Akta osobowe
| Akta osobowe |
|---|
| Polecane artykuły |
Akta osobowe definiowane są jako zbiór istotnych, związanych ze stosunkiem pracy pracownika, dokumentów, pism oraz oświadczeń, które są gromadzone oraz przechowywane przez pracodawcę, przez ustawowo określony okres.
TL;DR
Artykuł omawia definicję akt osobowych, które są dokumentami związanymi z zatrudnieniem pracownika, gromadzonymi i przechowywanymi przez pracodawcę. Akt osobowy składa się z czterech części, zawierających informacje dotyczące rekrutacji, zatrudnienia, zakończenia stosunku pracy oraz kary i odpowiedzialności. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sposób poufny, kompletny i dostępny, przez określony okres. Dokumentacja może być wydana na wniosek pracownika lub członków rodziny w przypadku śmierci pracownika. Istnieją również przepisy prawne regulujące kwestie związane z aktami osobowymi.
Układ tematyczny akt osobowych
Akta osobowe są prowadzone przez pracodawcę odrębnie dla każdego zatrudnionego przez niego pracownika. Składają się na nie 4 części [1]:
- Część A zawiera:
- dokumenty oraz oświadczenia zawierające dane osobowe, które pracodawca uzyskał wraz z procesem rekrutacyjnym - ubieganiem się o pracę na danym stanowisku. Przechowywane są tu również skierowania na badania lekarskie (zarówno wstępne, okresowe, jak i kontrolne) oraz orzeczenia lekarskie.
- Część B zawiera dokumentację związaną z nawiązaniem, a także przebiegiem zatrudnienia, w szczególności:
- umowę o pracę lub dokument potwierdzający ustalenia dotyczące stron umowy, jej rodzaju i warunków, jakie pracodawca ustalił z pracownikiem w formie innej niż pisemna,
- zakres obowiązków pracownika,
- specjalnymi warunkami pracy lub specjalnym charakterem pracy jeśli wynikają one z przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.,
- oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, przepisami oraz panującymi w przedsiębiorstwie zasadami BHP, zakresem informacji stanowiących tajemnicę określoną przepisami,
- potwierdzenie zapoznawania się z warunkami zatrudnienia, ryzykiem zawodowym, jeśli występuje ono na zajmowanym stanowisku pracy, celem oraz zakresem wykorzystania monitoringu,
- dokument potwierdzający odbycie kursu BHP,
- oświadczenia o zmianach warunków płacy i pracy.
- dokumenty związane z przekazaniem i powierzeniem pracownikowi mienia oraz zasad związanych z ich zwrotem, wyliczeniem czy odpowiedzialnością materialną,
- dokumenty powiązane ze zdobywaniem przez pracownika kwalifikacji, wiedzy oraz umiejętności,
- dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- związane z urlopami macierzyńskimi, rodzicielskimi lub wychowawczymi lub oświadczenia o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień jakie wiążą się z byciem rodzicem,
- związane z zakazem konkurencji,
- dotyczące świadczenia pracy w formie telepracy,
- Część C obejmuje dokumenty, które wiążą się z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Wymienia się wśród nich:
- oświadczenia dotyczące wspomnianego zakończenia stosunku pracy
- dokumentacja związana z wypłacaniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
- kopię wydanego świadectwa pracy,
- jeśli strony umowy zawarły umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy- jej kopia i warunki powinny zostać umieszczone w części C.
- Część D zawierają komplet dokumentów związanych z karami, odpowiedzialnością porządkową lub inną odpowiedzialnością, która wynika z odrębnych przepisów.
Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, w sposób, który gwarantować będzie zachowanie [2]:
- poufności,
- integralności,
- kompletności,
- dostępności,
- warunków, które nie doprowadzą do jej uszkodzenia lub zniszczenia zarówno w okresie zatrudnienia pracownika, jak i w ciągu 10 lat po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w odpowiednich przepisach).
- warunków, które ograniczą dostęp do dokumentacji osobom nieupoważnionym.
- dla pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 1999 r.; lub między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r.; oraz dla: pracowników, którzy wykonują prace górnicze lub im równorzędne - 50 lat.
- dla pracowników zatrudnionych między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r., po zgłoszeniu przez ich pracodawcę raportów informacyjnych do ZUS; oraz dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.- 10 lat.
Od 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej występują odstępstwa. Wyjątki określane są odrębnymi przepisami.
Wydawanie dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych
Regulacje prawne zobowiązują pracodawcę do wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub członkom rodziny pracownika w przypadku jego śmierci.
Podstawa prawna
Wśród aktów prawnych regulujących kwestie związane z aktami osobowymi wymienić należy:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1040, ze zm.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 )
Przypisy
- ↑ 1,0 1,1 Mamot A. (2019), Dokumentacja pracownicza- Pracuj i zatrudniaj legalnie,Państwowa Inspekcja Pracy, s.5-24.
- ↑ Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy, Art.93.
Bibliografia
- Drozd A. (2004), Ochrona danych osobowych pracownika (kandydata) po nowelizacji kodeksu pracy, "Praca i zabezpieczenie społeczne", nr 1.
- Mamot A., (2019), Dokumentacja pracownicza- Pracuj i zatrudniaj legalnie, Państwowa Inspekcja Pracy.
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy, Dz.U. z 2019 r., poz. 1040, ze zm.
Autor: Sylwia Zych
 |
Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu. |
