Quality Audit Meeting

Quality Audit Meeting
Polecane artykuły
Kaizen Hoshin kanri Koła jakości Struktura macierzowa Assessment center Model 360 stopni Zarządzanie przez wyjątki Kanban (agile) Komunikacja wewnętrzna

Quality Audit Meeting jest metodą wspomagającą rozwój wiedzy w organizacji. Wyrosła ona na bazie japońskiej kultury narodowej i organizacyjnej ceniącej kult jakości, pracy zespołowej i partycypacji pracowników w zarządzaniu. Istota tej metody sprowadza się do codziennych spotkań pracowników i kierownictwa firmy w celu rozwiązywania bieżących problemów organizacji. Spotkania te odbywają się codziennie rano o stałej, porannej porze. Bierze w nich udział naczelne kierownictwo oraz kilkadziesiąt (około 40) osób z różnych komórek organizacyjnych. Czas trwania spotkań zależy od ilości i złożoności poruszanych problemów. Spotkania te polegają na wymienianiu informacji, zgłaszaniu pomysłów usprawnień oraz dyskusji i zespołowym podejmowaniu decyzji.

Etapy metody

Metoda QAM składa się z dwóch etapów:

1. Etap meldunkowy
2. Etap problemowy

Etap pierwszy polega na przedstawieniu aktualnej sytuacji firmy. Wyznaczone osoby w formie raportu informują uczestników spotkania o stanie wybranych zagadnień w dniu poprzednim (np. ilość wyprodukowanych wyrobów, frekwencji pracowników czy wielkość sprzedaży). Następnie kierownik każdego działu w skrócie prezentuje wyniki pracy z dnia poprzedniego oraz nakreśla plan działania na dzień dzisiejszy. Etap ten wykonywany jest niemalże w sposób rutynowy każdego dnia.

Część problemowa (etap drugi) polega na zgłaszaniu przez uczestników obrad uwag, wad i usterek wyrobów, mankamentów pracy czy błędów i barier w produkcji i zarządzaniu. Poszukuje się tutaj nowych rozwiązań dla zgłaszanych problemów. Cechą charakterystyczną dla tego typu obrad jest samokrytyka i publiczne przyznanie się do błędu co jest trudne jednakże motywuje do ich eliminacji w przyszłości. Wszyscy zgromadzeni niezależnie od pozycji w firmie mogą zgłaszać problemy do rozwiązania a także wypowiedzenia się na temat analizowanego zagadnienia. Etap drugi metody QAM sprowadza się zatem do wnikliwego i dogłębnego omawiania problemów nawet tych najmniejszych, gdyż lekceważenie drobiazgów jest najkrótszą drogą do niskiej jakości pracy a co za tym stoi do obniżenia konkurencyjności firmy. Komunikowanie się w tej metodzie przebiega według ściśle ustalonego schematu. Po pierwsze pracownik ma za zadanie zidentyfikować i opisać usterkę oraz wskazać miejsce wykrycia i powstania wady. Następnie wymaga się od pracownika zaprezentowanie obecnego sposobu działania, który doprowadził do powstania wady. Po drugie pracownik musi określić stan zagrożenia oraz ustalić narzędzia niezbędne do przeciwdziałania wadom. Kolejny krok to upowszechnienie tego narzędzia oraz sprawdzenie wyniku zmodyfikowanego procesu.

Sesje QAM polegają na intelektualnej pracy zespołowej a ich produkty są przekazywane grupom projektowym (pracującym również w formie pracy zespołowej) do rozwiązania bądź uszczegółowienia.

Wady i zalety metody

Jak każda metoda zarządzania tak i metoda QAM posiada swoje słabe i mocne strony.

Do zalet zaliczyć można:

• identyfikację problemów wynikających z funkcjonowania przedsiębiorstwa zarówno w wymiarze całościowym, a także na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych,
• integracja pracowników i wyeliminowanie dystansu pomiędzy kierownictwem a pracownikami,
• eliminacja konfliktów grupowych w firmie.

Do wad zaliczyć można:

• bariera w zastosowaniu jej w praktyce zwłaszcza jeżeli chodzi o przedsiębiorstwa zachodnioeuropejskie,
• doprowadzenie do otwartości w komunikowaniu się,
• brak demokracji w przebiegu obrad, która może doprowadzić do tego, że pracownicy zamkną się w sobie i nie będą chcieli dzielić się swoimi pomysłami i problemami,
• konieczność codziennej obecności kierownictwa na sesjach QAM.

Bibliografia

• Mikuła B., Pietruszka-Ortyl A., Potocki A., Zarządzanie przedsiębiorstwem XXI wieku. Wybrane koncepcje i metody, Difin, 2002

Autor: Magdalena Duda