System obiegu informacji

System obiegu informacji służy do przetwarzania informacji przepływających przez firmę, jest zbiorem celowo ze sobą powiązanych elementów, wyodrębnionych czasowo i przestrzennie w postaci układu (Zarządzanie... 2002 s. 147). Systemy informacyjne dzieli się najczęściej na komputerowe i ręczne. W każdym z tych systemów wyróżnia się przeważnie 5 podstawowych części:

• urządzenie wejściowe, które służy do wprowadzania danych i informacji do systemu,
• procesor, przetwarza, organizuje i sortuje dane, może też przeprowadzać na nich obliczenia,
• urządzenie do przechowywania danych,
• urządzenie wyjściowe, służy do przekazania przetworzonej informacji odpowiedniej osobie
• system kontrolny, odpowiednie oprogramowanie które steruje całym systemem obiegu informacji,

TL;DR

Artykuł omawia systemy obiegu informacji, które służą do przetwarzania danych w firmach. Wyróżnia się systemy komputerowe i ręczne, które składają się z urządzeń wejściowych, procesora, urządzeń do przechowywania danych, urządzeń wyjściowych i systemu kontrolnego. Przepływ informacji odbywa się zarówno w komunikacji z otoczeniem, jak i wewnątrz organizacji. Systemy komputerowe są bardziej popularne, a ich celem jest efektywne zarządzanie organizacją. Maszyny w systemach obiegu informacji mogą wspierać podejmowanie decyzji poprzez dostarczanie informacji i propozycji rozwiązań. Głównym zadaniem systemu obiegu informacji jest zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa poprzez wykorzystanie posiadanych zasobów informacji. Duże organizacje używają różnych rodzajów systemów zarządzania informacją.

Przykład systemu skomputeryzowanego

System skomputeryzowany:

• urządzenie wejściowe: skaner, klawiatura komputera
• procesor,
• urządzenie do przechowywania danych: twarde dyski, dyskietki, płyty CD, DVD, pen drivy, dyski optyczne
• urządzenie wyjściowe: wyświetlacze video, drukarki, inne komputery
• system kontrolny, w małych firmach sprawdzają się Microsoft, WordPerfekt, Lotus 1-2-3. Exel, w wielkich przedsiębiorstwach stosowane są skomplikowane systemy stworzone na zamówienie przedsiębiorstwa,

Przykład systemu ręcznego

System ręczny:

• urządzenie wejściowe: dokumenty w tradycyjnej formie
• procesor: kartki z poleceniami
• urządzenie do przechowywania danych: segregatory i szafy
• urządzenie wyjściowe: maszyny do pisania
• system kontrolny,

Większość nawet małych przedsiębiorstw rezygnuje jednak z ręcznych systemów na rzecz skomputeryzowanych w miarę spadku cen sprzętu i wzrostu możliwości stwarzanych przez oprogramowanie (R.W. Griffin 2001, s. 679-681)

System obiegu informacji w strukturach organizacji

Przepływ informacji odbywa się podczas komunikowania się z otoczeniem oraz wewnątrz organizacji. Sprawny obieg informacji warunkuje efektywne zarządzanie organizacją. W strukturach płaskich (liniowych), gdzie występuje niewielka liczba szczebli i niewielkie spiętrzenie kierowania przy stosunkowo dużej rozpiętości, występuje krótszy czas przepływu informacji w kierunku pionowym oraz mniejsze zniekształcenia przekazywanych informacji. Pracownicy otrzymują polecenia od bezpośrednich zwierzchników, a ci od najwyższego w hierarchii przełożonego. Każda organizacja (instytucja, urząd,przedsiębiorstwo itp.) to grupa ludzi współpracujących ze sobą w sposób uporządkowany, aby osiągnąć zamierzone cele. (W. K. Roman 2012, s. 52-53)

Maszyna w systemie obiegu informacji i jej wsparcie w podejmowaniu decyzji

Pierwsze systemy komunikacji graficznej człowiek-maszyna zostały zastosowane już w połowie lat pięćdziesiątych w systemach wojskowych do przedstawienia ówczesnych sytuacji wojskowych. Swe zastosowanie odnalazła również w procesach podejmowania decyzji. Zadaniem maszyny jest pozyskiwanie oraz przechowywanie wszystkich potrzebnych informacji, a w konsekwencji ich selekcję i dostarczanie w czasie, w którym potrzebujemy jej pozyskać. Dostarczyć może ona, także własne propozycję rozwiązywania problemów, które posługujący się nią dowódcy mogą akceptować, odrzucić lub zmodyfikować. Podane trzy rozwiązania stanowią główną treść współpracy konwersacyjnej z maszyną. W przypadku bezpośredniego zagrożenia, gdy człowiek nie ma już szans interwencji, wtedy propozycje maszyny realizowane są automatycznie. W systemach takich pożądane jest, aby maszyna była zdolna do decydowania, która informacja powinna być przedstawiona człowiekowi w określonym przedziale czasu. Niezwykle ważne jest, aby mogła samodzielnie w sposób ciągły optymalizować zarówno ilość, jak i rodzaj przedstawionej informacji. W sytuacjach złożonych dowódca powinien być zaznajamiany tylko z tymi informacjami, które są dla niego zasadnicze. Ustalenie stopnia ważności informacji, wymaga wcześniejszego ustalenia projektanta systemu z jego użytkownikiem (R. Marczyński 1970, s. 312-314)

Podsumowanie

Głównym zadaniem nowoczesnego systemu obiegu informacji jest zmniejszenie niepewności w procesie podejmowania decyzji, osiąganie wyższej efektywności przedsiębiorstwa poprzez wykorzystanie posiadanych zasobów informacji. Sprawdzianem wartości systemu informacyjnego jest jego praktyczne zastosowanie, idealny system informacji to taki który jest prosty w użyciu i nietechniczny, posługiwanie się nim nie powinno wymagać szczególnej wiedzy. Duże organizacje używają kilka rodzajów systemów zarządzania informacją, do najbardziej ogólnych rodzajów systemów informacyjnych zaliczamy systemy przetwarzania danych transakcyjnych, systemy informacji kierownictwa, systemy wspomagania decyzji i systemy informacji najwyższego kierownictwa.(M. Strużycki 2002, s. 147)

System obiegu informacji — artykuły polecane

Gromadzenie informacji — Koordynacja — System informacji menedżerskiej — Wirtualizacja zarządzania kadrami — Użytkownik informacji — Luka informacyjna — Tablica ogłoszeń — Struktura liniowa — Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania

Bibliografia

• Griffin R. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Hass-Symotiuk M. (2015), Rola informacji i komunikacji w systemie kontroli zarządczej jednostek sektora finansów publicznych - wyniki badań, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 78
• Marczyński R. (red.) (1970), Problemy przetwarzania informacji, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa
• Matulewski M. (2010), Wpływ informacji i wiedzy na uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej w dobie społeczeństwa informacyjnego na przykładzie just-in-time, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 57
• Roman W. (2012), Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, Toruń
• Strużycki M. (red.) (2004), Zarządzanie przedsiębiorstwem, Difin, Warszawa

Autor: Alicja Mazur, Paulina Faliszewska