Plan kadrowy - rodzaje

Plany kadrowe są końcowym efektem procedury planowania kadr służącej wyznaczaniu kierunków, celów (w tym także sposobów ich osiągnięcia) w ramach każdego z poszczególnych elementów i faz zarządzania kadrami. Ponadto dzięki nim tworzy się wzajemnie powiązany system planów kadrowych, który staje się kwintesencją celów i strategii funkcji personalnej. Naczelną kwestią staje się w związku z powyższym koordynacja działań planistycznych. Bardzo ważnym elementem jest odpowiedni dobór przesłanek, z których winny wynikać plany kadrowe. Zaplanowane szkolenia muszą odpowiadać kierunkowi rozwoju danego pracownika a plany przemieszczeń pracowniczych nie mogą być oderwane od planów szkoleń czy form motywacji pracownika. Wszystko powinno podlegać kontroli funkcji umożliwiającej weryfikację działań podjętych w tymże obszarze oraz ewentualnych zmian i korekt (jeśli są potrzebne). Ważne jest, aby wszystkie czynności podlegały realizacji w ustalonej kolejności a poszczególne kroki stanowiły procedurę planowania kadr.

Stworzenie konkretnych planów kadrowych winno być efektem odpowiednio skorelowanych działań składających się na procedurę planowania kadr.

TL;DR

Artykuł omawia plany kadrowe, które są końcowym efektem procedury planowania kadr. Wyróżnia się 5 rodzajów planów kadrowych: plan zatrudnienia, plan doskonalenia kadr, plan następstw, plany rozwoju pracowników i plan działań motywacyjnych. Plan zatrudnienia obejmuje zarówno naboru nowej siły roboczej, jak i redukcję zatrudnienia. Plan doskonalenia kadr dotyczy szkoleń pracowników. Plan następstw wyznacza osoby na zastępstwo w przypadku odejścia pracownika. Plany rozwoju pracowników określają kolejne etapy kariery. Plan działań motywacyjnych obejmuje składniki materialne i niematerialne motywujące pracowników. Plany kadrowe powinny być celowe, mierzalne, spójne, operatywne, elastyczne, terminowe, kompletnie, perspektywiczne i szczegółowe. Plany kadrowe mają wiele korzyści, takich jak eliminacja nadmiaru lub niedoboru pracowników, unikanie wahań wymagań, wzmożona motywacja pracowników i oszacowanie kosztów związanych z rozwojem personelu.

Rodzaje planów kadrowych

Rodzaje planów kadrowych oraz ich ilość są warunkowane przez rodzaj i charakter przedsiębiorstwa. Przykładowo w małych firmach procedura i jej rezultaty niekoniecznie muszą mieć ściśle sformalizowanego charakteru ani też zawierać dokładnie wszystkich elementów. Wyróżniamy 5 podstawowych rodzai planów kadrowych :

1. Plan zatrudnienia
2. Plan doskonalenia kadr
3. Plan następstw
4. Plany rozwoju pracowników
5. Plan działań motywacyjnych

Plan zatrudnienia

Ma na celu określenie liczby zatrudnionych pracowników oraz ich kwalifikacje, metody i źródła rekrutacji wraz z planowana lub możliwą redukcja personelu wraz ze stanowiskami czekającymi na obsadę itd,.Gdy w wyniku procedury planowania i otrzymanych w tymże procesie wyników zachodzi konieczność naboru nowej siły roboczej nieodzownym staje się wkomponowanie w ramach tego planu m.in. liczby i rodzaju pracowników spełniających kryteria rekrutacyjne, źródeł ich pozyskania (np. kontakty z uczelniami)oraz metod, jakimi firma będzie mogła przyciągnąć wykwalifikowany potencjał pracowniczy (szkolenia, płaca, dobre warunki pracy i zatrudnienia).

Do planu zatrudnienia można także zaliczyć redukcje zatrudnienia. Taka sytuacja wymaga, aby w planie zatrudnienia znalazły się informacje m.in. o liczbie osób podlegających zwolnieniom wraz z miejscem i czasem, w jakim ma wystąpić redukcja, warunkach zwolnień, liczbie osób opuszczających stanowiska pracy z przyczyn naturalnych i na zasadzie dobrowolnego wypowiedzenia, ustalenia w kwestiach dodatkowych szkoleń zwalnianych pracowników, które to mają za zadanie pomóc im w znalezieniu nowej pracy.

Plan zatrudnienia jest niewątpliwie podstawowym planem kadrowym, bez którego nie można wyobrazić sobie sprawnej realizację funkcji personalnej. Nie ujmuje on jednak zagadnień dotyczących zarządzania kadrami. Aby wypełnić tę lukę zostały opracowane kolejne plany poruszające problematykę kształtowania zespołu pracowniczego oraz motywowaniem go do działania.

Plan doskonalenia kadr

Zawiera informacje na temat pracowników lub grup pracowników kwalifikowanych do konkretnych szkoleń. Ponadto ujmuję się też dane z zakresu ich rodzaju, w tym wyboru firmy, której zadaniem będzie przeprowadzenie szkolenia, formy, czasu trwania, technik i metod jakimi będą dokonywane, ponadto kosztów jak również osób ponoszących odpowiedzialność za uzyskane wyniki (korzyści bądź ich brak).

Plan następstw

Jego zadaniem jest wyznaczenie osoby/osób na zastępstwo w przypadku odejścia, zwolnienia, przemieszczenia na inne stanowisko pracy lub czasowej nieobecności pracownika, który aktualnie zasiada na omawianym stanowisku pracy. Plany te mogą stanowić element rozwoju pracownika i w związku z tym powinny stanowić jego część. W takim przypadku określenie osoby, która zastąpi poprzedniego pracownika łączy się z warunkami, jakie musi spełniać nowy pracownik, aby możliwe było nawet czasowe objęcie przez niego roli i funkcji nowego stanowiska.

Plany rozwoju pracowników

Ich zadaniem jest wyszczególnienie kolejnych etapów kariery z uwzględnieniem konkretnych wymagań, jakie musi spełnić pracownik. Plany rozwoju służą odpowiedniemu zabezpieczeniu potrzeb kadrowych zwłaszcza w odniesieniu do przyszłej kariery na stanowisku kierowniczym oraz na stanowisku specjalisty. Przez odpowiednie kierowanie rozwojem pracownika powinno rozumieć się poszerzanie możliwości rozwoju potencjału posiadanego przez indywidualna osobę oraz pomoc w pokonywaniu kolejnych szczebli kariery zawodowej. Na każdym etapie rozwoju pracownik powinien być poddawany ocenie w kwestii dokonanych osiągnięć oraz kształtowanie się jego przyszłych możliwości. Również takie elementy jak kryteria oceny czy awansu nie powinny zostać pominięte w planach rozwoju.

Plan działań motywacyjnych

Obejmuje składniki materialne i niematerialne służące oddziaływaniu na postawy i zachowania pracowników. Wiąże się z tym odpowiednie ukształtowanie systemu wynagrodzeń z opartego o możliwości finansowe przedsiębiorstwa. Motywowanie pracowników może się odbywać przy użyciu różnych narzędzi, dlatego należy tutaj powiedzieć o systemie motywacyjnym, którego częścią są składniki niematerialne takie jak: możliwość rozwoju, praca w odpowiednich warunkach czy też kształtowanie prawidłowych stosunków międzyludzkich.

Aby zabezpieczyć zatrudnienie w przedsiębiorstwie nie jest konieczne natychmiastowe określenie ilości nowych pracowników. Dokonując analizy potencjału pracowniczego może okazać się, iż bardziej racjonalnym wyjściem jest zastosowanie alternatywnych wariantów zatrudnienia. Gdy natomiast rekrutacja okaże się zbyteczna warto pomyśleć o zaangażowaniu podwykonawców (outsourcing), o elastycznym systemie pracy, zwiększeniu liczby nadliczbowych godzin czy zatrudnieniu pracowników na niepełnym etacie.

Cechy planów kadrowych

Plany kadrowe powinny spełniać pewne warunki określone jako cechy dobrego planu. Według autorów książki "Podstawy zarządzania organizacją", cechy dobrego planu kształtują się następująco:

1. Celowy (realny) - jego realizacja powinna doprowadzić do osiągnięcia wymierzonego celu,
2. Mierzalny (wykonalny) - cechuje się dużym prawdopodobieństwem jego realizacji,
3. Spójny (zgodny wewnętrznie) - nie zawiera wewnętrznych sprzeczności, które mogą utrudnić lub przedłużyć jego realizację;
4. Operatywny - czytelny dla każdego użytkownika oraz prosty w stosowaniu,
5. Elastyczny (podatny na zmiany) - wrażliwy na niezbędne modyfikacje oraz zmiany, zwrotny,
6. Terminowy - posiada wyznaczony termin realizacji,
7. Kompletny - obejmuje cały zakres zadań niezbędnych do jego realizacji,
8. Perspektywiczny - inaczej długofalowy, czyli posiadający właściwy zasięg czasowy,
9. Szczegółowy (konkretny) - zawierający detale, niezbędne do jego wykonania;

Plany kadrowe posiadają wiele pozytywnych aspektów i korzyści które z nich wynikają. Należą do nich między innymi:

• eliminacja nadmiaru lub niedoboru w zatrudnieniu pracowników o określonych kwalifikacjach,
• unikanie stałych wahań wymagań nakreślanych pracownikom,
• unikanie masowych przyjęć oraz grupowych zwolnień jak i znaczonej fluktuacji,
• wzmożona motywacja do pracy osób zatrudnionych,
• oszacowanie kosztów powiązanych a rozwojem i kształceniem personelu,

Przypisy

Plan kadrowy - rodzaje — artykuły polecane

Ocenianie pracowników — Plan naprawczy — Prognozowanie popytu i podaży kadr — Plan szkoleń — Proces motywacji (firma produkcyjno-handlowa) — Plan projektu — System oceniania — Ścieżka kariery — Planowanie zasobów ludzkich

Bibliografia

• Armstrong M. (2011), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wolters Kluwer, Warszawa
• Kolasińska E. (2004), Wybrane problemy personalne w procesach fuzji przedsiębiorstw, "Zarządzanie Zasobami Ludzkimi", nr 3-4
• Koziński J., Listwan T. (1998), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego, Wrocław-Poznań
• Listwan T. (red.) (2004), Zarządzanie kadrami, C.H. Beck, Warszawa
• Pocztowski A. (2003), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Małgorzata Wyczesana, Sylwia Bierowiec