjonarne (będące w jednym miejscu)
• Objazdowe (będące w wielu miejscach)

Odpowiedni wybór miejsca na imprezę może zdecydować o sukcesie lub porażce całego przyjęcia. Zawsze trzeba dopasować miejsce do rodzaju imprez, pory roku, trzeba zwrócić uwagę, aby lokalizacja była dostępna dla gości [J. Allen 2018 s. 59]

TL;DR

Impreza okolicznościowa to uroczyste wydarzenie, które gromadzi ludzi w celu wspólnego świętowania. Może mieć różne formy i rodzaje, takie jak przyjęcia rodzinne, oficjalne czy koleżeńskie. Imprezy mogą być otwarte dla wszystkich lub zamknięte dla określonej grupy. Mogą trwać jeden dzień lub kilka dni. Organizacja większych imprez masowych wymaga spełnienia określonych wymogów bezpieczeństwa. Wybór odpowiedniego miejsca jest ważny dla sukcesu imprezy. Proces organizacji imprezy obejmuje przygotowanie, realizację i zakończenie. Istnieje ryzyko różnych problemów, takich jak nieobecność występujących osób, brak dostaw, ryzyko finansowe czy niewłaściwa ilość gości.

Etapy procesu realizacji imprezy

Przystępując do działań organizacyjnych imprezy okolicznościowej najlepiej ułożyć sobie program działania, aby uniknąć ryzyka niepowodzenia przyjęcia.

• Pierwszym etapem jest przygotowanie imprezy etap ten zajmuje najwięcej czasu, uzależniony jest od skomplikowania imprezy, może trwać miesiąc, kilka bądź nawet kilkanaście miesięcy, dlatego działania przygotowawcze trzeba rozpocząć odpowiednio wcześniej. Potrzebne jest dokładne określenie celu imprezy, miejsca, czasu i liczby gości. W tym etapie przygotowywane są zaproszenia dla uczestników, wystrój miejsca, ustalenie menu, przygotowanie scenariusza imprezy, a także uzyskanie wszelkich pozwoleń i promocja imprezy (jeśli jest konieczna).
• Drugi etap to realizacja imprezy okolicznościowej trwa tyle ile przewiduje program imprezy, może trwać kilka godzin, cały dzień bądź kilka dni.
• Ostatni etap to zakończenie imprezy podsumowanie to najkrótszy etap, ale daje organizatorowi naukę na przyszłość, pozwala wyciągnąć wnioski, aby mógł w przyszłości nie popełniać tych samych błędów i rozwijać kompetencje organizacyjne [P.Nowak 2018 s. 60], [M. Gajda 2007 s. 12]

Ryzyka przy organizowaniu imprez okolicznościowych: [W. Drogoń 2012 s. 120]

• Nie pojawienie się osób występujących np. orkiestry podczas wesela.
• Brak dostawy zamówionych towarów np. brak jedzenia
• Ryzyko finansowe (niewypłacalność)
• Nie adekwatna ilość gości do miejsca (tłum - więcej niż się spodziewaliśmy lub słaba frekwencja)
• Awaria sprzętu
• Niewłaściwa ochrona
• Ekstremalne zjawiska pogodowe np. burza, deszcz lub upał.

Impreza okolicznościowa — artykuły polecane

Impreza masowa — Czas reakcji — Przetarg ograniczony — Odwiedzający — Przewodnik turystyczny — Badania kliniczne — Bagaż rejestrowany — Getting Things Done — Wniosek o dofinansowanie

Bibliografia

• Allen J. (2006) Organizacja imprez International Publishing Service Sp. z o.o., Warszawa
• Drogoń W. (2012), Bezpieczny hotel, wybrane zagadnienia Instytut wiedzy i umiejętności, Warszawa
• Gajda M. (2007), Przyjęcia okolicznościowe w praktyce. Jak przygotować perfekcyjne przyjęcie, które zachwyci Twoich gości?, Internetowe Wydawnictwo Złote Myśli
• Krzywda S., Wosik L. (2006) Organizowanie przyjęć okolicznościowych, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Nowak P. (2018), Organizacja imprez. Kreowanie zdrowego stylu życia, Difin, Warszawa
• Raszeja-Ossowska I. Poradnik organizatora imprez, Poradnik Fundacji Wspomagania Wsi
• Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych Dz.U. 2009 nr 62 poz. 504

Autor: Katarzyna Nieśpiałowska

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.