Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy (ang. work breakdown structure) to hierarchiczny opis działań i zadań, których wykonanie jest niezbędne w celu wykonania projektu. Zazwyczaj składa się z trzech poziomów:

• podział projektu na fazy,
• podział faz na etapy,
• podział etapów na zadania.

Liczba poziomów zależy od skomplikowania projektu oraz poziomu ryzyka. W przypadku trudniejszych przedsięwzięć, zwykle przygotowuje się bardziej szczegółową (mającą więcej poziomów) strukturę zadaniową. Możliwe jest także kaskadowe przygotowanie struktur, w którym wyróżniamy strukturę główną oraz struktury szczegółowe.

W podręczniku PMI (PMBOK), jest ona definiowana jako grupowanie elementów projektu, które organizuje i określa całkowity zakres roboczy projektu. Struktura:

• określa hierarchię wyników końcowych projektu oraz poszczególnych jego elementów,
• wspomaga definicję całej pracy wymaganej dla osiągnięcia ostatecznych celów,
• dostarcza graficznego obrazu albo streszczenia możliwości projektu (wersja graficzna lub tekstowa),
• dostarcza narzędzia integrowania i oceniania harmonogramu oraz przedstawienia kosztu,
• dostarcza informacji interesariuszom,
• ułatwia raportowanie i analizę postępów projektu,
• dostarcza podstaw dla określania celów dla zespołu projektowego.

Struktura podziału pracy (WBS) to przewodnik dla określania prac, odnosi się ona do konkretnych celów projektu. Specjaliści projektów używają WBS do zdefiniowania rezultaty projektu oraz określania struktury zarządzania projektem od początku do końca. W strukturze podziału pracy każdy element musi znajdować się we właściwym miejscu tworząc z innymi elementami logiczne powiązanie i kompletną całość. Proces tworzenia WBS polega na określeniu planu podziału projektu na główne grupy zadań, a następnie grupy dzieli się na pojedyncze zadania, które składają się z zadań cząstkowych. Gdy osiągnięty zostanie możliwy do zaakceptowania poziom szczegółowości to następuje przypisanie zadań i zadań cząstkowych do struktury organizacyjnej jednostki realizującej projekt.

TL;DR

Struktura podziału pracy (WBS) to hierarchiczny opis działań i zadań potrzebnych do wykonania projektu. Może mieć różną liczbę poziomów w zależności od skomplikowania projektu. WBS ma zastosowanie jako narzędzie myślowe, projektowania architektury, planowania i raportowania o stanie projektu. Tworzenie WBS wymaga spełnienia sześciu kryteriów. Istnieją trzy podejścia do tworzenia WBS: przedmiotowe, czynnościowe i organizacyjne. Metody tworzenia WBS to: zstępująca i burza mózgów. Istnieją różne formaty prezentacji WBS, np. schemat organizacyjny, lista wielopoziomowa, wykres bąbelkowy.

Zastosowania struktury podziału pracy

WBS ma cztery zastosowania, czyli jest:

1. narzędziem procesu myślowego (planowania i projektowania) - pomaga menedżerowi projektu i zespołowi projektowemu wizualizować sposób, w jaki praca będzie przeprowadzona i efektywnie zarządzana,
2. narzędziem projektowania architektury (graficzna ilustracja pracy w projekcie) - pokazuje, w jaki sposób poszczególne części są ze sobą powiązane,
3. narzędziem planowania - służy zespołowi projektowemu jako szczegółowa prezentacja zbioru zadań, które muszą być wykonane w celu ukończenia projektu,
4. narzędziem raportowania o stanie projektu (wyższe poziomy działań wynikają z działań na poziomach niższych) - definiowanie punktów kontrolnych, w odniesieniu do których zostanie raportowany postęp prac nad projektem.

Struktura podziału prac jest podstawą planowania, ponieważ dzięki jej zespól dysponuje informacjami umożliwiającymi:

• dokonanie podziału obowiązków,
• przypisanie zadania do określonych zasobów,
• oszacowanie czasu potrzebnego do zakończenia poszczególnych zadań oraz ogólnego horyzontu czasowego projektu,
• opracowanie budżetu przedsięwzięcia,
• zorganizowanie systemu monitorowania i tworzenia raportu na temat dokonywanych postępów oraz zużytych środków finansowych,
• prognozowanie wydatków koniecznych do zakończenia projektu lub kamienia milowego,
• identyfikowanie i analizowanie problemów związanych z planem przedsięwzięcia.

Tworzenie struktury podziału prac

Każde działanie, aby można było uznać je za poprawnie podzielone, musi spełniać sześć kryteriów. Dopiero kiedy osiągnę ten status, zmienia się w zadanie. Oto te sześć warunków, które muszą zostać spełnione:

1. zaawansowanie wykonania działania i jego ukończenie muszą być mierzalne,
2. musi być jasno zdefiniowane, od czego działanie się zaczyna i na czym się kończy,
3. działanie musi być zakończone konkretnym rezultatem,
4. musi być oszacowany czas i koszt wykonania zadania,
5. czas trwania zadania nie powinien przekraczać akceptowanych limitów,
6. działania powinny być od siebie niezależne.

Jeżeli działanie nie spełnia wyżej wymienionych kryteriów, należy podzielić je i sprawdzić, czy po tej operacji kryteria zostaną spełnione. W momencie kiedy wszystkie działania w strukturze podziału pracy spełnią te sześć kryteriów, będzie oznaczało to, że struktura jest zdefiniowana i kompletna.

Istnieje trzy podejścia do tworzenia struktury podziału prac:

1. podejście przedmiotowe - definiujemy rezultaty pracy w ramach projektu poprzez ich części składowe umożliwiające osiąganie tych rezultatów (rekomendowane przez Instytut Zarządzania Projektami - PMI),
2. podejście czynnościowe - definiujemy rezultaty projektu poprzez działania, które trzeba wykonać, aby rezultaty zostały osiągnięte (np.:projektuj-buduj-testuj-wdrażaj oraz podejście od strony celów cząstkowych projektu),
3. podejście organizacyjne - definiujemy rezultaty projektu poprzez jednostki organizacyjne biorące udział w pracach (działy, procesy, lokalizacja geograficzna).

Należy pamiętać, że nie można ustalić z góry, jakie podejście do tworzenia struktury podziału pracy dla danego projektu jest najlepsze. Dlatego każdorazowo w trakcie sesji planowania należy rozważać różne podejścia i w ten sposób decydować, które z nich pozwoli najbardziej zrozumiale zdefiniować pracę w projekcie.

Metody tworzenia WBS

W zależności od specyfiki projektu można wybrać jedną z dwóch metod przygotowania WBS:

1. Metoda zstępująca (top-down) - zaczynając od najwyższego poziomu, poszczególne elementy dzieli się na ich części składowe. Metodę tą stosujemy, gzy przed rozpoczęciem pracy mamy dobre rozeznanie w zakresie działań wymaganych do realizacji projektu. Dana metoda pozwala na szczegółowe przeanalizowanie działań należących do każdej kategorii i zmniejsza ryzyko pominięcia któregoś z nich.
2. Metoda burzy mózgów (brainstorming) - wypisanie wszystkich działań związanych z realizacją projektu, a następnie pogrupowanie ich w kategorie. Metodę stosujemy, gdy na etapie planowania nie wiemy, jakie dokładnie działania będą konieczne do realizacji projektu. Pozwala ona uzyskać pełny zakres potencjalnych działań bez potrzeby organizowania ich w ostateczną strukturę hierarchiczną. Jeżeli uzna się, że dane działanie jest niezbędną częścią projektu, można określić zakres prac powiązanych z jego realizacją.

Przykładowe formaty prezentacji WBS:

• format schematu organizacyjnego,
• format listy wielopoziomowej,
• format wykresu bąbelkowego.

Przykład

Źródło: Practice Standard for WBS, PMI, Newtown Square 2001

Struktura podziału pracy — artykuły polecane

Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Zarządzanie projektem — Matryca logiczna — Plany wg PRINCE2 — Zarządzanie programem — Oszczędność w projekcie — Modele fazowe — Plan projektu — Kamień milowy

Bibliografia

• Billows D., (2017), Work Breakdown Structure WBS - Video,4PM.com Instructor-led Individual Online Learning
• Economy P., Nelson B., (2010), Zarządzanie dla bystrzaków, Helion, Warszawa, s. 90
• Golany B., Shtub A., (2001), Work Breakdown Structure, Israel Institute of Technology
• Jones R., (2007), Zarządzanie projektami, Warszawa, s. 111
• Lock D., (2009), Podstawy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, s. 86-87
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Sławomir Wawak, Viktoriia Lutsyk