Konto analityczne

Konta analityczne to konta, które służą do uszczegółowienia ewidencji zapisów księgowych na danych kontach syntetycznych. Łączna suma obrotów i sald kont analitycznych powinna być zgodna z zapisami na określonym koncie syntetycznym. Konta analityczne są także nazywane kontami księgi pomocniczej.

TL;DR

Konta analityczne to szczegółowe konta księgowe, które służą do dokładniejszej ewidencji zapisów księgowych. Konta analityczne są podpięte pod odpowiednie konta syntetyczne. W przypadku prowadzenia księgowości w systemie informatycznym, zapis pierwotny dokonywany jest na koncie analitycznym, a następnie przenoszony na konto syntetyczne. Istnieje obowiązek utworzenia kont analitycznych w przypadku środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, z pracownikami, operacji sprzedaży, zakupu, kosztów i istotnych składników aktywów, oraz operacji gotówkowych. Istnieje kilka metod prowadzenia ksiąg pomocniczych, w zależności od rodzaju i wartości składników aktywów. Konsekwencje zasady zapisu powtarzanego obejmują równości obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych.

Funkcjonowanie

Konta księgi pomocniczej prowadzone są według zasady zapisu powtarzanego, oznacza to, że operacja gospodarcza jest pojedynczo zapisywana na koncie analitycznym. Zapis ten jest odzwierciedleniem powtórzonego księgowania na koncie syntetycznym. Gdyby księgi były prowadzone według techniki ręcznej wówczas najpierw należałoby dokonać ewidencji na koncie syntetycznym, a dopiero później przenieść ten zapis na konto księgi pomocniczej. Jednak w związku z tym, że księgowość jest prowadzona w większości przypadków w systemie informatycznym, zapis pierwotny dokonywany jest na koncie analitycznym a następnie automatycznie przenoszony jako wtórny na odpowiadające konto księgi głównej.

Istotne jest, że każde konto analityczne może być podpięte tylko pod jedno konto syntetyczne. W celu zwiększenia szczegółowości ewidencji jest możliwość rozbudowania analityki do kilku poziomów. Przykładowo, mamy w jednostce konto księgi głównej z pięcioma stopniami księgi pomocniczej. Wtedy konta poziomu piątego są kontami analitycznymi dla poziomu czwartego, analogicznie czwartego dla trzeciego itd. O ilości poziomów analityki decyduje kierownik jednostki. Wielkość ta jest zazwyczaj zależna od potrzeb oraz wielkości przedsiębiorstwa.

Uregulowania prawne

Według Ustawy o rachunkowości istnieje obowiązek utworzenia kont księgi pomocniczej wobec:

• środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych
• rozrachunków z kontrahentami
• rozrachunków z pracownikami w szczególności w formie imiennej ewidencji wynagrodzeń pracowników, zapewniającej uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia
• operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
• operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych)
• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy

Metody prowadzenia ksiąg pomocniczych

W prawie bilansowym istnieje regulacja dotycząca prowadzenia ksiąg pomocniczych w zakresie rzeczowych składników aktywów obrotowych. W myśl przepisów, kierownik jednostki ma obowiązek zastosowania jednej z poniższych metod w zależności od rodzaju i wartości poszczególnych grup (towarów, materiałów, produktów gotowych, półproduktów i produktów w toku)

• ilościowo - wartościowa - dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych
• ilościowa obrotów i stanów - prowadzona dla składników lub ich grup tylko w jednostkach naturalnych. Wartość stanu jest wyceniana przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych
• wartościowa obrotów i stanów towarów oraz opakowań - prowadzona dla punktów detalicznego lub miejsc składowania, przedmiotem jej zapisów są wyłącznie przychody, rozchody i stany całego zapasu
• odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekta kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Konsekwencje powtórzonego zapisu

Konsekwencjami zasady zapisu powtarzanego są następujące równości:

1. Obrót debetowy konta syntetycznego jest równy sumie obrotów debetowych wszystkich kont analitycznych
2. Obrót kredytowy konta syntetycznego jest równy sumie obrotów kredytowych zbioru kont analitycznych
3. Saldo Dt (lub Ct) konta syntetycznego jest równe sumie sald Dt (lub Ct) wszystkich kont analitycznych.

Dla celów kontroli czy powyższe równości są spełnione powinny być dokonywane okresowe zestawienia obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego.

Konto analityczne — artykuły polecane

Ewidencja środków trwałych — Sprawozdanie finansowe - informacja dodatkowa — Konto wynikowe — Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego — Tabela amortyzacji — Odpisy aktualizujące należności — Wycena składników bilansu — Rachunkowość finansowa — Dowód księgowy

Bibliografia

• Babuśka E., Zakładowy plan kont jako element polityki rachunkowości wpływający na prezentację wyniku finansowego jednostki, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, 2014
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Kizukiewicz T. (1996), Rachunkowość. Zasady prowadzenia w jednostkach gospodarczych, Ekspert, Wrocław
• Majchrzak I., Modyfikacja zakładowego planu kont na potrzeby ewidencji kosztów projektów współfinansowanych ze środków unijnych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 668 Finanse, Rynki finansowe, Ubezpieczenia nr 41, 2011
• Nowak E. (red.) (2016), Rachunkowość. Zasady i metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Rawicki K., Podstawy rachunkowości, PWE, Warszawa 1996, s. 78-80
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Winiarska K. (red.) (2014), Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Łukasz Smółka, Damian Bednarczyk