Akta osobowe

Akta osobowe
Polecane artykuły
Świadectwo pracy Regulamin wynagradzania Układy zbiorowe pracy Dokumentacja personalna Zwolnienie grupowe Rodzaje umów z pracownikami Obowiązki pracodawcy Okres wypowiedzenia Praca sezonowa

Akta osobowe definiowane są jako zbiór istotnych, związanych ze stosunkiem pracy pracownika, dokumentów, pism oraz oświadczeń, które są gromadzone oraz przechowywane przez pracodawcę, przez ustawowo określony okres.

TL;DR

Artykuł omawia definicję akt osobowych, które są dokumentami związanymi z zatrudnieniem pracownika, gromadzonymi i przechowywanymi przez pracodawcę. Akt osobowy składa się z czterech części, zawierających informacje dotyczące rekrutacji, zatrudnienia, zakończenia stosunku pracy oraz kary i odpowiedzialności. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sposób poufny, kompletny i dostępny, przez określony okres. Dokumentacja może być wydana na wniosek pracownika lub członków rodziny w przypadku śmierci pracownika. Istnieją również przepisy prawne regulujące kwestie związane z aktami osobowymi.

Układ tematyczny akt osobowych

Akta osobowe są prowadzone przez pracodawcę odrębnie dla każdego zatrudnionego przez niego pracownika. Składają się na nie 4 części :

1. Część A zawiera:
   • dokumenty oraz oświadczenia zawierające dane osobowe, które pracodawca uzyskał wraz z procesem rekrutacyjnym - ubieganiem się o pracę na danym stanowisku. Przechowywane są tu również skierowania na badania lekarskie (zarówno wstępne, okresowe, jak i kontrolne) oraz orzeczenia lekarskie.
2. Część B zawiera dokumentację związaną z nawiązaniem, a także przebiegiem zatrudnienia, w szczególności:
   • umowę o pracę lub dokument potwierdzający ustalenia dotyczące stron umowy, jej rodzaju i warunków, jakie pracodawca ustalił z pracownikiem w formie innej niż pisemna,
   • zakres obowiązków pracownika,
   • specjalnymi warunkami pracy lub specjalnym charakterem pracy jeśli wynikają one z przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.,
   • oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, przepisami oraz panującymi w przedsiębiorstwie zasadami BHP, zakresem informacji stanowiących tajemnicę określoną przepisami,
   • potwierdzenie zapoznawania się z warunkami zatrudnienia, ryzykiem zawodowym, jeśli występuje ono na zajmowanym stanowisku pracy, celem oraz zakresem wykorzystania monitoringu,
   • dokument potwierdzający odbycie kursu BHP,
   • oświadczenia o zmianach warunków płacy i pracy.
   • dokumenty związane z przekazaniem i powierzeniem pracownikowi mienia oraz zasad związanych z ich zwrotem, wyliczeniem czy odpowiedzialnością materialną,
   • dokumenty powiązane ze zdobywaniem przez pracownika kwalifikacji, wiedzy oraz umiejętności,
   • dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
   • związane z urlopami macierzyńskimi, rodzicielskimi lub wychowawczymi lub oświadczenia o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień jakie wiążą się z byciem rodzicem,
   • związane z zakazem konkurencji,
   • dotyczące świadczenia pracy w formie telepracy,
3. Część C obejmuje dokumenty, które wiążą się z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Wymienia się wśród nich:
   • oświadczenia dotyczące wspomnianego zakończenia stosunku pracy
   • dokumentacja związana z wypłacaniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
   • kopię wydanego świadectwa pracy,
   • jeśli strony umowy zawarły umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy - jej kopia i warunki powinny zostać umieszczone w części C.
4. Część D zawierają komplet dokumentów związanych z karami, odpowiedzialnością porządkową lub inną odpowiedzialnością, która wynika z odrębnych przepisów.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, w sposób, który gwarantować będzie zachowanie :

• poufności,
• integralności,
• kompletności,
• dostępności,
• warunków, które nie doprowadzą do jej uszkodzenia lub zniszczenia zarówno w okresie zatrudnienia pracownika, jak i w ciągu 10 lat po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w odpowiednich przepisach).
• warunków, które ograniczą dostęp do dokumentacji osobom nieupoważnionym.

Okres przechowywania:

• dla pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 1999 r.; lub między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r.; oraz dla: pracowników, którzy wykonują prace górnicze lub im równorzędne - 50 lat.
• dla pracowników zatrudnionych między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r., po zgłoszeniu przez ich pracodawcę raportów informacyjnych do ZUS; oraz dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. - 10 lat.

Od 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej występują odstępstwa. Wyjątki określane są odrębnymi przepisami.

Wydawanie dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych

Regulacje prawne zobowiązują pracodawcę do wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub członkom rodziny pracownika w przypadku jego śmierci.

Podstawa prawna

Wśród aktów prawnych regulujących kwestie związane z aktami osobowymi wymienić należy:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1040, ze zm.)
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)

Bibliografia

• Drozd A. (2004), Ochrona danych osobowych pracownika (kandydata) po nowelizacji kodeksu pracy, "Praca i zabezpieczenie społeczne", nr 1
• Mamot A., (2019), Dokumentacja pracownicza - Pracuj i zatrudniaj legalnie, Państwowa Inspekcja Pracy
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Autor: Sylwia Zych

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.