Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie)

Poziomowanie zasobów (ang. resource leveling) - technika polegająca na tym, że daty początku i końca w harmonogramie są dopasowywane na podstawie dostępności zasobów w celu zrównoważenia (wyrównania) zapotrzebowania z dostępnością

Strategie:

• wykorzystywanie dostępnych zapasów czasu
• przesuwanie daty ukończenia projektu
• wygładzanie (np. angażowanie nadgodzin dla pracowników bez konieczności zwiększania dodatkowych zasobów osobowych)

Ponieważ głównym celem wyrównywania zasobów jest efektywne alokowanie zasobów, tak, aby projekt został zrealizowany w danym okresie czasu. Stąd, alokowanie zasobów może zostać podzielone na dwa główne obszary: projekty, które mogą być zrealizowane przy użyciu wszystkich zasobów, które są dostępne i projekty, które mogą być zrealizowane przy ograniczonych zasobach. Projekty, które wykorzystują ograniczone zasoby mogą zostać przedłużone w okresie czasu, aż zasoby wymagane będą dostępne. Natomiast, jeżeli liczba projektów, które organizacja ma wykonać przekracza dostępne zasoby, to najmądrzejszym wyjściem będzie odłożenie tego projektu na później.

Optymalizacja zasobów, które są wykorzystywane w projekcie daje możliwość ich bardziej racjonalnego wykorzystania. Zmniejszenie liczby uczestników biorących udział w projekcie polepsza komunikację, ogranicza występowanie konfliktów oraz zmniejsza koszty. Warto wziąć pod uwagę rezerwy czasu w projekcie oraz wykorzystać je do możliwości poziomowania wykorzystania zasobów.

Aby dokonać optymalizacji wykorzystania zasobów przydatne są wykres sieciowy oraz wykres Gantta. Analiza tych wykresów informuje o możliwościach przesunięcia zadań w czasie, a dzięki temu zmniejszenia wykorzystania zasobów w krytycznych sytuacjach projektu. Zmiany (przesunięcia) te pozwalają na zmniejszenie liczby zaangażowanych w jednym czasie pracowników. Sytuacja ta ponadto wpływa na koszty realizacji.

Każdy pakiet prac do wykonania wymaga pracowników, materiałów, maszyn, pomieszczeń, narzędzi itp. razem określanych mianem zasoby. Ekonomia wyróżnia cztery podstawowe rodzaje zasobów:

• Zasoby kapitałowe, czyli fizyczny kapitał, jakim dysponuje firma (np. nieruchomości, sprzęt, środki transportu itp.)
• Zasoby ludzkie
• Zasoby technologiczne, czyli zasób wiedzy, jakim dysponuje firma (np. licencje, patenty, know-how itp.)
• Zasoby informacyjne, czyli informacje wykorzystywane do procesu wytwarzania produktów lub usług

Właściwe oszacowanie zasobów potrzebnych do realizacji projektu jest niezbędne do ustalenia dalszych prac nad jego realizacją. Każdy z wyżej wymienionych zasobów jest w pewnym sensie ograniczony, lecz można planować zapotrzebowanie na poszczególne zasoby i ewentualnie je powiększać - i głównie na tym polega zarządzanie zasobami w projekcie. Dążenie do najlepszego wykorzystania pracy ludzi oraz zasobów musi być kluczowym zadaniem organizacyjnym, zaplanowanie pracy z innymi tak by wszyscy byli obciążeni zgodnie z założeniami oraz aby było to ekonomiczne. Również zarządzanie czasem (jako zasobem) jest ważnym aspektem każdego projektu. Nieumiejętne korzystanie z zasobu, jakim jest czas prowadzi najczęściej do niepowodzenia w realizacji projektu przez przekroczenie terminu, budżetu czy niedotrzymania założeń jakościowych. Harmonogram projektu zalicza poznanie zasobów niezbędnych do jego zrealizowania jako zadanie konieczne, jak również informacja o dostępności zasobów - w jakim czasie oraz w jakiej ilości zasoby mogą być wykorzystywane w projekcie jest niezbędna. Dobrze przygotowany projekt zawiera alternatywne i elastyczne sposoby działania, które można wykorzystać w różnych sytuacjach zagrożeń.

TL;DR

Artykuł omawia poziomowanie zasobów w projektach. Technika ta polega na dopasowywaniu dat początku i końca w harmonogramie na podstawie dostępności zasobów w celu zrównoważenia zapotrzebowania z dostępnością. Optymalizacja zasobów pozwala na bardziej racjonalne ich wykorzystanie i zmniejszenie kosztów. Zarządzanie zasobami w projekcie jest kluczowym zadaniem organizacyjnym, a wykres Gantta i analiza sieciowa są przydatnymi narzędziami w tym procesie. Istotne jest także oszacowanie zasobów potrzebnych do realizacji projektu oraz planowanie zapotrzebowania na nie. Wykres Gantta służy do planowania i kontroli działań w projekcie, a poziomowanie zasobów pomaga w efektywnym ich wykorzystaniu.

Wykres Gantta

To graficzny sposób planowania i kontrolowania przebiegu różnych czynności w danym przekroju czasowym. Służy do planowania działań wielopodmiotowych. Wykres ten przedstawia następstwo kolejnych zdarzeń, uwzględniając również zadania wykonywane równolegle. Za pomocą danej metody można również kontrolować realizacje przyszłego, zaplanowanego przedsięwzięcia. Głównym celem stosowania wykresu jest wspieranie pracy kierownika projektu poprzez kładzenie nacisku na związki między zadaniami oraz wpływ możliwych zmian na cały projekt. Możliwe jest również przeprowadzenie symulacji, umożliwiającej wyznaczenie proponowanych zmian na specyfikację, dostępność zasobów i ustalone terminy. Ponadto umożliwia on również kierownikowi podjęcie zobowiązań opartych na planowanych terminach zakończenia, pozyskanie dodatkowych zasobów dla skrócenia niektórych terminów oraz ukazuje mu pełną wizualizację czynności wykonywanych w tym samym czasie jak również występujących między nimi zależności. Przy optymalizacji zasobów odgrywa on dużą rolę, gdyż można dzięki niemu efektywnie alokować zasoby.

Poziomowanie zasobów pomaga organizacji do wykorzystania dostępnych zasobów do maksimum. Ideą wyrównywania zasobów jest ograniczenie marnotrawstwa zasobów tj. zatrzymanie nadmiernej alokacji zasobów. Kierownik projektu oszacuje i wskaże czas, który jest niewykorzystywany przez zasób i podejmie działania, aby czerpać większe korzyści.

Istotne jest zastosowanie tego rodzaju wykresu w zarządzaniu zasobem jakim jest czas w projekcie, ponieważ:

• jest to prosty sposób wizualizacji planowanych działań w czasie i w połączeniu wykorzystywanymi zasobami
• można dzięki niemu planować prace powtarzalne i niepowtarzalne
• służy on nie tylko do planowania, ale także do kontroli postępu prac lub zaznaczania sytuacji, które wpłynęły na zmiany planu - tak aby w następnych podobnych projektach można je było uwzględnić oczywiście na korzyść tych kolejnych
• pozwala określać dyscyplinę pracy lub np. umiejętności planistyczne twórców harmonogramu minimalizują czas bezczynności
• pozwala efektywnie zarządzać czasem w trakcie realizacji projektu.

Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — artykuły polecane

Szacowanie czasu trwania zadań — Planowanie czasu w warunkach niepewności — Oszczędność w projekcie — Metody kontroli zasobów — Bilansowanie zasobów — Estymacja czasu trwania zadań — Rezerwy w projekcie — Plan zarządzania projektem — Harmonogram projektu

Bibliografia

• Grześ A. (2014), Wykres Gantta a metoda ścieżki krytycznej (CPM), Czasopismo Optimum. Studia Ekonomiczne, Nr 4 (70)
• Harper-Smith P., Derry S. (2012), Zarządzanie projektami, MT Biznes, Warszawa
• Młyńska P. (2012), Determinanty efektywności alokacji zasobów przez przedsiębiorstwa kreatywne, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania nr 39, t. 3
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• Stroińska E., Sułkowski Ł. (2013), Determinanty zarządzania projektami i procesami w organizacji, Wydawnictwo Społecznej Akademii Nauk, Zeszyt 6, t. 5
• Strona internetowa: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Maciej Skop