Mapa korzyści

Mapa korzyści
Polecane artykuły
Spotkanie konfrontacyjne Subprojekt Zadania lidera Scrum of scrums Struktura zespołów projektowych Large-scale scrum Delegowanie uprawnień Facylitacja RACI

Mapa korzyści (ang. benefits map) pokazuje powiązania pomiędzy działaniami w projekcie, a jego celami. Wiąże każde działanie z korzyściami, a te z celami. Mapa korzyści może pomóc w dobrym zdefiniowaniu zakresu projektu. Pozwala także na lepsze powiązanie projektu z celami portfela (celami strategicznymi). Mapa korzyści to wizualna reprezentacja celów twojego projektu i sposób, w jaki zakładasz, że te cele zostaną osiągnięte. Mapa korzyści zawiera różne poziomy. Może być stosowana w różnych formach, w których niektóre poziomy mogą być pominięte lub zmienione. Mapa powinna wskazywać także ewentualne straty wynikające z podejmowanych działań, bo rzadko każda zmiana prowadzi tylko do korzyści (Why every... 2016).

Zalety mapy korzyści

Bardzo dużą zaletą mapy korzyści jest to, że pomaga jasno sformułować cele. Ze względu na swój wizualny charakter, bardzo łatwo jest śledzić wszystkie działania prowadzące do określonego celu. Ważne jest, aby założenia były otwarte oraz, aby mogły zostać ewentualnie zakwestionowane. Jeśli istnieją wątpliwości co do założenia, powinny zostać weryfikowane na przykład poprzez ankietę lub głosowanie. Zaletą mapy korzyści jest również to, że pokazuje ona, jakie są cele związane z projektem, a także, że można je ukazać w jednym miejscu dla wszystkich interesariuszy. Dzięki powyższym zaletom łatwiej jest ustalać priorytety w zarządzaniu projektem oraz można uniknąć nieuzasadnionych dyskusji na temat aspektów, które nie przyczyniają się do głównych celów. Jeżeli interesariusz postępuje zgodnie z własnym i odmiennym planem dotyczącym projektu, zawsze można skorzystać z mapy korzyści, aby ponownie wszyscy mieli taki sam punkt widzenia (Why every... 2016).

Jak narysować mapę korzyści

Mapa korzyści zaczyna się od pewnego pomysłu na cel organizacji, a zespół programowy próbuje znaleźć rozwiązanie w jaki sposób osiągnąć ten cel. Najczęściej kierownik projektu, lub kierownik programu tworzy pierwszy szkic mapy. Mapy myśli (mind maps) są doskonałym sposobem szybkiego uzyskiwania ciekawych pomysłów od członków zespołu projektowego. Łatwo jest przejść z mapy myśli do sieci niezbędnej dla mapy korzyści. Następnie menedżer projektu/programu udoskonala mapę ze znaczącymi interesariuszami i sponsorami w warsztatach. Sponsorzy projektu to osoby, które będą chciały brać czynny udział w tworzeniu mapy korzyści, a więc te osoby, które chętnie wezmą udział w warsztatach. Poprzez zadawanie wielu pytań można dojść do odpowiednich korzyści, innowacyjnych zmian w przedsiębiorstwie i wspólnie poprawić mapę korzyści. Te pytania pozwalają przetestować, czy istnieją odpowiednie pola i prawidłowe połączenia między polami (Benefits Map... 2013).

Przy każdym polu na mapie korzyści można zadać pytanie (Benefits Map... 2013):

• Dlaczego to robimy?
• Do czego innego (pozytywnego lub negatywnego) może ta zmiana doprowadzić?
• Jaki to ma wpływ i efekt?
• Co to powoduje?
• Jak to robimy?
• Co jest niezbędne, aby tak się wydarzyło?

Bibliografia

• Benefit Mapping - defining the relationship between Projects and Outcomes
• Business benefits mapping
• Benefits Map: Impact Mapping for Programme Managers
• Why every project needs a benefit map
• Benefits Maps - Painting by numbers - If you can’t measure it, you can’t manage it!

Autor: Piotr Wyżga